Benefits Realization Management (BRM)
In dit artikel wordt Benefits Realization Management (BRM) praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige tool voor het optimaliseren van middelen en de voordelen ervan voor bedrijfsgroei. Veel leesplezier!
Wat is Benefits Realization Management (BRM)?
Er worden tijd en middelen geïnvesteerd in een project om doelen en transformationele veranderingen te realiseren binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een product of dienst die wordt ontwikkeld en later verkocht door een bedrijf.
Benefits Realization Management gaat over het onderzoeken van winstgevendheid: de voordelen die het product waar het bedrijf momenteel aan werkt, oplevert. Het gaat echter niet alleen om winstgevendheid herkennen, maar ook om het bouwen aan betere relaties met consumenten, medewerkers en investeerders.
Iedereen in het team of project moet zichzelf de volgende vraag stellen: ‘Wat kunnen we hier winnen?’ Van de mensen die het project organiseren tot de investeerders en uiteindelijke klanten, iedereen kan zijn of haar unieke kijk op de voordelen van een product of dienst bijdragen. Zo kan een goede voordelen pitch worden ontwikkeld.
Iedereen wil er baat bij hebben. Ondernemers of investeerders in projecten betalen niet voor innovatieve ideeën tenzij ze winst en andere voordelen opleveren die vol zijn te houden op de lange termijn. Deze voordelen zijn het resultaat van een effectief project en gebaseerd op cijfers die op winst moeten duiden, een maximaal rendement.
Benefits Realization Management plan
Er wordt vaak een Benefits Realization Management plan opgesteld waarin staat hoe de voordelen van het project stap voor stap geleverd kunnen worden. Dit omvat de metrics waarmee de voordelen worden gemeten, zodat de voortgang van het project bijgehouden kan worden.
De elementen van een Benefits Realization Management plan:
- Doelvoordelen: de verwachte voordelen die uiteindelijk gerealiseerd worden.
- Coherente strategie: onderbouwing van de voordelen van het project, het moet positief zijn voor de organisatie-strategie.
- Tijdsspanne voor realisatie van de voordelen: de periode waarin de voordelen worden gerealiseerd.
- Eigenaar voordeel: de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaald voordeel van het project.
- Metrics: getallen waarmee de realisatie van de voordelen wordt gemeten.
- Aannames: gedane aannames.
- Risico’s: inschattingen van risico’s die de projectvoordelen in gevaar brengen, de waarschijnlijkheid ervan en de aanpak.
- Monitoring en rapportage: processen voor het vastleggen van en rapporteren over de status van voordelen.
Je kunt de voortgang van je project bijhouden in een overzicht. Dit visualiseert de veranderingen, transformaties en de levering van de vereiste voordelen voor het optimale product of de optimale dienst. Gebruik een normale tabel met de hierboven genoemde elementen.
Belangrijke onderdelen van Benefits Realization Management
Het is belangrijk om de doelstellingen en verbeteringen te bepalen die nodig zijn voor het project waar je aan werkt. Maak dus een actieplan voor het behalen van de door jou gewenste doelstellingen. Vervolgens moet je de voortgang bijhouden om te controleren of het plan werkt, of dat er aanpassingen nodig zijn. Ten slotte, en niet onbelangrijk, moet je de prestaties van zowel het plan als het project evalueren.
Gedurende de levensduur van het project waaraan het bedrijf werkt, kent Benefits Realization Management een aantal belangrijke elementen van activiteiten om deze methode succesvol in te zetten. We gaan ze nu even doornemen en op eenvoudige wijze toelichten.
Deze Benefits Realization Management elementen zijn nodig om alles wat we hiervoor besproken hebben te realiseren.
Voordelen identificeren
Je moet bepalen wat de voordelen van het project zijn en hoe het waarde toevoegt aan je bedrijf en je zo de verwachte resultaten behaalt.
Hiervoor moet je de volgende activiteiten uitvoeren binnen het project:
- Definieer KPI’s en kwantitatieve meetmethoden om de voordelen te volgen.
- Definieer processen om de voortgang van het realisatieplan voor de voordelen te meten.
- Stel een communicatieplan op om tijdig de voortgang van het project vast te leggen en te communiceren aan de stakeholders (investeerders, managers, medewerkers).
Benefits Realization Management uitvoeren
Je weet welke voordelen je nastreeft, stel daarvoor een realisatieplan op. Dit plan beschrijft de activiteiten die noodzakelijk zijn om de door jou geplande voordelen te realiseren. Dit plan dient ook een tijdlijn te bevatten die je helpt met het monitoren en beoordelen van de voordelen die na verloop van tijd worden gerealiseerd.
De implementatiefase gaat over de volgende activiteiten of tussentijdse leveringen:
- Een plan met de taken die nodig zijn.
- Het toepassen van voordelenmanagement om de voordelen die je hebt vastgesteld te realiseren.
- Weten welke rollen en verantwoordelijkheden nodig zijn om de voordelen te beheren.
- Een communicatieplan om informatie aan te bieden.
- Toezicht houden op en sturing geven aan het project, zodat alles zo goed mogelijk functioneert en in overeenstemming met de doelstellingen van het bedrijf.
De realisatie van de voordelen volhouden
- De prestaties beoordelen om meer voordelen te identificeren.
Dit is onderdeel van het proces dat plaatsvindt na de implementatie. Lever de project deliverables aan het bedrijf en neem de tijd om te evalueren hoe het project is gegaan. Communiceer successen, uitdagingen en problemen en bespreek hoe deze opgelost kunnen worden voor komende projecten.
Door te communiceren met stakeholders, kun je ook feedback en ideeën ontvangen voor verbeteringen aan toekomstige projecten binnen het bedrijf.
Verantwoordelijkheden binnen Benefits Realization Management (BRM)
In Benefits Realization Management is er altijd een leider die toeziet op het project en alle voordeelrealisatieprocessen aanstuurt. De verantwoordelijkheid en activiteiten rusten echter niet slechts bij één persoon.
Er zijn ook anderen betrokken bij de realisatie van de voordelen: de investeerders, de projectmanagers, de eigenaar/eigenaren van het bedrijf, leiders in vakgebieden die een raakvlak hebben met het project, naast andere medewerkers die essentieel zijn voor een correcte uitvoering van alles.
Als een van de betrokkenen niet meer meedoet en een ander het overneemt, is het belangrijk om Benefit Realization Management rapporten van eerdere projecten te hebben. Daarmee beschikt de nieuwe persoon over een achtergrond over hoe deze methodologie werkt. Dit zorgt voor continuïteit wat de processen betreft en het behalen van de einddoelen.
Rol van de projectmanager in Benefits Realization Management
De projectmanager dient feedback te geven na iedere vergadering of presentatie. Hij of zij laat een overzicht zien van de prestaties in vergelijking met de doelstellingen en verwachtingen. Dit helpt ervoor zorgen dat er geen verrassingen zijn aan het einde wanneer het tijd is voor beoordelingsgesprekken.
Dit dient een proces van twee stappen te zijn. Eerst moeten we over een projectplan beschikken dat beschrijft wat iemand moet bereiken. Vervolgens moeten ze beoordeeld worden op basis van dit plan.
Hoe kan Benefits Realization Management een bedrijf helpen groeien?
De juiste voordelenrealisatie behalen is een complex, maar niet onmogelijk proces. Het doel moet zijn zorgen dat medewerkers tevreden zijn met de voordelen die ze krijgen en dat medewerkers en investeerders rendement zien op wat ze erin stoppen.
Een van de manieren om de inzet en goede prestaties van de betrokkenen bij Benefits Realization Management vol te houden, is met het hebben van een eenvoudige en duidelijke communicatiestrategie voor het voordelenplan van de organisatie. Dit betekent dat je medewerkers toegang geeft tot informatie over de mogelijkheden en ze ook bijpraat over veranderen en andere processen binnen het project.
Het maximaliseren van de ROI met een goed geïmplementeerde Benefit Realization Management strategie
Veel bedrijven gebruiken het proces van voordelenrealisatie. Ze weten dat het ze zal helpen hun ROI te maximaliseren. Een van de belangrijkste voordelen van een Benefit Realization Management strategie is dat het de klanttevredenheid en winstgevendheid zal vergroten.
Maar de meeste bedrijven richten zich op verkopen, daar zijn ze ook goed in. Ze leveren echter niet altijd de beloftes die ze aan hun klanten maken. Je bedrijf moet niet alleen verkopen, maar ook de belofte over het product / dienst dat je aanbiedt waarmaken.
Een praktische gids voor Benefits Realisation Management kaarten
De opzet van voordelenkaarten of -grafieken is van rechts naar links. Je visualiseert doelstellingen, strategische resultaten, etc. als uitgangspunt. Vervolgens ga je naar de tussentijdse resultaten en dan links de zaken die moeten gebeuren om ze te realiseren.
Voordelen van het afhankelijkheidsnetwerk
Een voordelenkaart toont duidelijk hoe jouw project verband houdt met de strategische doelstellingen van je bedrijf. Het bestaat meestal uit de volgende vijf onderdelen van rechts naar links:
Doelstelling
Meetbaar einddoel dat de visie van het bedrijf ondersteunt.
Uiteindelijk voordeel
De reden om te investeren in een project of programma, het resultaat dat de stakeholders willen zien en willen bereiken.
Tussentijds voordeel
Voordelen die bijdragen aan het uiteindelijke voordeel of die positief zijn voor het bedrijf.
Zakelijke veranderingen / resultaten
Veranderingen die aan deliverables van een project moeten worden gemaakt die helpen om de zakelijke doelstallingen te bereiken.
Enabler
De systemen of processen die de noodzakelijke veranderingen ondersteunen die een bedrijf in staat stellen zijn doelen te bereiken.
Voordelen van een alternatief afhankelijkheidsnetwerk
Dit beeld is vergelijkbaar met de afhankelijkheidskaart voor voordelen, maar richt zich erop om het meeste te halen uit digitale investeringen. Het afhankelijkheidsnetwerk voor voordelen bestaat uit de volgende zes onderdelen van rechts naar links:
Drivers binnen het bedrijf
De hooggeplaatste drivers van verandering binnen de organisatie.
Doelstellingen
De doelstellingen die je wilt bereiken die de focus van het project definiëren.
Verwachte voordelen
De voordelen van het implementeren van organisatorische veranderingen.
Organisatorische veranderingen volhouden
De veranderingen die nodig zijn om de aangegeven doelstellingen te bereiken.
Organisatorische veranderingen mogelijk maken
De veranderingen die nodig zijn om duurzame organisatorische veranderingen te ondersteunen.
IS / IT-enablers
De informatiesystemen en -technologie moeten de veranderingen ondersteunen die nodig zijn om de beoogde voordelen te realiseren.
De eerste drie onderdelen definiëren waarom je bepaalde veranderingen aanbrengt. Het volgende onderdeel legt uit wat je wilt veranderen. De laatste twee onderdelen leggen uit hoe je daar denkt te komen.
Conclusie
De volgende vergelijking kan afgeleid worden van de theorie over Benefits Realization management: uitvoer + resultaten = voordelen.
Het behalen van doelstellingen en het realiseren van de voordelen van een product of dienst zijn positief voor alle betrokkenen bij het project. Het project is dus het proces om deze doelstellingen te bereiken, afgestemd op de bedrijfsstrategie. Zo wordt Benefits Realization Management succesvol en voegt het waarde toe voor het bedrijf en zelfs voor de klant.
De waarde van iedere stakeholder is cruciaal, van de interne organisatie, de medewerkers, investeerders, leiders en eigenaren van het bedrijf, tot de klant, die het bestaan van het bedrijf mogelijk maakt.
De stappen van het proces worden hieronder samengevat.
- Begrijp de behoeften en wensen van de klant om succesvol voordelen te realiseren.
- Identificeer alle voordelen en hoe ze relevant zijn voor de klant en het bedrijf als geheel.
- Leg de voordelen vast in duidelijke en beknopte zinnen.
- Communiceer deze voordelen op effectieve wijze naar klanten en investeerders (alle betrokkenen bij het project).
Jouw beurt
Wat denk jij? Wat vind jij? Is het gebruik van Benefits Realization Management nodig voor een bedrijf dat zakelijk succesvol wil zijn? Heb je deze methode al eens toegepast? Zo ja, wil je die ervaring met ons delen? Heb je nog aanvullingen of andere suggesties?
Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.
Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief.
Meer informatie
- Jones, P. (2021). Do your Projects Support your Strategy? Applying Benefits Realization Management.
- Love, P. E., Matthews, J., Simpson, I., Hill, A., & Olatunji, O. A. (2014). A benefits realization management building information modeling framework for asset owners. Automation in construction, 37, 1-10.
- Serra, C. E. M. (2016). Benefits realization management: Strategic value from portfolios, programs, and projects. Auerbach Publications.
Citatie voor dit artikel:
Ospina Avendano, D. (2021). Benefits Realization Management (BRM). Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/benefits-realization-management/
Oorspronkelijke publicatiedatum: 09/03/2021 | Laatste update: 07/06/2023
Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/benefits-realization-management/”> Toolshero: Benefits Realization Management (BRM)</a>
Gerelateerde Artikelen
Co-creatie: de uitleg en betekenis
Vijf krachten model van Michael Porter: de uitleg
Kraljic matrix: de uitleg
Supply chain resilience (SCR)
3C model (Ohmae): de uitleg
