Soft Systems Methodology (SSM)

Soft Systems Methodology (SSM) - ToolsHero

In dit artikel wordt het concept van Soft Systems Methodology (SSM) van Peter Checkland praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige probleem oplosmethode.

Wat is de Soft Systems Methodology (SSM)?

De Britse systeemdenker Peter Checkland ontwikkelde aan de hand van 10-jarig onderzoek, de Soft Systems Methodology (SSM). Het is een manier om bedrijfsprocessen te modelleren en kan worden ingezet voor algemene probleemoplossing en bij het beheren van veranderingen in de organisatie. Het primair gebruik van SSM draait om de analyse van complexe situaties, waarbij uiteenlopende opvattingen zijn over de definitie van het probleem. SSM kan in dergelijke situaties ingrijpen, door de discussie mogelijk te maken tussen alle betrokken partijen. Daardoor is het mogelijk om tot een consensus te komen, waarin alle betrokkenen zich kunnen vinden.

Peter Checkland ontwikkelde deze methode in de jaren negentig van de vorige eeuw. Hij kwam tot de conclusie dat ideeën van ontwikkelaars en gebruikers niet altijd overeen kwamen. Het probleem was dat de meningen vaak sterk uiteenliepen en dat ontwikkelaars de neiging hadden om ingewikkelde vaktaal te gebruiken, waar gebruikers (klanten en overige medewerkers) geen chocolade van konden maken. Met SSM richtte Checkland zich erop om een collectieve aanpak binnen een organisatie te stimuleren. Daardoor is het mogelijk om meervoudige ideeën en inzichten met elkaar bespreekbaar te maken en vanuit hier nieuwe stappen in verdere ontwikkeling zetten.

Consensus

Soft Systems Methodology (SSM) is een methode om complexe problemen te structureren en om wenselijke en haalbare veranderingen te ontwikkelen binnen een gedifferentieerde groep mensen. Zo’n heterogene groep kan bestaan uit medewerkers, ontwikkelaars, gebruikers en klanten, waarbij iedereen een ander licht laat schijnen over een probleemstelling. Het is vaak moeilijk om al deze verschillende denkstijlen op één lijn te krijgen. Daarom heeft Checkland SSM expliciet ontworpen om een heterogene groep door een dergelijk proces te leiden, zodat elke deelnemer de kans krijgt om een complex probleem te structureren. Op die manier is het mogelijk om haalbare verandering(en) door te voeren.

Het is niet altijd even gemakkelijk om alle betrokkenen mee te krijgen in een gewenste oplossing voor een probleemsituatie. Door met elkaar in gesprek te gaan, zullen zij tot aanpassingen komen die wenselijk en haalbaar zijn. Soft Systems Methodology (SSM) is geen inhoudelijke organisatietheorie, maar leidt wel tot een snellere besluitvorming op basis van consensus. Ook geeft de Soft Systems Methodologie (SSM) geen kaders over hoe een ontwerp eruit moet zien; het is een zoekproces naar de beste oplossing. Het maakt gebruik van de kennis en expertise van allen, die nauw zijn betrokken bij de probleemsituatie. Het is de kern van SSM om tussen de ‘echte’ wereld en de conceptuele denkwereld van de betrokkenen een brug te slaan.

7 stappen

Checkland omschrijft de Soft Systems Methodology (SSM) als een methode die in 7 stappen kan worden gevolgd. Daarbij opgemerkt dat het lang niet allesbepalend is om daadwerkelijk alle 7 stappen te volgen. Wanneer blijkt dat na stap 4 al een mooie oplossing is gevonden, dan volstaat dat prima. Het draait om de basis van discussie tussen betrokkenen, waardoor verschillende belangen kunnen worden meegenomen in de uitwerking:

Soft System Methodology - ToolsHero

Stap 1 – probleemsituatie herkennen

Om tot definiëring van het probleem te komen, is het belangrijk om eerst veel informatie te achterhalen. Dat kan bijvoorbeeld door betrokkenen te interviewen en veel documentatie omtrent de problematiek te achterhalen en te bestuderen. Ook het boven water halen van mogelijke factoren die de situatie beïnvloeden, is onderdeel van deze stap. Als laatste is het raadzaam om alle informatie over organisatiestructuur en besturingsprocessen te vergaren en dit in het licht van de probleemsituatie te zien.

Stap 2 – probleemsituatie omschrijven

Op basis van alle verkregen informatie uit stap 1, kan vervolgens de probleemsituatie omschreven en gedefinieerd worden. Binnen SSM wordt vaak gebruik gemaakt van zogenoemde ‘rich pictures’. Dit zijn schetsen van de probleemsituatie, waardoor letterlijk een beeld ontstaat. Ook moet er gekeken worden naar de rol van de klant, de rol van de probleemeigenaar (de organisatie of afdeling) en de probleemoplosser(s). Daarnaast is het goed om naar machtsstructuren binnen de organisatie te kijken en de manier waarop belanghebbenden met elkaar omgaan en afhankelijk van elkaar zijn.

Stap 3 – formuleren van basisdefinities

De nadruk komt te liggen in het beschrijven van de ideale manier waarop het systeem dient te functioneren. Deze zogenoemde ‘root definitions’ geven een ideaalbeeld van relevante systemen. Dit kan worden opgesteld vanuit de CATWOE elementen, die door David Smyth ontwikkeld zijn:

  • Customers – de klanten van een organisatie; gebruikers en belanghebbenden van een systeem.
  • Actors – de medewerkers binnen een organisatie, die ervoor zorgen dat een transformatieproces tot stand komt.
  • Transformation – het proces waarin input door een organisatie getransformeerd wordt tot een output, waaronder de probleemoplossing.
  • Weltanschauung / Worldview – dit is het ‘grotere plaatje’ en beziet de verschillende stakeholders en belanghebbenden vanuit de omgeving rondom een organisatie en de invloed die zij kunnen uitoefenen.
  • Owners – de personen binnen een organisatie, die in staan zijn om veranderingen door te voeren en beslissen of een project start of juist moet stoppen.
  • Environmental constraints – feitelijke elementen vanuit de omgeving, die invloed op de organisatie kunnen hebben en het systeem kunnen belemmeren of beperken.

Stap 4 – samenstellen van conceptuele modellen

Voor elke activiteit uit de ‘root definition’ uit stap 3 worden conceptuele modellen samengesteld, met een kort omschreven doelstelling.

Stap 5 – vergelijking modellen en realiteit

De conceptuele modellen zijn gebaseerd op theorieën, maar staan nog ver van de realiteit. Daarom is het verstandig te kijken in hoeverre ze overeenkomen met de ‘echte’ wereld. Een ‘gap analyse’ biedt uitkomst of er wel of geen sprake is van een kloof tussen de modellen en de werkelijkheid. In het groepsproces kunnen bovendien alle verschillende zienswijzen over de realiteit naar voren komen.

Stap 6 – wijzigingen definiëren

Het is niet altijd noodzakelijk om wijzigingen aan te brengen in de probleemoplossingen. Wanneer hier wel sprake van is, dan moeten deze wijzigingen worden gedefinieerd en er zal gekeken worden of ze haalbaar zijn.

Stap 7 – ondernemen van actie

Om de probleemsituatie te verbeteren, is het nodig om actie te ondernemen. De wijzigingen uit stap 6 zullen in de organisatie geïmplementeerd worden. Mochten zich problemen voordoen, dan start de cyclus weer opnieuw bij de eerste fase. Zodoende dat SSM een iteratieve cyclus heeft.

Facilitator

Om Soft Systems Methodology (SSM) in goede banen te leiden, is het van belang dat het gehele proces door iemand gestuurd wordt. Doorgaans wordt deze participerende rol door de zogenoemde facilitator uitgevoerd. Hij is niet alleen verantwoordelijk om de heterogene groepsleden met elkaar in contact te brengen. Hij moet ook bekend zijn met SSM en in staat zijn om alle deelnemers te stimuleren hun kennis met de anderen te delen. Daarnaast is het zijn rol om voor een goede ruimte te zorgen, waar men in een brainstormachtige sessies met elkaar in discussie kan gaan. Het gebruik van flipovers is daarbij wenselijk. Ook is het de taak van de facilitator om vooraf een planning op te stellen voor het doorlopen van (alle) stappen. Afhankelijk van de probleemstelling kunnen hier enkele uren tot enkele dagen voor gereserveerd worden. Daarnaast moet er tijd gereserveerd worden om de praktische uitvoering van elke stap uit te voeren. Het draait uiteindelijk om een goed haalbaar en realistisch resultaat, waarmee alle deelnemers tevreden zijn.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre is de Soft Systems Methodology (SSM) voor jou herkenbaar? Herken je de praktische uitleg of heb je meer suggesties? Wat zijn jouw succesfactoren voor het oplossen van problemen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Meer informatie

  1. Checkland, P., & Poulter, J. (2006). Learning for action: a short definitive account of soft systems methodology and its use, for practitioners, teachers and students. John Wiley and Sons Ltd.
  2. Checkland, P. (2000). Soft systems methodology: a thirty year retrospective. Systems research and behavioral science, 17(S1), S11-S58.
  3. Checkland, P., Scholes, J., & Checkland, P. (1990). Soft systems methodology in action (Vol. 7). Chichester: Wiley.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). Soft Systems Methodology (SSM). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/soft-systems-methodology-ssm/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/soft-systems-methodology-ssm/>ToolsHero: Soft Systems Methodology (SSM)</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here