P3M3 Maturity Model

P3M3 Maturity Model: in dit artikel wordt P3M3 ofwel Portfolio, Programma & Project Management Maturity Model, praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.

Wat is het P3M3 Maturity Model?

Binnen projectmanagement wordt vaak de denkfout gemaakt door dit te willen sturen vanuit een tactisch bedrijfsperspectief. Projecten zijn echter een financiële investeringen van de organisatie.

Het is daarom verstandig niet alleen op afdelingsniveau te focussen, maar ook naar de grote lijnen te kijken en te achterhalen welke strategische motivatie hierachter zit.

Het Portfolio, Programma & Project Management Maturity Model (P3M3) staat bekend als een revolutionair strategische projectmanagementmodel, dat dit proces op bruikbare wijze inzichtelijk maakt. Het wordt ook aangeduid als SPM3; Strategic Project Management Maturity Model.

Het zorgt voor een praktische toepassing van projectbeheer en leidt ertoe dat er aan de juiste projecten gewerkt wordt. P3M3 wordt beheerd door AXELOS.

Het model wordt gebruikt om de managementvolwassenheid van een organisatie te beoordelen. P3M3 organiseert, structureert en meet specifieke organisatiepraktijken op een eenvoudig en praktische manier. Dat zorgt ervoor dat organisaties beter snappen hoe projectmanagement vanuit het strategisch perspectief geïmplementeerd kan worden op tactisch niveau.

Daar zijn niet alleen afdelingen, maar ook de gehele organisatie mee gediend en het zorgt ervoor dat een organisatie zich beter kan ontwikkelen en verbeteren.

Volwassenheid binnen P3M3

P3M3 bevat vijf toenemende niveaus van volwassenheid. Hieraan heeft het model dan ook zijn naam te danken. Binnen elk niveau bevinden zich processen, procedures, hulpmiddelen en gedragingen die bijdragen aan de algemene strategische doelstellingen van de organisatie.

Bovendien richt het zich op de implementatie van projectbeheer vanuit een strategisch perspectief van de organisatie. Dit organisatieperspectief staat centraal.

Groei in projectmanagement zal ervoor zorgen dat ook resultaten zullen verbeteren. Dit komt de gehele organisatie ten goede. Vanuit een gemeenschappelijk inzicht kunnen er vervolgens verbeterdoelen worden geformuleerd en gerealiseerd.

Projectmanagement volwassenheid houdt zich immers bezig met het starten, uitvoeren en afronden van projecten binnen een organisatie, met als doel goede resultaten te boeken.

Voordelen P3M3 / SPM3

Het werken met P3M3 kent veel voordelen. Allereerst biedt het een vergelijking aan organisaties met een onafhankelijke marktstandaard.

Ook ligt er niet alleen focus op kennis binnen het bedrijf, maar draait het vooral om de implementatie van strategische ideeën en de uitvoering ervan. Vervolgens kunnen deze ideeën veel gemakkelijker vertaald worden naar het tactische afdelingsniveau, waardoor iedereen binnen de organisatie zich betrokken voelt.

Binnen alle lagen van een bedrijf heeft men een gemeenschappelijk inzicht in de verbeterinitiatieven die uiteindelijk het beste resultaat zullen gaan opleveren.

Van tactisch naar strategisch niveau

Over het algemeen richten projectmanagement volwassenheidsmodellen zich op hoe goed een bepaalde organisatie de tactische aspecten van projectbeheer uitvoert. Het is echter belangrijk dat er een betere verbinding komt tussen het strategisch en tactisch management.

Planning en controle is weliswaar een taak van het tactisch management, maar zonder strategische richting bepaling is sturing bijna onmogelijk. Het personeel dat bij het projectmanagement betrokken is, moet al in een vroeg stadium weten welke projectideeën er spelen en welke beslissingen genomen zijn.

Door hen hierbij te betrekken, zijn zij gedreven om het project vlot te trekken en de voortgang te monitoren. Uiteindelijk zal dat leiden tot een hogere bedrijfsimpact en voelen zij zich medeverantwoordelijk voor het eindresultaat.

P3M3 maturity levels

P3M3 (Portfolio, Programma & Project Management Maturity Model) kent de volgende 5 volwassenheidsniveaus binnen organisaties:

Level 1: Awareness

Het bewustwordingsproces dat bestaat uit het definiëren van de strategische intentie van een organisatie. Hier kan gebruik worden gemaakt van een gap-analysemethode of een Balanced Scorecard, waardoor de lange termijn doelstelling van meestal 5 jaar helder wordt.

Level 2: Repeatable

Het herhalingsproces waarin nogmaals duidelijk gesteld wordt waar de organisatie naar toe wil werken binnen 5 jaar tijd.

Level 3: Defined

Het definitieproces, waarin specifiek wordt benoemd wat er gedaan moet gaan worden binnen het project. Naast definiëring en fine tuning van het lange termijndoel, wordt in dit niveau ook duidelijk welke korte termijndoelen als eerste moeten worden bereikt. Elk gericht bedrijfsinitiatief zal leiden tot een optimale oplossing voor de bedrijfsbehoefte.

Level 4: Managed

Het managementproces, waarbij het draait om het beheren van alle projecten. Wie gaat wat doen in het project en wanneer moeten deeltaken af zijn, wie houdt toezicht en wie stuurt bij en wie evalueert?

Dit zijn zomaar wat basisvragen die onder de verantwoording liggen bij de projectmanager. Vervolgens valt onder het managementproces ook de vergelijking met soortgelijken projecten. Daardoor ontstaat er ook overzicht in het prioriteren van bepaalde taken.

Level 5: Optimized

Het optimalisatieproces, het laatste P3M3 niveau, richt zich op een zo optimaal resultaat. Dat betekent dat er bijsturing en aanpassingen nodig zijn, om tot het beste resultaat te komen.

Aan de hand van evaluatietechnieken kan er meting plaatsvinden. Over het algemeen richt dit zich op de financiële positie, kwaliteit en planning van het project. Door continu de vinger aan de pols te houden, blijft het project in beweging en leidt dit tot het optimale resultaat.

Tevens geeft het een mooi referentiekader voor daaropvolgende projecten en kan er in dat geval al rekening worden gehouden met verschillende factoren.

P3M3 Maturity Model voor strategisch projectbeheer

Zoals eerder vermeld is over het algemeen strategisch projectbeheer een reeks van werkwijzen, procedures, processen, hulpmiddelen en gedragingen die bijdragen aan de algemene strategische doelstellingen van die organisatie.

Praktisch gezien bestaat strategisch projectmanagement uit vier kritische elementen, die goed moeten overwogen voordat er tot strategisch projectbeheer wordt overgegaan:

1. Strategische afstemming

Projecten moeten goed strategisch zijn afgestemd met andere niveaus in de organisatie. Dat houdt in dat het voortouw vanuit het strategisch management wordt genomen en vanaf dit niveau vindt een vertaalslag plaats naar tactisch en zelfs operationeel niveau. Op die manier zijn alle projecten die een organisatie nastreeft, verbonden met de strategie van de organisatie.

2. Portfoliobeheer

Binnen organisaties is er vaak sprake van meerder projecten tegelijk. In dit gehele portfolio is het goed om ervoor te zorgen dat elke projectsoort gedefinieerd wordt.

Door projecten en de verschillende (korte termijn) doelstellingen te categoriseren, is het gemakkelijker om prioriteiten te stellen, zodat een organisatie een afgewogen aanpak van projectselectie kan maken.

3. Programmabeheer

Niet alle programmabeheerpraktijken leveren een bijdrage aan het strategisch projectbeheer. Zodra bedrijven dit onderscheid niet kunnen maken, komt de focus op verkeerde zaken te liggen.

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat er interacties tussen projecten plaatsvindt; daar is portfolio-coördinatie voor nodig.

4. Het projectresultaat

Het is niet altijd duidelijk dat projecten financiële investeringen van een organisatie zijn. Zodra dat helder is, wordt het belang van een goed projectresultaat inzichtelijk voor alle projectmedewerkers.

Een goed projectresultaat heeft een grote impact op de strategische koers van de organisatie. Zodoende dat het eindresultaat vooraf moet worden aangegeven, zodat hier duidelijk op kan worden aangestuurd.

P3M3 Maturity Model procesperspectieven

Naast de bovengenoemde niveaus zijn er ook binnen SPM3 / P3M3, 7 kernprocesperspectieven te herkennen, die gezamenlijk de planning en realisatie van projecten ondersteunen. Het gaat om de volgende perspectieven:

1. Organisational governance

Organisatiebestuur beoordeelt of projecten een goede investering zijn voor de organisatie en of het past bij de koers en strategie

2. Management control

Het strategisch, tactisch en operationeel management beoordeelt en controleert elk project en de voortgang ervan

3. Benefits management

Binnen P3M3 houdt dit onderdeel van het management goed in de gaten of gedane investeringen in projecten, ook daadwerkelijk tot het gewenste resultaat leiden en de organisatie iets oplevert

4. Risk management

Dit onderdeel van management houdt voornamelijk in de gaten of er tijdens het project sprake van bepaalde bedreigingen / risico’s is en hoe dit beheerst kan worden. Ook richt het zich op het benutten van kansen

5. Financial management

Het financieel management houdt ook de voorgang van het project in de gaten en richt zich voornamelijk op het financiële aspect en of bepaalde investeringen zichzelf terugverdienen

6. Resource management

Dit onderdeel van management richt zich op het ontwikkelen van talent onder het eigen personeel en het goed inzetten van hun kwaliteiten ten voordele van projecten

7. Stakeholder management

Bij P3M3 betrekt dit onderdeel van het management uiteenlopende belanghebbenden bij de organisatie en bij eventuele projecten en houdt hen op de hoogte van de voortgang, eventuele aanpassingen en veranderingen.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij het concept van P3M3 toepassen binnen jouw organisatie toepassen? Wat zijn jouw ervaringen met het meten van de organisatievolwassenheid?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Heerkens, G. (2007). Introducing the revolutionary strategic project management maturity model (SPM3). In annual North American meeting of the Project Management Institute (p. 1).
2. Murray, A., & Ward, M. (2006). Capability Maturity Models-Using P3M3 to Improve Performance. Outperform UK Limited, 3M3.
3. Sowden, R., Hinley, D., & Clarke, S. (2008). Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3®): Introduction and Guide to P3M3®.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). P3M3 Maturity Model. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/p3m3-maturity-model/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/p3m3-maturity-model/>toolshero: P3M3 Maturity Model</a>

Published on: 21/03/2019 | Last update: 10/01/2022

Artikel door:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.