RACI model

RACI model / RACI matrix - toolshero

In dit artikel wordt het RACI model praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige stakeholder management tool. In dit artikel kun je tevens een RACI model template downloaden om je kennis direct op toe te passen.

Wat is het RACI model?

Om gedurende een (complex) project goed overzicht te hebben van de verschillende deelnemers van het project en hun individuele verantwoordelijkheden, kan het RACI model worden gehanteerd. RACI is een acroniem vanuit het Engels en staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. De inhoud van deze termen wordt later in dit artikel verder toegelicht. De matrixopzet van het RACI model omschrijft op overzichtelijke wijze de deelname van de diverse functionele rollen in het project of bedrijfsproces, bij het voltooien van taken of resultaten. Het RACI model wordt ook wel VERI matrix, Responsibility Assignment Matrix (RAM) of Lineaire Verantwoordelijkheid Chart (LRC) genoemd. Deze krachtige oplossing wordt ook vaak gebruikt bij PRINCE2 projectmanagement en de LEAN methode.

RACI model template

Het RACI model kent een vaste indeling, met op de horizontale as de namen van functionele rollen en op de verticale as de verschillende taken, activiteiten, de te leveren prestaties en verantwoordelijkheden. Er moet wel onderscheid worden gemaakt tussen een functionele rol en individuele personen. Een functionele rol is een omschrijving van een heel scala aan taken. Zo’n rol kan worden uitgevoerd door meerdere personen. Andersom kan een individueel persoon verschillende rollen vervullen. Zo kunnen er binnen een organisatie wel tien medewerkers de rol van projectmanager vervullen en kan een persoon de rol van projectmanager en bedrijfsanalist uitvoeren.

RACI model voorbeeld - toolshero

RACI is een acroniem van vier belangrijke kenmerken, waar een project mee te maken heeft:

Verantwoordelijk

Verantwoordelijk (Responsible): degene die de taak uitvoert is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Vervolgens dient de taakuitvoerder verantwoording af te leggen bij de persoon die “Accountable” is.

Eindverantwoordelijk

Eindverantwoordelijk (Accountable): deze persoon draagt de uiteindelijke eindverantwoording voor de juiste voltooiing van een of meerdere projecttaken. Aan hem of haar wordt verantwoording afgelegd en hij of zij moet de taak goedkeuren (aftekenen). Het kan voorkomen dat er per taak een “Accountable” wordt aangewezen.

Raadplegen

Raadplegen (Consulted): dit is de persoon aan wie vooraf advies gevraagd wordt. Het gaat hier om tweerichtingscommunicatie; naast advies helpt hij of zij ook mee in de uitvoering en geeft zo richting aan het resultaat.

Informeren

Informeren (Informed): deze persoon wordt tussentijd op de hoogte gehouden met up-to-date informatie over de vorderingen en bereikte resultaten. Het gaat om eenrichtingscommunicatie.

Uitzondering

Het komt vaak voor dat de rol van Accountable (eindverantwoordelijkheid) niet op het RACI model voorkomt. Er wordt dan vanuit gegaan dat dit kenmerk samengaat met die van Responsible (verantwoordelijk). Buiten deze uitzondering is het echter aan te bevelen om elk kenmerk in het project toe te wijzen aan slechts een persoon. Wanneer een persoon onder meerdere kenmerken valt, kan er stagnatie in het project ontstaan doordat het afronden van specifieke taken belemmerd wordt.

Aanvulling

Soms wordt het RACI model aangevuld met de “S” (RASCI) of “O” (CAIRO). De “S” staat voor Support; iemand die de teamleden van het project ondersteunt en hen motiveert om verder te gaan. De “O” staat voor Out of the Loop; degene aan de zijlijn staat en geen deel uitmaakt van het proces. Faciliterende en ondersteunende medewerkers en/of afdelingen vallen hier onder.

Stappenplan RACI model invullen

Hieronder worden enkele stappen besproken die de gebruiker moet volgen om een eigen RACI model te ontwikkelen. Voor dit doeleinde is een toolshero-template beschikbaar. Volg elke onderstaande stap om de template vervolgens af te ronden.

Stap 1: identificeer verschillende teamleden

Het is belangrijk om precies bij te houden wie er aan een bepaalde taak of project gaan werken. Voorbeelden zijn de sponsor, projectmanager, teamleden, analisten en meer. Gebruik de namen van deze personen wanneer dit logisch is. Soms kan er ook voor worden gekozen om de functietitels of teamnamen te gebruiken. Het helpt echter de betrokkenheid van leden om hun naam terug te vinden in de matrix.

Stap 2: identificeer belangrijke mijlpalen

Zoals elk project begint met plannen is dit ook een belangrijk onderdeel van het RACI model. Gebruik de ontwikkelde doelstellingen uit het projectplan of de eisen van de sponsor, en noteer nauwkeurig welke mijlpalen er behaald moeten worden om op tijd het project op te leveren. Wordt er bijvoorbeeld een website gebouwd, dan zijn voorbeelden van mijlpalen het eerste ontwerp, het testen en de goedkeuring door de klant.

Stap 3: vul de matrix in voor elk teamlid, en voor elke taak

Nadat alle informatie verzameld is voor wat betreft mijlpalen, teamleden en verantwoordelijkheden kan de matrix ingevuld worden met de juiste gegevens. Hiervoor zijn eenvoudige hulpprogramma’s te vinden, zoals Microsoft Excel. Ook andere software volstaat.

Stap 4: vul voor elk vak de bijbehorende R, A, C of I in om de rol van elke persoon voor elke taak aan te duiden

Het is belangrijk dat elk teamlead een bepaalde rol krijgt, afhankelijk van het aspect van het RACI-model. In het geval van de mijlpaal over het ontwerp van de website krijgt de teammanager de eindverantwoordelijkheid voor het verkrijgen van goedkeuring. De uitvoerende sponsor is in dit geval eindverantwoordelijk, en de ontwikkelaar moet op de hoogte (informed) worden gebracht van het resultaat.

Stap 5: bespreek, analyseer en evalueer

Bespreek de ingevulde RACI matrix met iedereen van het projectteam, de sponsoren, en alle relevante belanghebbenden. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de uitvoerende sponsor de persoon wil zijn die de klant ontmoet om goedkeuring te krijgen, of om eisen door te spreken. Geef hier dan gehoor aan.

Stap 6: verspreid kopieën

In aanvulling op stap 5, verspreid voldoende kopieën van het RACI model naar iedereen. Doe dit bij voorkeur via e-mail, en hang een kopietje op in een gezamenlijke werkruimte.

Aandachtspunten RACI model

Om de kwaliteit van het RACI model hoog te houden is het raadzaam om eens te kijken naar de meest gemaakte fouten en valkuilen bij het ontwikkelen ervan. Vermijd deze fouten en valkuilen, en zorg ervoor dat het RACI model accuraat is en het project slaagt.

Te veel details

Een RACI model is niet hetzelfde als een projectplan, of zelfs een Project Initiation Document (PID). Hoewel het belangrijk is om rollen en taakverdelingen op te nemen, is het niet belangrijk om in te gaan op details over de werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Laat de dagelijkse, wekelijkse, en maandelijkse planning hier niet in terugkomen. Als er verwarring is over het project of de werkzaamheden is het tijd om het originele projectplan te verspreiden in het team.

Gebruik niet dezelfde matrix

Een RACI-template is eenvoudig aan te passen, en daarom schuilt het gevaar dat het opnieuw gebruikt wordt voor standaardisatie. Doorgaans zal de projectmanager de originele matrix behouden, maar elk project moet in principe een eigen RACI matrix krijgen. Dat komt omdat elk project anders is en een verschillende mate van complexiteit hebben. Ook de mijlpalen zijn anders, en kunnen teamleden ondertussen gewisseld zijn, of het team is compleet vervangen.

Wees consistent

De persoon de als eindverantwoordelijke wordt aangesteld in de matrix moet de beslissende factor kunnen aandragen bij elke taak die zij in de matrix krijgen toegewezen. Afwijken van de vooraf vastgestelde rollen zal leiden tot verwarring, wantrouwen en een verminderde kracht van het RACI-model. Vanzelfsprekend is het belangrijk om flexibel te zijn als compleet team, maar met verantwoordelijkheden en rollen is het belangrijk om niet teveel te schuiven.

Minimaliseer het aantal kolommen

Elke taak en elke kolom uit het RACI model moet er een zijn waar een duidelijke verantwoordelijkheid en beslissing aan kan worden verbonden. Neem omwille van efficiëntie en effectiviteit geen zaken op in de matrix als teamvergaderingen.

Wanneer gebruik in een RACI-matrix?

De RACI-matrix kan ingezet worden in bijna elk project, maar er is een aantal situaties waarin het een pre is wanneer taken meerdere bronnen vereisen, gelijktijdig worden uitgevoerd, of wanneer taken afhankelijk zijn van andere taken. Daarnaast is het RACI model ook handig voor niet project management situaties.

Gebruik het RACI model in ieder geval in de volgende situaties in projectmanagement:

  • Wanneer besluitvormings- of goedkeuringsprocessen het project kunnen belemmeren
  • Wanneer er conflicten optreden over wie een bepaalde taak bezit
  • Wanneer er conflicten optreden over wie eindverantwoordelijke voor een mijlpaal of taak is
  • Wanneer de projectbelasting niet gelijkmatig is verdeeld
  • Wanneer projectleden aan het maximaal output zitten en er snel projectleden bij moeten komen
  • Ook in niet-projectmanagement-setting is het RACI model effectief:

  • Workload Analysis: identificeer overbelasting
  • Reorganisatie: zorg ervoor dat belangrijke functies en processen niet over het hoofd worden gezien indien de structuur van een organisatie opnieuw georganiseerd wordt
  • Nieuwe medewerkers: nieuwe medewerkers kunnen door de RACI-matrix in te zien snel op de hoogte worden gebracht van hun nieuwe verantwoordelijkheden en rollen
  • Werkopdrachten: het RACI model zorgt voor flexibiliteit in managementsituaties. Dit zorgt voor een juiste balans tussen lijn- en projectverantwoordelijkheden
  • Conflictoplossing: de RACI-matrix biedt een forum voor discussie en het oplossen van conflicten tussen teamleden of departementen
  • Status-quo vastleggen: de output van het RACI model is een eenvoudige maar effectieve manier om de verantwoordelijkheden en rollen in een organisatie op dit moment vast te leggen.

Niet elk team is gelijkwaardig, en hetzelfde geldt voor verschillende projecten. Het ene team is misschien heel goed in communiceren, en kan zich goed focussen op hun eigen taken. Een ander team is klein genoeg om voldoende de tijd te nemen om verschillende taken af te ronden. In dergelijke gevallen is het niet nodig om een extra stap met het RACI model te maken.

RACI Matrix en verandermanagement

Dikwijls komen bij het ontwikkelen van een RACI model verschillende organisatorische problemen naar voren. Dat komt omdat het RACI model drie elementen van rollen en verantwoordelijkheden verbindt.

Rolconceptie

Rolconceptie betekent wat mensen denken dat hun baan is. Vaak is dit ondanks jarenlange ervaring niet helemaal duidelijk. Een RACI-matrix helpt dit te verduidelijken.

Rolverwachting

De rolverwachting betekent wat anderen in de organisatie denken dat de functie van iemand anders is, en hoe deze moet worden uitgevoerd.

Rolgedrag

Het rolgedrag is wat mensen daadwerkelijk doen en uitvoeren bij het vervullen van hun werk en verantwoordelijkheden.

Het RACI model is een handig hulpmiddel dat gebruikt kan worden, maar dus ook een verzamelnaam voor verschillende soorten problemen. Denk goed na over het niveau van details, het definiëren van taken en rollen, en breng het model naar een niveau dat zowel beknopt als verstandig is. Vanzelfsprekend is het niet belangrijk om op te nemen wie er verantwoordelijk is voor het halen van koffie. Het is wel belangrijk om gefocust te blijven op de oorspronkelijke reden voor het ontwikkelen van het RACI model.

Besteed niet teveel tijd aan het ontwikkelen van het RACI model. Hoewel het een belangrijk hulpmiddel is, is het niet de bedoeling dat hier vele uren schaarste tijd aan wordt besteed. In plaats van het creëren van het perfecte RACI model, blijf realistisch en begrijp dat een project vaak anders verloopt dat precies gepland.

Tips voor het invullen van een RACI Matrix template

  • Zorg ervoor dat het RACI model bruikbaar is. Denk daarvoor na over hoe RACI zal worden gebruikt en waarom
  • Kies een model en begrijp de voorwaarden en context
  • Zorg ervoor dat steeds slechts een rol als verantwoordelijk wordt gemarkeerd
  • Laat stakeholders input leveren voor het kernproject en de mijlpalen/vereisten

RACI model template

Visualiseer de individuele verantwoordelijkheid binnen een (complex) project met behulp van het RACI model template.

Download het RACI model template

Word lid van de toolshero community.
Ben je al lid? Log hier in.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij het RACI model toe? Herken je het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou succesfactoren voor het werken met het RACI model?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Jacka, J. M., & Keller, P. J. (2009). Business process mapping: improving customer satisfaction. John Wiley & Sons.
  2. Kofman, A., Yaeli, A., Klinger, T., & Tarr, P. (2009, May). Roles, rights, and responsibilities: Better governance through decision rights automation. In Proceedings of the 2009 ICSE Workshop on Software Development Governance (pp. 9-14). IEEE Computer Society.
  3. Morgan, R. (2008). How to do RACI charting and analysis: a practical guide. Retrieved October, 1, 2010.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). RACI model. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/raci-model/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/raci-model/”>toolshero: RACI model</a>

Interessant artikel? Geef je waardering of deel het artikel via social media!

RACI model, 4.33 / 5 (9 votes)

Vond je dit artikel interessant?

Wil je je persoonlijke en professionele vaardigheden een boost geven? En heb je geen tijd om allerlei uitgebreide journals te lezen? Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan?! Wij hebben het uitzoekwerk voor je gedaan en alles praktisch samengevat.

Bekijk onze abonnementen