PRINCE2 methode: de uitleg

PRINCE2: in dit artikel wordt PRINCE II / PRINCE2 praktisch uitgelegd. Het beschrijft wat PRINCE2 is, wat de 7 fasen van projectmanagement met PRINCE2 zijn en wat de 7 principes en 7 thema’s van PRINCE2 zijn. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management methodiek. Veel leesplezier!

Wat is PRINCE2?

PRojects IN Controlled Environments (PRINCE) is een projectmanagement methode.

Het heeft betrekking op het beheer, de controle en de organisatie van een project. Een project is vaak complex doordat er verschillende processen tegelijk worden uitgevoerd. PRINCE2 maakt deze processen inzichtelijk.

PRINCE2 verwijst naar de tweede grote versie van deze methode en is een geregistreerd handelsmerk van de Office of Government Commerce (OGC), een onafhankelijk kantoor van HM Treasury in het Verenigd Koninkrijk.

PRINCE2: structurele aanpak

PRINCE2 is een automatiseringsmethode om een project volgens gestructureerde aanpak en duidelijk omschreven kader(s) te beheren.

Het beschrijft procedures voor het coördineren en begeleiden van mensen en activiteiten binnen een project, maar geeft ook handvatten voor aanpassingen voor een project, wanneer het niet verloopt zoals het gepland is.

Van elke deelactiviteit wordt afzonderlijk aangegeven, wat de belangrijkste input en output is. Ook geeft PRINCE2 een automatische controle op eventuele afwijkingen.

De PRINCE2 methode zorgt voor duidelijkheid

PRINCE2 verdeelt een project in beheersbare fasen, waardoor er nauw toezicht is.

Door deze gestructureerde methode, spreekt PRINCE2 een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers. Daarnaast worden hun vaardigheden gekoppeld aan de complexiteit van een project. In het PRINCE2 diagram geven de pijlen de verschillende informatiestromen weer:

Figuur 1 – het PRINCE2 Proces Model

PRINCE2: duidelijk opgebouwd

PRINCE2 verdeelt een project in beheersbare fasen, waardoor er nauw toezicht is. Door deze gestructureerde methode, spreekt PRINCE2 een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers.

Daarnaast worden hun vaardigheden gekoppeld aan de complexiteit van een project. In het PRINCE2 diagram geven de pijlen de verschillende informatiestromen weer.

Naast de zeven fasen van projectmanagement binnen PRINCE2 wordt in dit artikel ook ingegaan op het fundament van deze projectmanagementbenadering, en de verschillende thema’s die de ontwikkelaars van PRINCE2 verwerkt hebben in de methodiek.

De 7 fasen van projectmanagement met PRINCE2

PRINCE2 wordt beschreven aan de hand van zeven processen. Het beschrijft de evolutie vanaf voor de projectaanvang tot het einde van het project.

Elk proces hierin heeft een eigen agenda, eigen eisen, verschillende verantwoordelijken, activiteiten etc. De projectmanager houdt toezicht op de zeven vooraf genoemde principes, en zorgt ervoor dat alles up-to-date blijft op het taakbord. Hieronder volgt een overzicht van alle fases.

1. Project opstarten

Het opstarten van een project bestaat vaak uit het opstellen van het projectmandaat. Dat is de aanvraag die iemand doet voor een nieuw project. Het projectmandaat is doorgaans erg kort en bevat alleen de reden waarom het project nodig is en wat het idealiter zal bereiken.

Het projectmandaat wordt beoordeelt voordat het project wordt toegewezen aan een bedrijf of projectteam. Het is namelijk erg belangrijk om zeker te weten dat dit de aangewezen groep mensen is om het project tot een goed einde te brengen.

Wanneer het project is goedgekeurd, dient de persoon die het project heeft gestart een meer gedetailleerde projectbeschrijving in. Deze projectbeschrijving omvat de benodigde middelen, stakeholders, vereisten, etc.

Het projectmandaat komt overeen met de projectcharter, uit de PMBOK Guide.

2. Project leiden

Het projectbestuur beoordeelt en evalueert de projectinstructies op basis van zakelijke rechtvaardigen, zoals vastgesteld in het eerste principe van het fundament waarop PRINCE2 gebouwd is.

Daarnaast is levensvatbaarheid een belangrijke factor in het geven van een goedkeuring of afkeuring voor het project. Het projectbestuur beslist wat er gedaan moet worden om een goedgekeurd project te realiseren en organiseren.

3. Projectinitiatie

De projectmanager zorgt voor de creatie van het projectinitiatiedocument (PID), inclusief een projectplan en basislijnen voor de projectdoelen. Deze doelen omvatten zes prestatiedoelen, te weten:

• Tijd
• Kosten
• Kwaliteit
• Omvang
• Risico
• Voordelen

Het projectinitiatiedocument wordt ter goedkeuring naar de stuurgroep gestuurd. Zodra het projectbestuur vertrouwen heeft in het project en goedkeuring geeft begint het echte projectwerk.

4. Beheersing van fasen door PRINCE2

In het vierde proces van PRINCE2 splitst de projectmanager het project op in kleinere werkpakketten en geeft deze vervolgens door aan teammanagers. Zij kunnen deze werkpakketten op hun beurt voltooien.
De projectmanager houdt ondertussen toezicht op de voortgang van deze werkpakketten, en grijpt wanneer nodig in om blokkades te helpen verwijderen of fouten te corrigeren.

De teammanagers coördineren de dagelijkse werkzaamheden en dienen als schakel tussen de projectmanager en de individuele teamleden. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat alles zonder verrassingen volgens plan verloopt.

5. Managen van productlevering

Het vijfde proces van PRINCE2 is het managen van productlevering. De projectmanager controleert de voortgang aan de hand van de projectbeschrijving en zorgt ervoor dat de producten die geleverd dienen te worden voldoen aan de verwachtingen van de klant, de PRINCE2-kwaliteitseisen en algemene voorwaarden.

Het projectbestuur beoordeelt voltooide werkpakketten, en vraagt zo nodig herziening of een wijziging aan.

6. Managen van fase bandbreedte

De projectmanager en het projectbestuur beoordelen aan het einde van elke fase of het project verloopt volgens plan, en of het voldoet aan alle vereisten en verwachtingen.

Bij elke evaluatie dient het bestuur te beslissen of het doorgaat met de volgende fase van het project, of dat het project volledig of deels wordt stilgelegd.

7. Projectafsluiting

De laatste activiteit van PRINCE2 is het afsluiten van het project. Wanneer het project is voltooid, sluit de projectmanager alle losse overige zaken af, inclusief documentatie, rapportage en resultaten.

De 7 principes van PRINCE2

De noodzaak voor een gestructureerde benadering voor projectmanagement was en is nog steeds groot. In de loop der jaren en ontwikkeling werd er steeds meer bekend over hoe een project goed gemanaged kan worden.

Al deze informatie leidde de ontwikkelaars van PRINCE2 ertoe om de basis van de noodzaak van goed projectmanagement vast te leggen in een aantal principes.

De zeven principes van PRINCE2 geven goed weer waarom effectief projectmanagement belangrijk.

1. Continue zakelijke rechtvaardiging

Zorg ervoor dat elk project gerechtvaardigd wordt vanuit een zakelijk oogpunt. Als dit niet het geval is kunnen er kostbare middelen verloren gaan, zoals tijd en geld. Zelfs verplichte projecten en activiteiten moeten worden toegelicht en gemotiveerd.

2. Leren uit ervaring

Het tweede principe zorgt ervoor dat organisaties hun vaardigheden voor wat betreft projectmanagement verbeteren. Het principe is simpel: herhaal geen slechte dingen, maar enkel de goede dingen.

3. Definitie van rollen en verantwoordelijkheden

Het derde principe van PRINCE2 vertelt ons dat elke functie moet worden vastgesteld en beschreven, om te voorkomen dat mensen hun verantwoordelijkheden niet goed begrijpen. Voorkom inefficiënties, ongemak of het doorgeven van taken onderling.

4. Deel project op in beheersbare fasen

Het vierde principe van PRINCE2 gaat over het opdelen van het project in beheersbare fases. Volgens de methodiek kan een project het beste worden verdeeld in zogenaamde management-fases.

Deze fases vormen ‘go’ of ‘no-go’-beslissingsmomenten. Als het project nog steeds de moeite waard is op dat moment, en wanneer alle stakeholders nog steeds tevreden zijn, wordt er overgegaan op de volgende fase van het project.

Wanneer dit niet het geval is moet het project onmiddellijk worden stopgezet. Dat is belangrijk om de verspilling van middelen tegen te gaan.

5. Escaleer alleen bij uitzonderingen

Het vijfde principe van PRINCE2 gaat over het delegeren van de verantwoordelijkheid van het senior management aan de projectmanager. Hij of zij delegeert autoriteit door zogenoemde toleranties in te stellen. Dergelijke toleranties kunnen gaan over kosten, of over de tijdsduur van een project. Alleen wanneer deze toleranties worden overschreven moet er worden geëscaleerd voor een beslissing.

6. Plan en stuur op producten

Het is erg belangrijk voor het projectteam om goede resultaten op te leveren, en om de gewenste resultaten te bereiken. Het is daarom belangrijk om in de planningsfase te focussen op het leveren van goede kwaliteit in zowel product als dienst, zodat alles aan de behoeften van de klant voldoet.

7. Schaal op of af waar nodig

Het laatste principe van PRINCE2 gaat over het feit dat elk project anders is, en dat daarom ook niet een bepaalde tool of methodiek de beste kan zijn. Pas daarom PRINCE2 aan zodat het voldoet aan de behoeften van het beheer van een bepaald project.

De 7 thema’s van PRINCE2

PRINCE2 hanteert 7 thema’s die overeenkomen met de kennisgebieden uit de PMBOK gids. De zeven thema’s worden hieronder opgesomd.

1. Business case

Dit thema is gerelateerd aan het principe van continue zakelijke rechtvaardiging. Het thema geeft inzicht in de vraag of een project de moeite waard is, en of het haalbaar is. Documenteer daarom al deze rechtvaardigingen via een business case.

Ook dient er een kosten baten analyse worden opgesteld die de voordelen afwegen tegen de nadelen en risico’s.

2. Organisatie

Dit thema is gerelateerd aan het principe van rollen en verantwoordelijkheden. Het organisatiethema vereist dat projectmanagers alle rollen en verantwoordelijkheden hebben vastgelegd zodat verwarring voorkomen wordt.

Het hoogste niveau van besluitvorming in een project is de stuurgroep. Deze stuurgroep delegeert taken uit aan een projectmanagers, en delegeert teammanagers.

Het escaleert alleen bij uitzonderingen, en heeft geen regelmatige voortgangsgesprekken met de projectmanager of de teamleden.

3. Kwaliteit

Het derde thema is gerelateerd aan het principe van focus op producten. De kwaliteit van iets kan een abstract onderwerp zijn voor sommigen, dus het definiëren van de gewenste kwaliteit aan het begin is essentieel om het werk op schema te houden.

De gebruikers moeten de juiste producten van de juiste kwaliteit krijgen. Producten moeten geleverd worden volgens standaardspecificaties.

4. Planning

Een plan beschrijft hoe doelen in de toekomst behaald gaan worden. Het richt zich verder op de producten, tijdlijn, kosten, kwaliteit en voordelen. De projectleiding heeft verschillende plannen nodig om het project tot een goed einde te brengen. De plannen bepalen wat, wanneer, wie en hoeveel er gebeurt.

5. Risico

Het vijfde thema is risico. Een risico is een onzekere gebeurtenis die een negatieve of een positieve invloed kan hebben op het project.

Het beheren van risico’s is essentieel. Het doel van dit thema is om onzekere gebeurtenissen en risico’s te beheren tijdens een project. Deze worden vastgelegd in een risicologboek. Negatieve risico’s worden bedreigingen genoemd, en positieve risico’s worden kansen genoemd.

6. Verandering

Het zesde thema van PRINCE2 gaat over verandering. Verandering gebeurt altijd, zowel van binnen als van buitenaf. Daarnaast gaat dit thema over hoe wijzigingsverzoeken en problemen worden afgehandeld die ontstaan tijdens de projectduur.

Het idee is niet om altijd wijzigingen te voorkomen, want dat is onmogelijk. Het is echter wel erg belangrijk dat deze worden besproken.

7. Vooruitgang door PRINCE2

Het zevende en laatste thema van PRINCE2 gaat over de voorgang van een project. Dit wordt doorgaans gemonitord aan de hand van regelmatige rapporten. Deze rapporten worden doorgestuurd naar de hogere managementniveaus.

Vooruitgang gaat over het volgen van een project naar de eindstreep. Hierdoor kunnen projectmanagers controleren waar zij zich bevinden ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Niet alleen kunnen project zonder het monitoren van vooruitgang makkelijk van de koers afraken, maar vaak wordt dit niet eens opgemerkt. Voorkom dit.

Quality Review Technique

De PRINCE2 methode werkt goed samen met onder andere Quality Review Technique, wat er voor zorgt dat producten van een project voldoen aan de vereiste norm en vastgestelde kwaliteitscriteria.

Deze controle vindt plaats in een kwaliteit beoordelende vergadering, waar niet zozeer wordt geprobeerd om geïdentificeerde problemen op te lossen, maar waar de gezamenlijke expertise tot juiste output van het project moet leiden.

De schaalbaarheid van de PRINCE2 methode

Ten onrechte wordt PRINCE2 soms ongeschikt geacht voor zeer kleine projecten; er zou veel werk nodig zijn in het creëren en onderhouden van documenten, logboeken en lijsten.

PRINCE2 is echter volledig schaalbaar en van toepassing op projecten van verschillend formaat en kan precies worden afgestemd op de behoeften van een bepaald project, waarbij het wel belangrijk is dat alle essentiële elementen worden toegepast.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij het concept van PRINCE2 / PRINCE II toepassen binnen jouw taken en verantwoordelijkheden? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren die bijdragen aan goed project management?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Bennett, N. & Axelos. (2017). Managing Successful Projects with PRINCE2. Tso.
2. Bentley, C. (2009). PRINCE2: a practical handbook. Routledge.
3. Sargeant, R., Hatcher, C., Trigunarsyah, B., Coffey, V., & Kraatz, J. A. (2010). Creating value in project management using PRINCE2.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). PRINCE2 methode. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/prince2-methode/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 30/05/2020 | Laatste update: 29/12/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/prince2-methode/>Toolshero: PRINCE2 methode</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.