Responsibility Assignment Matrix

Responsibility Assignment Matrix - ToolsHero

In dit artikel wordt de Responsibility Assignment Matrix praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige stakeholder management tool.

Inleiding

Projectmanagers maken graag gebruik van een Responsibility Assignment Matrix (RAM) om de rol van de verschillende leden van een projectteam te definiëren.

De responsibility assignment matrix is een structurele kaart waarin visueel inzichtelijk wordt, wie verantwoordelijk is voor welke opdrachten.

In de responsibility assignment matrix is het in een oogopslag duidelijk wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van elk lid van het projectteam.

De responsibility assignment matrix wordt ook wel RACI-matrix, VERI-matrix of Lineaire Verantwoordelijkheid Chart (LRC) genoemd.

Het gebruik van een responsibility assignment matrix

Ondanks de eenvoudige aard van alle informatie in de responsibility assignment matrix, kan het behoorlijk tijdrovend zijn om elk lid van het projectteam met de juiste taken en verantwoordelijkheden in te passen.

Vooraf moeten bovendien de juiste rollen worden gedefinieerd, voordat ze worden opgenomen in de responsibility assignment matrix.

responsibility assignment matrix - ToolsHero

Om dit zo goed en nauwkeurig mogelijk voor elkaar te krijgen, kan de responsibility assignment matrix worden ingevuld aan de hand van de volgende stappen:

  • Stap 1: Identificatie van alle deelnemers en (facilitaire) ondersteuners van het project.
  • Stap 2: Analyse van alle activiteiten die gedurende het project aan de orde komen.
  • Stap 3: Voorbespreking met alle teamleden over hoe zij elkaar kunnen ondersteunen om tot de beste prestaties te komen. Het is daarbij van belangrijk om ieders verantwoordelijkheden duidelijk te noemen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
  • Stap 4: Het eerste ontwerp van de responsibility assignment matrix komt tot stand, met in de linkerkolom alle activiteiten en in de eerste rechterkolom alle teamleden van het project. In de ontstane cellen worden vervolgens de verschillende rollen, die elk teamlid gaat invullen, benoemd. Hiernaast is een voorbeeld opgenomen in de vorm van een RACI-matrix (
    Responsible (verantwoordelijk), Accountable (eindverantwoordelijkheid), Consulted (raadpleging) en Informed (informeren)).
  • Stap 5: Alle deelnemers aan het project dienen nu hun (schriftelijke) goedkeuring van de responsibility assignment matrix te geven. Wederom om misverstanden te voorkomen.
  • Stap 6: Eventuele op-, aanmerkingen of veranderingen in de responsibility assignment matrix kunnen door de deelnemers schriftelijk worden ingediend. Als laatste stap zal de responsibility assignment matrix herzien worden en na goedkeuring zal het project van start gaan.
  • Stap 7: Tussentijdse evaluatie is belangrijk. Wanneer blijkt dat het beter is om de responsibility assignment matrix aan te passen, zal er weer vanaf stap 3 met alle teamleden gesproken moeten worden.

De responsibility assignment matrix en complexe projecten

Ook voor complexe projecten is een responsibility assignment matrix geschikt.

Wanneer er echter activiteiten over het hoofd worden gezien en de responsibility assignment matrix daardoor over onvolledige en/of onjuiste informatie beschikt, leidt dat tot dubbel werk.

Het is daarom raadzaam om er op toe te zien dat alle informatie in de responsibility assignment matrix verwerkt wordt en dat alle informatie actueel is en blijft.

De volgende suggesties dragen bij aan een grotere kans van slagen voor een responsibility assignment matrix van een complex project:

Grafiekenhiërarchie

Door de responsibility assignment matrix op te splitsen in afzonderlijke grafieken, kan er onderscheid gemaakt worden in prioriteiten.

De RAM met het hoogste niveau identificeert de activiteiten binnen het project met de hoogste prioriteit.

Van hieruit kunnen responsibility assignment matrix grafieken worden ontwikkeld die van dit hoogste niveau zijn afgeleid.

Betrokkenheid

Door alle leden van het projectteam bij de ontwikkeling van de responsibility assignment matrix te betrekken, zullen zij precies weten wat er van hen verwacht wordt en zullen zij beter participeren en (nog) actiever hun eigen specialiteit inzetten.

Schriftelijke weergave

Door de responsibility assignment matrix ook schriftelijk op papier te zetten, kunnen eventuele fouten of problemen aan het licht komen en getraceerd worden.

Bovendien wordt het voor projectdeelnemers inzichtelijk wat hun gemeenschappelijke participatie in het gehele project is.

Rol-identificatie

Bij een responsibility assignment matrix is het onderscheid tussen de rol van het individu en de rol van een groep niet gescheiden.

De rol omschrijft de participatie met de bijbehorende taken van een individu in het project. Zo´n rol kan door meerdere personen uit een groep worden uitgevoerd.

Andersom kan één persoon ook meerdere rollen uitvoeren. Daardoor kunnen meerdere medewerkers projectmanager zijn en kan een individu de taak hebben om aan te sturen én uit te voeren.

Meer informatie

  1. Project Management Institute (2010). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). PMI Standards Committee, ISBN 1-933890-66-5.
  2. Baker, D. (2009). Multi-Company Project Management: Maximizing Business Results Through Strategic Collaboration. J Ross. p. 58. ISBN 1-60427-035-7.
  3. Cleland, D. and Ireland, L. (2006). Project management: strategic design and implementation. McGraw-Hill Professional.

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
Mulder, P. (2012). Responsibility Assignment Matrix (RAM). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/project-management/responsibility-assignment-matrix-ram/

Add a link to this page on your website:
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/responsibility-assignment-matrix-ram/”>ToolsHero: Responsibility Assignment Matrix (RAM)</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here