Milestone Trend Analysis (MTA): de uitleg

Milestone Trend Analysis: in dit artikel wordt de Milestone Trend Analysis (MTA) praktisch uitgelegd. Naast wat het is (definitie), belicht dit artikel ook hoe het werkt, de stappen van het proces, wat zijn mijlpalen, voorbeelden van projectmanagement en valkuilen wanneer u de Milestone Trend Analyse gebruikt. Na het lezen begrijp je de basis van deze project management tool. Veel plezier met lezen!

Wat is de Milestone Trend Analysis (MTA)?

De Milestone Trend Analysis (MTA) is een hulpmiddel voor projectmanagers dat gebruikt wordt om verschillende datums gedurende een project te analyseren en te vergelijken met geplande datums. De tool wordt gebruikt om trends en afwijkingen van het geplande werk te herkennen.

Het behalen van mijlpalen is cruciaal voor een succesvol en productief verloop van de projectperiode. Het verloop van het project wordt daarom op verschillende momenten bestudeerd. De Milestone trend analysis wordt meestal gevisualiseerd in de vorm van een grafiek.

De mijlpaaldata worden in de grafiek uiteengezet tegen de daadwerkelijk gerapporteerde data. Zolang het project volgens planning verloopt, zal de grafiek een horizontale lijn laten zien. Wijkt het project af van de planning, dan stijgt of daalt de lijn met de tijd.

De Milestone trend analysis is een populaire tool in projectmanagement. Hiervoor wordt dikwijls projectmanagementsoftware gebruikt. Het is echter ook mogelijk om zelf een grafiek te bouwen in Excel. Voordat de Milestone trend analysis opgezet kan worden, is het belangrijk dat er een volledig afgerond projectplan beschikbaar is, inclusief de projectplanning.

Hoe werkt de Milestone Trend Analysis (MTA)

Een trendanalyse laat het verloop van een project zien, of een set specifieke statistieken binnen de projectcontext. Voor de analyse van mijlpaaltrends worden de daadwerkelijke en verwachte datums van geleverde resultaten bijgehouden.

Het proces is eenvoudig en wordt hieronder uitgelegd in een aantal stappen.

Stap 1: bepaal mijlpalen

Deze informatie wordt doorgaans uit de projectplanning of project charter gehaald.

Het team wordt in de voorbereiding op het project op een gegeven moment bij elkaar gehaald om vast te stellen wanneer zij denken alle resultaten te behalen. De mijlpalen staan met elkaar in verband en vormen samen de route naar een succesvol einde van het project.

Deze mijlpalen kunnen eenvoudig worden uitgezet in een grafiek. Hierbij worden de mijlpalen weergeven over de x-as, en datums over de y-as. De lijn die door de verschillende mijlpalen wordt getrokken is de basislijn voor het verloop van het project.

Stap 2: beoordeel situatie na elke behaalde mijlpaal

Na het behalen van elke mijlpaal markeert de projectmanager of eigenaar van de taak de daadwerkelijk leverdatum. Daarna worden de verantwoordelijken voor elke mijlpaal opnieuw bij elkaar gehaald om de geplande datums opnieuw te beoordelen.

Hierop wordt de voorheen vastgestelde lijn opnieuw bepaald. De nieuwe lijn is de M1-projectielijn. Dit proces wordt uitgevoerd na het behalen van elke mijlpaal. Om verwarring te voorkomen is het belangrijk om alleen de laatste projectielijn te gebruiken en veranderen. Neem niet voor elke mijlpaal een nieuwe projectielijn op.

Stap 3: track voortgang

De laatste lijn die door de grafiek wordt getrokken is de belangrijkste. De Actual Delivery Line gaat rechtsreeks door de punten in de grafiek waar de mijlpalen daadwerkelijk zijn bereikt. Het verschil dat ontstaat tussen de basisprojectielijn en de leveringslijn laat zien of de project volgens plan verloopt.

Stap 4: indicaties aflezen

De waarde van een goede Milestone trend analysis is niet slechts beperkt tot het identificeren van het verschillen tussen verschillende lijnen, maar omvat ook de identificatie van trends.

Zo kan er bijvoorbeeld worden afgelezen dat het project 20% afwijkt van mijlpaal 2, maar 10% van mijlpaal 5. Dit toont aan dat de initiële projectie niet accuraat was, maar dat de voortgang versnelt en de achterstand wordt ingehaald. Het tegenovergestelde is ook mogelijk. Het project kan 10% afwijken van mijlpaal 4, maar 30% van mijlpaal 7.

Dit geeft aan dat de problemen lijken op te stapelen naarmate de projectduur verloopt en dat de projectvoortgang in het gevaar komt.

Wat zijn mijlpalen in projectmanagement?

Wanneer iemand over de weg naar een bestemming reist, wordt deze persoon om de zoveel kilometer herinnert aan de afstand die nog moet worden afgelegd voordat de bestemming wordt bereikt door borden langs de kant van de weg.

Deze richtingsborden zijn niet cruciaal voor het aankomen op de bestemming, maar verzekeren de persoon wel dat de weg er naartoe de correcte weg is.

Projectmijlpalen werken op dezelfde manier. De mijlpalen houdt het team en alle belanghebbenden op de hoogte van de voortgang van het project en houdt het team gemotiveerd door aan te geven hoe succes eruit ziet.

Mijlpalen zijn belangrijke data in het projectverloop die behaalde doelstellingen, resultaten of taken vertegenwoordigen. Mijlpalen worden gebruikt als ijkpunten. Wanneer het gaat om de lancering van een nieuw product, zijn enkele van de mijlpalen het lanceringsbericht voltooien, productpagina’s op het internet afronden en de lancering van het product zelf.

Een mijlpaal is dus een markering die het einde van een bepaalde fase binnen het project aangeeft. Doorgaans worden vier fasen gebruikt in projectmanagement: initiatie, planning, implementatie en afronding.

Een mijlpaal wordt doorgaans gebruikt aan het einde van elke fase. Hiermee wordt aangegeven dat het team en het project klaar is om de volgende fase in te gaan.

Het exacte moment waarop de mijlpaal wordt ingesteld hangt af van het project, de organisatie en andere, externe factoren.

Mijlpalen worden niet alleen gebruikt voor het aangeven van de overgang van de ene naar de andere fase. Ook belangrijke gebeurtenissen, events of andere zaken worden als mijlpaal opgenomen in projectplanning.

Uit hoeveel mijlpalen bestaat een project?

Hoeveel mijlpalen er moeten worden vastgesteld hangt af van de omvang en complexiteit van het project. Er is geen vast aantal mijlpalen dat gebruikt dient te worden.

Kleinere projecten hebben enkele mijlpalen waar grote projecten er wellicht 10 of meer hebben. Een gebeurtenis of resultaat dat als mijlpaal wordt aangemerkt moet belangrijk zijn voor de voortgang van een project. Mijlpalen vertegenwoordigen daarom een bepaald moment in de tijd.

Milestone Trend Analysis: voorbeelden van mijlpalen in projectmanagement

Het uiteindelijke resultaat van een project, het doel, is een eerste belangrijke mijlpalen. Er zijn echter verschillende stappen voordat dit punt bereikt is die het team helpen om soepel richting het einddoel te bewegen. Een voorbeeld van een mijlpaal in projectmanagement is:

• Goedkeuring van een belangrijke belanghebbenden zodat het team naar de volgende fase kan gaan
• Belangrijke tussenresultaten, evenementen of vergaderingen
• Begin- einddatum van het project
• Belangrijke presentaties of bijeenkomst van belanghebbenden
• Belangrijke leveringen

Valkuilen in het gebruik van de Milestone trend analysis

De juiste mijlpalen gebruiken in projectmanagement is belangrijk en dient nauwkeurig te gebeuren. Mijlpalen vaststellen is een kunst. Er is daarom geen vaste manier om het uit te voeren. Enkele van de meest voorkomende valkuilen voor projectmanagementteams die met valkuilen werken zijn:

Te veel mijlpalen

Zoals eerder aangegeven is het aantal gewenste mijlpalen afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project.

Creëer geen mijlpalen om mijlpalen te creëren, maar focus liever op de belangrijkste taken die het team dient uit te voeren om het project tot een succesvol einde te brengen.

Mijlpalen vaststellen die eigen taken zijn

Mijlpalen vertegenwoordigen een moment in de tijd. Mijlpalen horen daarom niet gebruikt te worden als representaties van een taak. Gebruik traditionele planning van taken om taken uit te voeren, en gebruik mijlpalen om aan te duiden wanneer een groep of set aan taken voltooid is.

Mijlpalen gescheiden houden van de overige voortgang

De beste manier om deadlines te halen en het overzicht op een project te bewaren is door al het werk op 1 plek te beheren.

Zorg ervoor dat zoveel mogelijk onderdelen en functies van projectmanagement in de projectmanagementtool worden bijgehouden. In dezelfde tool, doorgaans organisatorische software, worden ook de mijlpalen bijgehouden en de reguliere voortgang van taken.

Milestone Trend Analysis samenvatting

De Milestone Trend Analysis (MTA) is een veelgebruikt middel in projectmanagement om de voortgang van een project te beoordelen door de voorgestelde mijlpalen af te zetten tegen de daadwerkelijke datum waarop deze gehaald zijn.

De methode is geschikt om trends in de voortgang van het project te identificeren. De Milestone trend analysis wordt dikwijls weergegeven als grafiek. De assen van de grafiek vertegenwoordigen tijd en de mijlpalen.

Het vaststellen van goede mijlpalen is belangrijk om zowel de voortgang van het project veilig te stellen, als de motivatie van het team. Dit proces bestaat uit enkele stappen. Als eerste is het belangrijk om de mijlpalen vast te stellen. Zorg dat er geen mijlpalen worden opgenomen slechts om meer mijlpalen te hebben.

Het is belangrijk dat de mijlpaal een belangrijk punt of moment weergeeft in de projectduur. Na het behalen van elke mijlpaal wordt beoordeeld of de mijlpaal binnen de gestelde termijn behaald is. Hierop wordt een nieuwe lijn toegevoegd aan de Milestone trend analysis. De laatste lijn is de Actual Delivery Line. Deze lijn gaat rechtstreeks door punten in de grafiek waarop de mijlpalen behaald zijn.

Het verschil tussen bovenstaande lijnen laat zien of het project volgens plan verloopt of afwijkt van de planning. De laatste stap is om trends af te lezen uit de grafiek. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een mijlpaal 20% afwijkt van mijlpaal 3, maar 10% van mijlpaal 4. Dit betekent dat de achterstand terugloopt.

Voorbeelden van mijlpalen zijn belangrijke events, begin- en einddatum van een project, goedkeuring van stakeholders of belangrijke presentaties.

Dit zijn belangrijke gebeurtenissen of resultaten voor het verloop van een project. Vaak worden mijlpalen opgenomen om simpelweg mijlpalen te hebben. Probeer dit te voorkomen. Mijlpalen worden ook vaak opgenomen terwijl het eigenlijk taken zijn. Gebruik traditionele planning om taken te plannen en uit te voeren. Gebruik mijlpalen om aan te duiden wanneer een set aan taken voltooid is.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de Milestone Trend Analysis (MTA)? Gebruik jij deze methode voor het evalueren van de mijlpalen in het uitvoeren van jouw project? Denk jij dat deze methode zorgt voor meer controle en een lagere kans op vertraging? Welke andere ondersteunende projectmanagementtools ken jij?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Jones, C. (2004). Software project management practices: Failure versus success. CrossTalk: The Journal of Defense Software Engineering, 17(10), 5-9.
2. Payne, J. H., & Turner, J. R. (1999). Company-wide project management: the planning and control of programmes of projects of different type. International journal of project management, 17(1), 55-59.
3. Royer, P. S. (2000). Risk management: The undiscovered dimension of project management. Project Management Journal, 31(1), 6-13.
4. Tausworthe, R. C. (1979). The work breakdown structure in software project management. Journal of Systems and Software, 1, 181-186.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2021). Milestone Trend Analysis (MTA). Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/milestone-trend-analysis/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 09/03/2021 | Laatste update: 07/06/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/milestone-trend-analysis/”> Toolshero: Milestone Trend Analysis (MTA)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.