Projectbeheersing: de uitleg en voordelen

Projectbeheersing: in dit artikel wordt projectbeheersing praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige tool voor projectmanagement.

Wat is projectbeheersing?

Projectbeheersing gaat dus over het begrijpen en monitoren van een project om daar vervolgens besluitvorming op te baseren. Projectbeheersing wordt toegepast in alle stadia van de levenscyclus van een project zoals hier te lezen, van de initiatiefase tot en met de afsluiting.

Projectbeheersing definitie

Projectbeheersing (Project Control) is volgens het Project Management Body of Knowledge (PMBOK) gegevensverzamelingsbeheer- en analyseprocessen die gebruikt worden om de tijd- en kostenresultaten van een project of programma te voorspellen, begrijpen en constructief te beïnvloeden door het communiceren van informatie in formaten die effectief management en besluitvorming ondersteunen’.

Vanzelfsprekend ziet projectbeheersing er verschillend uit in verschillende projecten. Projectbeheersing is een professionele functie die niet algemeen wordt erkend als een onderdeel van het geheel van een gespecialiseerde vaardigheid. Het is vooral een functie die essentieel is voor het bereiken van projectresultaten, het leveren van resultaten en voordelen op het gebied van kosten, prestaties en tijd.

Hoewel projectbeheersing op veel meer elementen van project management toegepast kan worden vertegenwoordigt de volgende lijst de belangrijkste projectbeheersing gebieden:

• Planning
• Risico’s beheersen (Risicomanagement)
• Kostenmanagement
• Reikwijdte en verandermanagement
• Earned Value Management (EVM)
• Prestatiemanagement
• Stakeholdermanagement
• Rapportagecontrole

Waarom projectbeheersing en waarom is het belangrijk?

Projectbeheersing, integraal projectmanagement en projectcontrole bestaan beiden sinds het midden van de twintigste eeuw.

In de loop van de tijd is keer op keer aangetoond hoe een slechte planning en matig monitoren vrijwel onvermijdelijk leidt tot het falen van een project. Projectbeheersing bespaart, indien goed toegepast, tijd en geld. Projectbeheersing zou dan ook een vooraanstaande functie moeten zijn van elk project.

Voordat dit artikel dieper ingaat op projectbeheersing worden eerst de algemene termen omtrent projectmanagement en projectbeheersing uitgelegd.

Project

Een project is een proces waarmee projectresultaten worden gedefinieerd, gepland, gecontroleerd en opgeleverd. Het doel van een project is om de overeengekomen resultaten of voordelen op te leveren.

Projectmanagement

Projectmanagement is het beheer van een combinatie van individuele processen die samen het complete project vormen

Projectbeheersing (Project Control)

Projectbeheersing is de toepassing van processen om prestaties te meten ten opzichte van het initiële projectplan. Dat wordt gedaan door bijvoorbeeld een manager projectbeheersing of door adviseurs projectbeheersing zodat afwijkingen tijdig worden geïdentificeerd en gecorrigeerd zodat de projectdoelstellingen alsnog bereikt worden.

Projectbeheersing in de planningsfase

In de eerste fase van een project draait het vooral om projectplanning.

Hier worden de basisprincipes van een project geschetst, welke problemen er moeten worden opgelost, de mensen die hiervoor betrokken moeten worden bij het project, en welke taken er daadwerkelijk zullen worden uitgevoerd.

Manager projectbeheersing

Ook het managen van alle belanghebbenden met hun belangen hoort hierbij (stakeholder management). Misschien wel het belangrijkste onderdeel uit deze fase is het definiëren van projectdoelstellingen en de reikwijdte van het project.

Een deel van het succes van deze fase hangt af van het realistisch opstellen van kosten- en tijdschattingen. Beide maken deel uit van projectbeheersing.

Veel project mislukken omdat zij niet goed gepland zijn, of omdat vooraf de kosten niet realistisch zijn ingepland. Daarom moeten deze variabelen zo goed mogelijk voorspeld worden.

De beste manier om dat te doen is door prestatiegegevens van vergelijkbare eerdere projecten te analyseren. Let hierbij op:

• De verschillende taken die bij een project horen
• De duur van elke projectfase
• De budgetten voor alle individuele taken
• Hoe de activiteiten verdeeld zijn over het team

Projectbeheersing in de ontwikkelingsfase

In de ontwikkelingsfase van projectmanagement draait het vooral om het laten rollen van het balletje. Het projectteam komt in deze fase voor het eerst samen, samen met de stakeholders, en worden de opdrachten en activiteiten gepland.

Ook in deze fase is projectbeheersing de sleutel tot succes. Binnen projectbeheersing worden kostenramingen en tijdsplanningen omgezet in een realistische planning, en de belangrijkste projectcontroles worden hier opgezet. Deze zijn:

Planning

Planning is een projectcontrole / een wijze van projectbeheersing die terugkomt in elke fase van projectmanagement.

In de ontwikkelingsfase draait het vooral om het maken van een accurate planning, het nauwkeurig monitoren en rapporteren van geplande werkzaamheden, en detectie en correctie van eventuele afwijkingen om de planning weer op koers te krijgen.

Kostenmanagement

Kostenmanagement draait in projectmanagement om het bewaken en beheren van uitgaven en prestaties, het bewaken van budgetuitgaven en het ondernemen van actie om de minimumkosten zoveel mogelijk te drukken.

Kostenprognoses

Op basis van de gegevens die vrijkomen bij het analyseren van de kosten worden er prognoses gedaan over de toekomst van het project. Het draait hier vooral om het voorspellen van de kosten en prijzen van benodigde middelen.

Risicomanagement

Een andere projectbeheersing in de ontwikkelingsfase van een project is risicomanagement. Het gaat hier dan vooral om een risicoanalyse op kosten en planning.

In de analyse wordt rekening gehouden met de voorspelde opleverdatum van het project, de waarschijnlijkheid dat deadlines gehaald worden, en de onderkenning van verwachte risico’s voor de kosten van een project.

Risico’s zijn alles dat de tijdlijn, prestaties of budget van een project kan beïnvloeden. Risico’s worden ook gezien als mogelijkheden, maar in de projectmanagementcontext worden deze vaak geclassificeerd als problemen die moeten worden aangepakt.

Risicomanagement is dus het proces van het identificeren van risico’s, maar ook het categoriseren, prioriteren en mitigeren van risico’s voordat het echte problemen worden.

Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van projectbeheersing, en wordt toegepast op alle soorten projecten. Voor grote projecten wordt vaak een gedetailleerde planning voor elk risico opgesteld om ervoor te zorgen dat er voldoende mitigatie strategieën zijn mocht er zich een probleem voordoen.

Voor kleine projecten is risicomanagement vaak een wat eenvoudigere lijst met daarin verschillende risico’s. Deze worden geclassificeerd als zijnde een risico met een hoge, gemiddelde of lage prioriteit.

Projectbeheersing in de implementatiefase

In deze fase binnen het project worden de eerste echte resultaten geleverd. Hoewel dit een lonende fase is, kan er ook veel fout gaan.

Hierdoor ontstaan er ook frustraties die de productiviteit van een projectteam negatief kan beïnvloeden. Daarom is het zaak dat het projectteam gefocust blijft en niet op een zijspoor terecht komt.

Om dit voor elkaar te krijgen moet de voortgang van het project nauwkeurig in de gaten gehouden worden.

Veel projecten zoals infrastructurele projecten gebruiken hiervoor een team management tool waarmee snel tijdsdrains, kwaliteitsissues en andere problemen geïdentificeerd kunnen worden. Zorg dat tenminste de volgende zaken gecontroleerd worden:

• Individuele en totale werknemerscapaciteit
• Verdeling van activiteiten per werknemer
• Hoeveel tijd werknemers besteden aan elke taak
• Aantal gewerkte uren per werknemer
• Uitgaven per werknemer

Projectbeheersing in de afsluitende fase

In de afsluitende fase van een project wordt het project formeel afgesloten, en wordt de sponsor op de hoogte gebracht van het algehele succesniveau. Daarnaast worden hier de te leveren producten of diensten overgedragen aan de klant.

Dat het project klaar is betekent niet dat er geen projectcontroles meer uitgevoerd hoeven worden. Om in de toekomst effectiever projecten uit te voeren, moeten de uiteindelijke prestaties van het projectteam worden beoordeeld.

Welke trends en processen hebben geleid tot het succes? Wat had er anders gemoeten? Wat had er efficiënter gekund? Heeft het team de doelstellingen behaald? Hebben zij het verwachte tempo aangehouden? Is het eindresultaat binnen de grenzen van kwaliteit en kosten?

Earned Value Management

Earned Value Management (EVM) is een techniek waarmee projectmanagers de prestaties van hun project te volgen ten opzichte van de basisplanning van een project. Vaak wordt de voortgang van een project beschouwd als zijnde voor de planning of achterop de planning.

Earned Value Management (EVM)gaat echter iets verder dan dit. Want wat als een project voorloopt op schema, maar wel hogere kosten heeft gemaakt? Of wat als een project achterloopt op schema, maar de kosten zijn veel lager dan vooraf voorspeld?

Earned Value Management helpt hiermee om te gaan. Het geeft waardevolle informatie over een project, en omvat enkele basisbegrippen:

Earned Value Analysis

Dit is een kwantitatieve projectmanagementtechniek. EVA evalueert de projectprestaties door de waarschijnlijke resultaten van een project te voorspellen.

Dat wordt gedaan door de voortgang van een project te vergelijken met het budget en de geplande werkzaamheden te vergelijken met de werkelijke kosten.

Earned Value Management

EVM meet projectprestaties op basis van schema’s en budgetten, gebaseerd op project Work Breakdown Structures (WBS).

Earned Valued Management Systemen (EVMS)

Het Earned Valued Management System (EVMS) omvat de verzameling tools, processen en procedures die gebruikt worden om aan Earned Value Management te doen.

Voordelen van projectbeheersing

Omdat grote projecten bestaan uit veel onderdelen die met elkaar verbonden zijn, kan het moeilijk zijn om op 1 lijn te blijven met de oorspronkelijke planning.

Nauw monitoren, analyseren en het houden aan wet- en regelgeving kan een project moeilijk te controleren maken. Toch heeft elk project baat bij het correct uitvoeren van controles. De volgende voordelen van projectbeheersing maken dit een onmisbaar onderdeel van project management:

• De totale kosten van een project kunnen laag gehouden worden door effectieve besluitvorming gebaseerd bijvoorbeeld op Key Performance Indicators (KPI’s)
• Projectbeheersing zorgt voor een verhoogde voorspelbaarheid voor kosten en deadlines
• Projectbeheersing zorgt voor meer en betere inzichten in de financiële gezondheid van een project in alle fases
• Projectbeheersing geeft de mogelijkheid om uitstel van resultaten te voorkomen
• Projectbeheersing zorgt voor hogere marges
• Projectcontrole zorgt voor een verbeterde reputatie als het gaat om resultatengaranties
• Projectbeheersing zorgt voor een verhoogd werknemerstevredenheidsgevoel
• Effectieve projectbeheersing zorgt voor een concurrentievoordeel ten opzichte van projectteams met minder volwassen projectbeheersingscapaciteiten

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over projectbeheersing? Welke projectcontroles zijn volgens jou belangrijk om te managen voor, tijdens en na het project? Wordt er in jouw werkomgeving veel waarde gehecht aan projectbeheersing? Heb jij tips of opmerkingen? Onze experts helpen jou graag.

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Flores, V. A., & Chase, G. E. (2005). Project controls from the front end. Cost Engineering, 47(4), 22.
2. Floyd, L. A. (2004). Application of appropriate project controls tools for contract type. Cost Engineering, 46(2), 25.
3. Howell, G., & Ballard, G. (1996, August). Can project controls do its job?. In Proceedings of the 4th annual conference of the International Group for Lean Construction.
4. Wysocki, R. K. (2011). Effective project management: traditional, agile, extreme. John Wiley & Sons.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Projectbeheersing. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/projectbeheersing/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 19/12/2020 | Laatste update: 12/05/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/projectbeheersing/”>Toolshero: Projectbeheersing</a>