Issue management: de betekenis en uitleg

Issue management: in dit artikel wordt issue management praktisch uitgelegd. Het artikel begint met een algemene definitie en betekenis van issue management en waarom het belangrijk is in projectmanagement. Daarna volgt een stappenplan voor risicobeheer en wordt uitgelegd hoe het proces van issue management in de praktijk toegepast kan worden. Veel leesplezier!

Wat is issue management? De definitie

In bijna elk project ontstaan geregeld problemen of uitdagingen. Ook risico’s kunnen een probleem worden. Risico’s zijn mogelijke problemen in de toekomst die voorspeld kunnen worden.

Issue management kan gedefineerd worden als het proces waarmee organisaties problemen beheren. Dat wil zeggen: het identificeren van problemen en hier op een gepaste manier op reageren.

Betekenis en voorbeelden van Issue management

Problemen zijn vooral onverwachte wegversperringen en obstakels die zich op een willekeurig moment voor kunnen doen.

Een voorbeeld daarvan is de projectmanager die verwacht dat hij extra personeel nodig heeft om vastlopen te voorkomen, maar niet kan voorspellen dat hij ziek thuis komt te zitten. Andere voorbeelden zijn:

• Producten van slechte kwaliteit zoals slecht functionerende software
• Teamleden die vaardigheden en kennis missen
• Projecten of activiteiten waar geen budget voor is
• Verstoorde communicatie zoals taalbarrières of gebrek aan communicatie in de groep
• Leveringsproblemen

Er zijn verschillende manieren en technieken om met problemen en risico’s om te gaan. Zowel problemen als risico’s komen voor in projecten, dus het is belangrijk om een procedure te hebben die zowel op risico’s als problemen anticipeert. Dit noemen we probleembeheer, of issue management.

Dit proces helpt tevens vast te stellen wie het probleem gaat oplossen en wanneer. Ook worden de problemen bijgehouden in een database zodat toekomstige projecten kunnen leren van de manier waarop wordt omgegaan met problemen.

Het voorkomen van problemen is ook onderdeel van issue management. En dit start al voordat het project zelfs maar begint. Het omvat het maken van een heldere beoordeling over de problemen die zich voor kunnen doen en hoe deze opgelost zouden kunnen worden. Voordat een specifiek probleembeheerproces wordt opgesteld, wordt dus een risicobeheerplan opgesteld. Deze smoort een gedeelte van de problemen al in de kiem.

Risicomanagement

Risicobeheer of risicomanagement zijn zeer belangrijke disciplines in het bedrijfsleven en daar buiten. Risico’s worden beoordeeld om mogelijke problemen in de toekomst te voorspellen. Het draait hierbij allemaal om pro-activiteit. Dat wil zeggen: actief proberen om de risico’s in kaart te brengen en te mitigeren.

Zodra een projectteam weet met welke risico’s ze te maken kunnen krijgen in het proces, wordt het makkelijker om voorspelbare problemen de kop in te drukken en het project soepel te laten verlopen.

De volgende vijf stappen zijn essentieel om risico’s tijdig aan te pakken.

Stap 1. Identificeer het risico

Als eerste moet duidelijk zijn welk risico een gevaar vormt voor de voortgang van een project of proces. Verzamel daarom het team en als het kan specialisten van buitenaf. Gebruik bijvoorbeeld brainstormtechnieken om erachter te komen welke problemen en valkuilen zich voor kunnen doen. Je kan hiervoor post-its gebruiken of een mind map. Maak vervolgens een projectrisicobeheerlogboek waarin alle risico’s worden bijgehouden.

Stap 2. Analyseer het risico

Niet alle risico’s zijn hetzelfde. Soms is het bijvoorbeeld niet nodig om te handelen op een risico omdat de kans erop simpelweg te klein is, of omdat de consequenties simpelweg niet in de weg zullen staan van de voortgang van het project.

Gebruik technieken zoals de beslisboom of de beslismatrix om de gevolgen van elk risico goed aan te geven. Let hierbij op alle mogelijke consequenties van een risico, van financiële uitwerkingen tot verspilde tijd en andere kosten.

Stap 3. Stel prioriteiten

De volgende stap in het risicobeheerproces en proces voor issue management is het stellen van prioriteiten. Er zijn meerdere risico’s vastgesteld waarop gehandeld moet worden. Zoals eerder gesteld kunnen niet alle risico’s aangepakt worden zonder dat de voortgang van het projectplan in het gevaar komt.

Door prioriteiten te geven aan risico’s kan de lijst gerangschikt worden op waarschijnlijkheid en impact, zoals te lezen in het artikel over risicomanagement.

Stap 4. Neem maatregelen vanuit issue management

Tijdens deze stap komt het team of de projectmanager in actie om de risico’s aan te pakken. Stel een plan van aanpak op voor de risico’s met de hoogste prioriteit. Dat kan bijvoorbeeld het risico zijn met de meeste impact of de hoogste waarschijnlijkheid, maar ook aan andere risico’s uit de risicomatrix kunnen eerst gemitigeerd worden.

Stap 5. Beheer de risico’s

Het is belangrijk dat het team en de manager gedurende het project regelmatig teruggaat naar het risicologboek of plan van aanpak om de bepalen hoe goed of slecht de risico’s beheerd worden. Pas de aanpak zo nodig aan.

Verdere stappen in het proces van issue management

Met het doorlopen van het hierboven uitgelegde proces van risicomanagement is een eerste projecthindernis opgelost.

Het identificeren van risico’s en hierop anticiperen is een belangrijk onderdeel van issue management. Hoe zit het met problemen die alsnog opspelen? Deze acute problemen ontstaan ogenschijnlijk ineens en kunnen niet voorspeld worden.

Toch is er een snelle en efficiënte manier om deze problemen op te lossen. Dit staat bekend als het probleembeheerproces. Het proces omvat drie stappen:

1. Identificeren en registeren van problemen
2. Impact bepalen en het stellen van prioriteiten
3. Plan opstellen om de problemen op te lossen

Zoals te zien lijkt dit proces erg op het hiervoor behandelde proces van risicobeheer.

Het registeren van problemen is belangrijk om ze proactief op te kunnen lossen. Achter elk issue management proces schuilt een logboek waarin de problemen bijgehouden worden. Een logboek fungeert als een centrale database voor belanghebbenden waar ze problemen in projecten kunnen melden wanneer deze ontstaan. Ook kunnen ze oplossingen eraan toevoegen zodat anderen in de toekomst dit logboek kunnen raadplegen.

Het gebruik van een logboek zorgt ervoor dat:

• Teamleden een veilige manier hebben om zorgen en problemen over het project te delen
• Teamleden aan problemen toegewezen kunnen worden om de problemen aan te pakken en de voortgang hiervan bij te houden
• Het team een centrale plek heeft waar problemen vastgesteld worden

Er is geen vast formulier of format voor een logboek. Hoe dit eruit ziet hangt af van de behoeften en wensen van het team dat ermee werkt.

Zorg ervoor dat in ieder geval de volgende informatie opneemt in het logboek:

• Type probleem (technisch, storing, etc.)
• Naam van melder
• Tijd en datum van vaststelling
• Beschrijving van het probleem en gevolgen
• Welke prioriteit heeft het probleem?
• Naam van verantwoordelijke voor dit deel van het project
• Deadline voor een oplossing
• Status

Laat ruimte om na afloop van managen van het probleem te rapporteren hoe het probleem is opgelost. Hou iedere stap daarom bij. Dat helpt het team later om patronen vast te stellen in de manier waarop het probleem is opgelost.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over issue management? Wordt er in jouw werkomgeving effectief issue management uitgevoerd? Welke andere manieren of methoden kunnen jij toevoegen aan dit artikel als het gaat om issue management? Denk jij dat in veel organisaties meer aandacht besteed moet worden aan deze discipline?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Heath, R. L. (2018). Issues management. The international encyclopedia of strategic communication, 1-15.
2. Jaques, T. (2010). Embedding issue management as a strategic element of crisis prevention. Disaster prevention and management: an international journal.
3. Jaques, T. (2007). Issue management and crisis management: An integrated, non-linear, relational construct. Public relations review, 33(2), 147-157.
4. Ansoff, H. I. (1980). Strategic issue management. Strategic management journal, 1(2), 131-148.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2022). Issue management. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/issue-management/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 28/12/2022 | Laatste update: 13/08/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/issue-management/”>Toolshero: Issue management</a>

Artikel door:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.