Problem Definition Process

Problem Definition Process: in dit artikel wordt het Problem Definition Process praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige probleem oplosmethode.

Wat is het Problem Definiton Process?

Het lijkt voor de hand liggend om te denken dat problemen de neiging hebben om zichzelf te definiëren en dat er gefocust moet worden op het vaststellen van de consequenties en gezocht moet worden naar oplossingen. Tot op zekere hoogte is dit waar. Een accurate probleemstelling, te realiseren met het Problem Defintion Process, vereenvoudigt echter de weg naar een passende oplossing. Omdat het probleem analytisch gedefinieerd wordt, wordt het probleem vanuit verschillende invalshoeken onderzocht en verduidelijkt het probleemstellingsproces de punten waarop geconcentreerd moet worden in de analyse die uitgevoerd wordt op belangrijke kritieke problemen.

Problem Definition Process is een tool die gebruikt kan worden om verschillende problemen te vergelijken, bijvoorbeeld binnen een organisatie of in een project, en kunnen algemene problemen aan het daglicht brengen die voorheen nog niet duidelijk waren. Wat in eerste instantie het hele probleem lijkt te zijn, is vaak slechts een gedeelte of een symptoom van een groter, dieper, en ingewikkelder vraagstuk. Het probleemstellingsproces helpt om het probleem te visualiseren, door het vanuit verschillende invalshoeken te presenteren, en om de bredere context en bijbehorende problemen te helpen definiëren.

Het uitvoeren van het Problem Definition Process is vooral effectief wanneer alle stakeholders hierbij betrokken worden.

Op deze manier kunnen er waardevolle inzichten gevormd worden over de omvang van het probleem, de mogelijke consequenties ervan en kunnen ideeën over creatieve oplossingen worden gevormd, al zijn de oplossingen geen onderdeel van het probleemstellingsproces. Het definiëren van het probleem is echter wel essentieel voordat overgegaan kan worden op bijvoorbeeld een Root Cause Analyse, het maken van een Ishikawa diagram of het uitvoeren van een oorzaak en gevolg analyse.

Stappen in het Problem Definition Process

1. Beschrijf de visie

Begin met te beschrijven hoe de zaken in de meest ideale situatie zouden moeten werken. Voordat het probleem dus beschreven of behandeld wordt moet er in een paar zinnen worden uitgelegd hoe de situatie zou zijn als het probleem niet bestond. Neem bijvoorbeeld het incheckprotocol van een kleine vliegmaatschappij.

Wanneer elke passagier op de luchthaven moet inchecken ontstaan hier lange rijen en dat neemt veel tijd in beslag. Een inefficiënt incheckprotocol is tijdrovend en dat brengt extra kosten met zich mee. Dat is een probleem. Het vliegtuig moet immers zo snel mogelijk de lucht in. Het incheckprotocol moet dus geoptimaliseerd worden terwijl het voor alle passagiers te begrijpen is.

2. Beschrijf het probleem

Het accuraat beschrijven van het probleem is vaak al het halve werk. Vat het probleem bondig samen en positioneer de belangrijkste informatie in het begin van de uit een enkele zinnen bestaande probleemstelling.

In het geval van de luchtvaartmaatschappij zou dit kunnen zijn: het huidige incheckprotocol van de maatschappij is inefficiënt in gebruik. Door verspilling van manuren van medewerkers maakt het huidige protocol het bedrijf minder concurrerend en een trager incheckproces creëert een ongunstig merkimago.

3. Beschrijf de financiële consequenties van het probleem

Nadat het probleem gedefinieerd is moet er uitgelegd worden waarom het een probleem is. Niemand heeft tenslotte de middelen om elk klein probleem de wereld uit te helpen. Vervoert de luchtvaartmaatschappij bijvoorbeeld 50 passagiers per dag, en verspilt het huidige incheckprotocol ongeveer 6 minuten per passagier, dan resulteert dit in een verlies van ongeveer 5 uur per dag, wat neerkomt op €100 per dag, of €36.500 per jaar. Of de investering in een online incheckportaal kan worden terugverdiend moet dan blijken uit bijvoorbeeld een kosten-batenanalyse.

Gebruik Lean’s 5 keer waarom

Met voldoende achtergrondinformatie het probleem benaderen heeft als voordeel dat voorheen niet bedachte zaken boven kunnen komen. Gebruik in het Problem Definition Process de 5 keer waarom methode van Lean management: wie, wat, waar, wanneer en waarom. Terwijl de probleemstelling gedefinieerd wordt zouden alle vijf de W’s volledig beantwoord moeten worden:

• Wie veroorzaakt of kan het probleem beïnvloeden?
• Wat zou de situatie zijn als het probleem er niet zou zijn, en wat is de situatie in de toekomst als het probleem blijft bestaan?
• Waar speelt het probleem zich af?
• Wanneer moet het probleem worden opgelost?
• Waarom is het belangrijk dat het probleem wordt opgelost?
• Enkele vragen die hierbij gesteld kunnen worden?
• Is het probleem tijdelijk of permanent?
• Hoeveel mensen hebben te maken met het probleem?
• Gaat deze analyse naar het probleem mogelijk effect hebben op bestaande kennis, praktijken of protocollen?

Polijst de probleemstelling

Enkele tips voor het verbeteren van de probleemstelling zijn:

Weest beknopt

Een ding om in gedachten te houden bij het schrijven van de probleemstelling is om zo kort en duidelijk mogelijk te blijven. De probleemstelling mag niet langer dan noodzakelijk zijn en moet begrepen worden door iedereen die het leest. Gebruik duidelijke, directe taal en loop niet vast in kleine details. Alleen de essentie van het probleem dient behandeld te worden.

Schrijf voor anderen

Omdat hoogstwaarschijnlijk verschillende partijen het probleem gaan behandelen, is het zaak dat iedereen de probleemstelling hetzelfde interpreteert.

Pas daarom de toon, stijl en dictie hierop aan. Vraag jezelf: voor wie schrijf ik dit? Kennen deze mensen dezelfde termen en concepten als ik? Delen deze mensen dezelfde houding als ik?
Gebruik dus geen specifieke vaktaal
Zoals hierboven vermeld moet de probleemstelling zo geschreven worden dat iedereen het juist interpreteert. Dit betekent dat, tenzij er vanuit gegaan kan worden dat de lezer wel over de juiste kennis beschikt, bijvoorbeeld technische terminologie vermeden moet worden of zorg ervoor dat deze termen uitgelegd worden.

Samenvattend

Problemen lossen vaak zichzelf niet op en daarom is het zaak dat zonder tijdsverlies en andere inefficiënties hierop adequaat gehandeld wordt. Omdat dikwijls meerdere partijen werken aan een oplossing voor het probleem is juist de probleemstelling het belangrijkste onderdeel van de oplossing omdat verschillende interpretaties aan het probleem veel onduidelijkheid oplevert.

Gebruik voor het definiëren van de probleemstelling het Problem Definition Process. Het beschrijven van de ideale situatie, het uitleggen van het probleem en het vaststellen van de consequenties met behulp van de vijf keer waarom methode helpt om ‘out of the box’ te denken en zorgt ervoor dat vanuit alle invalshoeken naar het probleem wordt gekeken.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het Problem Definition Process? Wat zijn volgens jou zaken die bijdragen aan een duidelijke probleemstelling? Hoe pas jij het Problem Definition Process toe in jouw omgeving? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Cavana, R. Y., Delahaye, B. L., & Sekaran, U. (2001). Applied business research: Qualitative and quantitative methods. John Wiley & Sons Australia.
2. Hicks, M. J. (2013). Problem solving in business and management: hard, soft and creative approaches. Springer.
3. Gray, B. (1989). Collaborating: Finding common ground for multiparty problems.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2018). Problem Definition Process. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/problem-definition-process/

Published on: 28/11/2018 | Last update: 19/04/2022

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=” https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/problem-definition-process/>Toolshero: Problem Definition Process</a>