Activiteitenlogboek

Activiteitenlogboek: in dit artikel wordt het activiteitenlogboek praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige effectiviteit en time management tool. In dit artikel kun je tevens een activiteitenlogboek template downloaden om je kennis direct toe te passen.

Wat een activiteitenlogboek?

Tijd is een schaars middel. Het verstandig beheren hiervan is dan ook van groot belang voor alle ondernemers en werknemers. Een activiteitenlogboek is een document waarin wordt opgenomen hoe, waar en wanneer tijd wordt doorgebracht.

Een activiteitenlogboek is te gebruiken voor bedrijfsdoeleinden, maar ook in andere situaties kan het bijhouden van activiteiten voordeel opleveren.

Op de werkvloer kan het inzicht geven in de hoeveelheid tijd die wordt besteed om een bepaalde taak uit te voeren, hoelang er geluncht wordt of hoeveel tijd er per dag besteed wordt aan het controleren van de e-mails.

Het bijhouden van een activiteitenlogboek is ook een van de meest effectieve manieren om vast te stellen waar tijd aan verspild wordt. Deze zaken kunnen dan geïsoleerd worden en vervolgens moet er een manier gevonden worden hoe er efficiënter gewerkt kan worden.

Activiteiten bijhouden en analyseren kan een flinke tijdwinst opleveren als daarna gekeken wordt hoe de tijd beter ingedeeld kan worden, met een efficiëntere en productievere werkdagindeling als gevolg.

Veel mensen realiseren zich niet dat het verspillen van een paar minuten elke dag op de lange termijn enorm veel tijd en geld kan kosten.

Als het gaat om de korte hoeveelheid tijd die besteed wordt aan bepaalde dingen, en de realisatie daarvan, zijn de hersenen niet erg efficiënt. Niet vanwege onvermogen, maar omdat het korte termijn informatie betreft die de hersenen vaak niet overbrengen in de langdurige geheugenopslag. Het bijhouden van een activiteitenlogboek is daarom zeer raadzaam.

Activiteitenlogboek stappenplan

1. Registreer alle activiteiten zoals ze zich voordoen. Noteer daarbij ook onderbrekingen zoals pauzes en noteer details. Om nauwkeurigheid te garanderen is het belangrijk om niet te wachten tot het einde van de dag of de week.
2. Geef aan elke activiteit een prioriteit. Gebruik hiervoor A, B of C of gebruik de Actie Prioriteiten Matrix.
3. Noteer vervolgens hoe elke activiteit verbeterd kan worden. Hoe meer details hieraan toegevoegd worden, hoe beter.
4. Houd het activiteitenlogboek voor minimaal een week bij. Alleen als elke dag vergelijkbaar is, met dezelfde werkzaamheden, voldoet een kortere tijdspan. Over het algemeen is een week het minimum om goed inzicht te krijgen over de activiteiten gedurende een normale werkweek.

Analyseren tijdsbesteding

Het verzamelen van de gegevens in een activiteitenlogboek is niet nuttig als er geen analyse op uitgevoerd wordt en mogelijk wijzigingen op worden doorgevoerd. De essentie van de gegevensanalyse is het categoriseren van de bestede tijd en deze uitlijnen met persoonlijke doelen of taken.

Er zijn verschillende manieren om dit te vergelijken, maar een voorbeeld is het categoriseren van de werkdoelen op korte, middellange en lange termijn. Kijk vervolgens waar de meeste tijd wordt doorgebracht en ga na of met deze verdeling van de tijd deze doelstellingen bereikt kunnen worden.

Denk bij het indelen van de activiteiten ook aan de schommelingen in energie gedurende de dag. Iedereen heeft momenten waarop de energie en focus hoger of lager is. Voer de activiteiten die de meeste waarde toevoegen uit op het moment dat de focus en energie hoog is. Het gaat hier om het identificeren van een mismatch tussen de activiteiten en het moment waarop deze worden uitgevoerd.

Een dergelijke mismatch komt vaak voor bij het checken en wegwerken van ongelezen e-mails. Voor veel mensen zijn de ochtenduren juist het meest productief, terwijl veel tijd wordt besteed aan het lezen en beantwoorden van onbelangrijke e-mails. Overweeg daarom om dit aan het einde van de dag te doen.

Logging en regelgeving

In veel landen is in bepaalde sectoren het bijhouden van een activiteitenlogboek een verplicht onderdeel. Zo moeten commerciële motorvoertuigen met eigen motor of getrokken voertuig, zoals vrachtauto’s of bussen, een elektronisch logging-apparaat gebruiken. Dit apparaat staat in de United States bekend als een Electronic Logging Device (ELD) en in Europa als tachograaf.

Het apparaat registreert de rijtijd van de bestuurder, de locatie, motoruren en de locatie. Het apparaat, en de verplichting om deze te gebruiken, is bedoeld om een veilige omgeving te creëren voor chauffeurs en andere weggebruikers. Chauffeurs rijden vaak lange afstanden en mogen niet teveel uur achter elkaar rijden om vermoeidheid te voorkomen. Ook de snelheid van de vrachtauto wordt met het apparaat geregistreerd, deze staat wettelijk vastgesteld op een bepaalde snelheid.

Eerder werden papieren logboeken bijgehouden door de chauffeur zelf. Deze konden echter makkelijk gemanipuleerd worden en daarom werd de nauwkeurigere elektronische variant ingevoerd.

In maart 2016 legde een Europese verordening nieuwe vereisten voor de ontwikkeling, installatie en werking van nieuwe slimme tachografen van de nieuwe generatie. Deze zullen vanaf 2019 worden ingevoerd en zijn ontwikkeld om beveiligingsrisico’s aan te pakken. De nieuwe slimme tachografen zijn verbonden met het wereldwijde navigatiesatellietsysteem (GNSS) en maakt het voor overheidsinstanties makkelijker om bestuurders en bedrijven te controleren.

Tips voor het bijhouden van een activiteitenlogboek

• Wees consistent
• Wees nauwkeurig
• Probeer een logboek op basis van tijd en op een basis van activiteiten. Bepaal wat het beste werkt voor jou
• Wacht niet te lang met het bijhouden van de activiteiten
• Houd ook de tijd bij waarin niks uitgevoerd wordt
• Noteer bij elke activiteit ook of deze gepland was van te voren

Activiteitenlogboek template

Wil je gaan meten hoeveel tijd je besteedt aan activiteiten? Met ons activiteitenlogboek template helpen we je graag op weg.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het activiteitenlogboek? Houd jij een activiteitenlogboek bij? Wat zijn volgens jou zaken die bijdragen aan een effectieve tijdbesteding? Hoe zorg jij ervoor dat de werkdag efficiënter en productiever wordt?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Macan, T. H. (1996). Time-management training: Effects on time behaviors, attitudes, and job performance. The Journal of psychology, 130(3), 229-236.
2. Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel review, 36(2), 255-276.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2018). Activiteitenlogboek. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/activiteitenlogboek/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/activiteitenlogboek/>ToolsHero: Activiteitenlogboek</a>

Published on: 28/12/2018 | Last update: 02/02/2022

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.