Projectbegroting: de uitleg

Projectbegroting (project budget): in dit artikel wordt de projectbegroting praktisch uitgelegd. Het artikel begint met een algemene definitie en betekenis van de projectbegroting, gevolgd door het belang ervan. Vervolgens worden er tips gedeeld voor het maken van een projectbegroting en verschillende benaderingen hierop gegeven. Tot slot kan je in dit artikel een template vinden om direct zelf aan de slag te gaan met het creëren van jouw eigen projectbegroting.

Wat is een projectbegroting?

In het bedrijfsleven wordt doorgaans geen project uitgevoerd zonder dat de belanghebbenden van te voren weten wat het gaat kosten. Het is in economische zin niet verantwoord om een project te starten zonder de berekeningen die laten zien dat het project het geld daadwerkelijk waard is.

Betekenis

Een projectbegroting is een overzicht van alle verwachte kosten die nodig zijn om een project gedurende een periode te voltooien. Het wordt gebruikt om in te schatten wat de totale kosten van een project zullen zijn en of deze kosten het waard zijn. Het ontwikkelen van een projectbegroting is daarom een cruciaal onderdeel van het proces van projectplanning.

De kern van het nut van projectbegrotingen wordt samengevat in de volgende sleutelaspecten:

• Projectbegrotingen is het belangrijkste onderdeel in het veiligstellen van projectfinanciering
• Een projectbegroting vormt de basis van effectief kostenmanagement
• De begroting heeft een direct effect op de financiële levensvatbaarheid

Waarom is een begroting belangrijk?

In een begroting voor een project worden onder andere arbeidskosten meegenomen, materiële kosten, operationele kosten en overige kosten. Het is geen statisch document. Dat betekent dat een budget tijdens de uitvoering van een project meerdere keren beoordeeld en aangepast kan worden. Dat wordt dikwijls gedaan met behulp van budgetteringssoftware.

Het ligt voor de hand dat projecten (veel) geld kosten. Dat is niet de enige reden dat een begroting nodig is. Een begroting is als het ware de motor achter het project. Het communiceert aan de belanghebbenden hoeveel geld er nodig is, wanneer en voor welke doeleinden. Budgetten zijn belangrijk in bijna ieder project, maar vooral in branches zoals de bouw, productie en marketing.

Een begroting is dus niet alleen een manier om middelen te verkrijgen om het project te starten, zoals geld, personeel en materialen, maar het is ook een manier om de kosten te beheren na de start.

Tips voor het maken van een projectbegroting

Een projectbegroting bestaat uit veel componenten. Voorbeelden zijn direct en indirecte kosten, vaste en variabele kosten. Ook arbeid, materialen, apparatuur, gebouwen, licenties en nog veel meer horen bij de totale projectkosten.

Om aan alle behoeften te kunnen voldoen moet daarom een zeer accuraat plan worden opgesteld waarin geen kosten vergeten mogen worden. Om dat voor elkaar te krijgen worden hieronder verschillende tips en fases beschreven die overwogen moeten worden bij het ontwikkelen van de begroting.

1. Gebruik historische gegevens

Het project dat uitgevoerd gaat worden is waarschijnlijk niet het eerste project dat dit specifieke doel heeft. Kijk daarom terug op vergelijkbare projecten uit het verleden en probeer lessen te trekken uit hun budgetten. Het is een goede manier om grote stappen te maken in het werken aan de begroting.

2. Referentielessen

Er kan nog meer waarde gehaald worden uit historische gegevens dan alleen kosten overnemen. Het is mogelijk om te leren van de successen en de fouten uit voorgaande projecten. Als deze begrotingen duidelijk zijn bijgehouden, dan biedt het een duidelijk pad dat leidt tot nauwkeurige schattingen.

3. Maak gebruik van experts en hun kennis

Een andere goede manier om een accurate begroting op te stellen is door mensen te betrekken bij het proces die er verstand van hebben.

Mensen met kennis en ervaring, bijvoorbeeld een ervaren projectmanager, weten precies hoe ze dit soort processen moeten benaderen. Door contact op te nemen met deze mensen, wordt het mogelijk om op het goede spoor te blijven en valkuilen te ontwijken.

4. Concentreer op nauwkeurigheid

Het proces van begroting is niet af als de cijfers compleet zijn. Je wilt ervoor zorgen dat de cijfers kloppen. Ook hiervoor gebruik je software of de hulp van experts. Check niet 1 keer, maar meerdere malen. Het komt niet goed over als de begroting na de start van het project direct enkele grote wijzigingen krijgt. Onvoorziene gebeurtenissen kunnen wel altijd voorkomen.

5. Blijf updaten

Zorg ervoor dat de begroting in realtime wordt aangepast met behulp van projectplanningssoftware. Zodra teams de status van taken of begrotingsaspecten veranderen, is dit zichtbaar voor iedereen. Indien dit niet het geval is, wordt kostbare tijd verspilt.

Het hebben van goede software is dus heel belangrijk. Het geeft de projectmanager en de teams de juiste informatie waardoor eventuele problemen vroegtijdig geïdentificeerd kunnen worden.

Uit welke kosten bestaat een projectbegroting?

Hieronder worden enkele voorbeelden gedeeld van verschillende kosten die opgenomen kunnen worden in een projectbegroting.

• Personeelszaken, zoals salarissen, reiskosten, maaltijdvergoeding, trainingskosten voor conferenties, workshops, externe aannemers etc.
• Materiële middelen zoals software, apparatuur, kantoorartikelen, etc.
• Researchkosten zoals studies of gegevens uit betaalde databases ter ondersteuning van het project
• Professionele diensten zoals juridisch advies, marktonderzoekbureaus, consultants, interim managers en meer
• Kapitaaluitgaven zoals bijvoorbeeld geavanceerde apparatuur, technische upgrades etc.
• Onvoorziene uitgaven

Verschillende benaderingen voor projectbegroting

Het kan zeer uitdagend zijn om op een juiste manier de kosten te schatten voor een nieuw project. Hoewel er raakvlakken zijn met andere projecten, is bijna elk project uniek. Soms draait het om de ontwikkeling van een nieuw product, soms gaat het om een dienst of verandering in het bedrijf.

Kortom, projecten worden voor heel veel zaken ingezet. Hoe groter de omvang van het project, hoe moeilijker het is om nauwkeurige schattingen te maken en aannames te doen over het verloop van het project.

Er zijn verschillende technieken die het schatten van kosten en het doen van aannames aanzienlijk verbeteren als het gaat om nauwkeurigheid.

Bottom-up schatting

Een bottom-up benadering is een van de beste manieren om een projectbegroting te maken. Het omvat het beoordelen van afzonderlijke kostenposten en het optellen van deze kosten. Het wordt hiermee mogelijk om te anticiperen op kosten op verschillende onderdelen van het project, zoals taken, mijlpalen en fasen. Als je zeker weet dat alle kosten compleet zijn, dan is de bottom-up benadering voor projectbegroting het beste.

Een nadeel van deze benadering is dat het veel tijd kost om alle kosten tot in de kleinste details uit te werken. Daarnaast blijkt dat in de meeste gevallen de taken binnen een projectplanning dusdanig veranderen na de start, dat veel van de geschatte kosten niet meer kloppen. Ook kan inflatie ervoor zorgen dat de kosten gaat schommelen.

Tijdens de looptijd zal de projectbegroting dus verschillende iteraties ondergaan. De onzekerheid over de kosten neemt af naarmate de eindstreep nadert.

Top-down schatting

De top-down benadering is het tegenovergestelde van de hierboven genoemde benadering voor projectbegrotingen. Het proces begint met het totaal van het projectbudget dat opgedeeld wordt in kleinere delen, zoals taken of fasen. Daardoor komt er bijvoorbeeld voor elk deel van het project een bepaald bedrag beschikbaar, waar alles van betaald moet worden. Top-down benaderingen hebben de voorkeur als er een vaste prijs of budget is afgesproken voor het project.

Het grootste nadeel van deze benadering is dat het zeer lastig is om zaken in te schatten als de omvang van het werk nog niet helemaal duidelijk is.

Analoge schatting

Een analoge schatting omvat het analyseren van gegevens van vergelijkbare projecten om de kosten te bepalen voor een project. Zeker ervaren projectmanagers weten wat werkt en wat niet werkt. Met behulp van analoge schattingen baseert de projectmanager zich op best practices van eerdere projecten om een beeld te vormen over de kosten van het huidige project.

Parametrische schatting

Een parametrische schatting omvat het gebruik van projectvariabelen om de totale kosten te schatten. In tegenstelling tot de analoge schatting is de parametrische schatting zeer nauwkeurig. Het beginpunt zijn kostenvariabelen of gegevenspunten uit specifieke onderdelen van specifieke projecten die worden toegepast op het huidige project.

Het voordeel van deze benadering is dat het veel nauwkeuriger is dan een analoge schatting. Dat komt omdat er meer dan een dataset wordt gebruikt. Het nadeel van deze methode is dat het lastig kan zijn om vergelijkbare en daarmee bruikbare datasets te vinden.

3-puntenschatting

Een 3-puntenschatting omvat het berekenen van het gemiddelde van de beste, slechtste en meest waarschijnlijke schattingen. Deze benadering is pragmatisch en veel projectmanagers geven de voorkeur aan deze methode. Het houdt rekening met het gewogen gemiddelde en moedigt de gebruiker aan om vanuit meerdere perspectieven naar het project te kijken. Zo wordt het waarschijnlijker dat een realistische kostenberekening gemaakt wordt.

Het voordeel van deze methode is risicobeperking. Er zijn geen duidelijke nadelen verbonden aan het gebruik van deze methode. Het kost over het algemeen meer tijd dan bijvoorbeeld een analoge benadering, maar veel mensen vinden dit de moeite meer dan waard.

Projectbegroting template (Excel)

Als je direct zelf aan de slag te gaan met het creëren van jouw eigen projectbegroting, download deze Excel template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het projectbegroting? Werk jij wel eens met een projectbudget of begroting? Welke tools gebruik jij hiervoor? Hoe belangrijk is een begroting volgens jou in projectmanagement? Welke andere zaken zou jij willen weten als het gaat om de projectbegroting? Kan jij het template gebruiken in jouw werkomgeving?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Musarat, M. A., Alaloul, W. S., & Liew, M. S. (2021). Impact of inflation rate on construction projects budget: A review. Ain Shams Engineering Journal, 12(1), 407-414.
2. Ballard, G. (2012). Should Project budgets be based on worth or cost. In 20th Annual Conference of the International Group for Lean Construction, San Diego (pp. 761-770).
3. Khosrowshahi, F. (1988). Construction project budgeting and forecasting. AACE International Transactions, C-3.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2022). Projectbegroting: uitleg, betekenis, tips en een Excel template. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/projectbegroting/

Gepubliceerd op: 19/12/2022 | Laatste update: 19/12/2022

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/projectbegroting/>Toolshero: Projectbegroting: uitleg, betekenis, tips en een Excel template</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.