Skills matrix

Skills matrix: in dit artikel wordt de skills matrix praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige managementtool. Tevens kun je op deze pagina een skills matrix template downloaden om direct de kennis toe te passen.

Wat is de skills matrix?

De skills matrix is een visuele tool waarmee duidelijk en zichtbaar de vaardigheden en competenties van individuen binnen een organisatie, groep of team gevisualiseerd worden. De vaardighedenmatrix, of competentiematrix valt onder skill management. Het primaire doel van skill management is om te ondersteunen bij het begrijpen, ontwikkelen, inzetten en volgen van mensen en hun vaardigheden.

De skill matrix / de competentiematrix wordt over het algemeen gebruikt voor een kleine groep mensen, maar kan ook uitgebreid worden. Aan de linkerkant staan specifieke vaardigheden of kennisgebieden die nodig zijn in bijvoorbeeld een project. Vervolgens moeten er voor elke naam twee variabelen worden ingevuld: kennis is de betreffende vaardigheid, en bereidheid om de vaardigheid toe te passen.

Bij goed gebruik geeft de skills matrix een betrouwbaar beeld van de kennis en vaardigheden aanwezig in een team. Hieruit kan afgeleid worden of de juiste vaardigheden aanwezig zijn voor specifieke functies. Zijn er vaardigheden die het team mist, maar die noodzakelijk zijn wordt er gesproken van een vaardigheidskloof. Dit maakt het een essentieel hulpmiddel voor elke human resource manager die keuzes baseert op data.

Bekwaamheid & bereidheid

Twee centrale aspecten in het maken en gebruiken van de skills matrix zijn bekwaamheid en bereidheid. Het bekwaamheidslevel geeft aan in welke mate de werknemer bekwaam is om de activiteit uit te voeren. De bereidheid geeft aan in hoeverre een medewerker bereid is om zijn vaardigheden toe te passen, en om verder te ontwikkelen.

Een hoog niveau van bekwaamheid is een positieve indicator, maar niet alleszeggend. De werknemer moet ook voldoende bereid zijn om zijn kennis of vaardigheden toe te passen, en om verder te ontwikkelen. Het is een goed teken als een medewerker graag wilt ontwikkelen.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende niveaus van bekwaamheid en bereidheid:

Bekwaamheidslevel 0

De medewerker heeft geen kennis of vaardigheden in de specifieke richting. Hij of zij is niet inzetbaar voor de activiteit. Het is belangrijk dat een medewerker met level 0 kennis maakt met de basisconcepten van de activiteit of discipline die gebruikt worden in de organisatie of het projectteam.

Bekwaamheidslevel 1

Level 1 wordt toegekend aan personen in de skills matrix met basiskennis of vaardigheden in de betreffende richting of activiteit. Basistechnieken en concepten zijn reeds verworven, en de focus moet voor deze werknemers gelegd worden op training en ontwikkeling.

Bekwaamheidslevel 2

Level 2 wordt toegekend aan medewerkers met enige ervaring in een bepaalde sector of activiteit. Hij of zij heeft de kans gehad om enkele keren in de praktijk mee te lopen met professionals, of als trainee in een opleiding.

Level 2 houdt in dat de werknemer terminologie begrijpt, en erover kan discussiëren. Verder zijn relevante concepten, principes, theorieën en problemen bekend bij de persoon.

Ook deze medewerkers moeten focussen op ontwikkeling en het opdoen van nieuwe ervaringen.

Bekwaamheidslevel 3

Level 3 is gemiddelde expertise. Deze medewerkers hebben de vaardigheden en het vermogen om de activiteiten succesvol uit te voeren. Af en toe kan het voorkomen dat er nog expertise van een professional nodig is, maar over het algemeen kunnen de taken zelfstandig worden uitgevoerd.

Deze werknemers zijn goed in wat ze doen, maar kunnen nog verder ontwikkelen door te focussen op het uitbreiden van vaardigheden en kennis door ervaring. Alle relevante kennis is verworven, evenals kennis over beleidsvoering en complexe procedures.

Bekwaamheidslevel 4

Werknemers met bekwaamheidslevel 4 zijn gevorderd in wat zij doen, en hebben geen hulp nodig bij het uitvoeren van hun taken. Zij staan bekend in de organisatie als de persoon aan wie alles gevraagd kan worden wanneer een ander iets niet weet.

Deze medewerkers moeten focussen op brede managementissues of professionele zaken, en komen geregeld met baanbrekende ideeën of suggesties over problemen in hun expertise. In de praktijk nemen deze medewerkers vaak een coachende rol op zich, om hun kennis en vaardigheden te delen met anderen.

Bekwaamheidslevel 5

De hoogste score voor het criterium bekwaamheid in de skills matrix is 5. Deze medewerkers zijn experts in wat zij doen. Zij kunnen effectief problemen oplossen, anderen begeleiden, en alle vragen beantwoorden die te maken hebben met hun expertise.

Deze medewerkers houden zich vooral op strategisch gebied bezig met hun vakgebied, en hebben excellente vaardigheden laten zien in het verleden. Bekwaamheidslevel 5 wordt alleen toegekend aan medewerkers die bijzonder creatieve oplossingen kunnen bedenken voor complexe vragen.

Bereidheid

Bereidheid wordt weergegeven met een score 0 of 1. Bij een score van 0 is de medewerker niet bereid om zijn vaardigheden en skills nuttig in te zetten, of te ontwikkelen. Bij een score van 1 is de medewerker voldoende gemotiveerd en bereid om zijn vaardigheden te gebruiken, en wil graag leren.

Skills matrix stappenplan

Doorloop het onderstaande stappenplan om de gegevens te produceren voor een skill matrix voor jouw projectgroep of ander team.

Stap 1: identificeer functiecompetenties

Voor elk project zijn andere eisen qua kennis en vaardigheden nodig. Definieer welke aspecten belangrijk zijn, welke competenties in huis moeten zijn, en welke specifieke vaardigheden nog verworven moeten worden. Deel deze competenties op en zet deze aan de linkerkant van de skills matrix.

Stap 2: identificeer individuele competenties

Ga daarna in gesprek met alle leden van het team of de groep. Bespreek zijn of haar vaardigheden, kennis en interesses gerelateerd aan de project- of taakdoelstellingen.

Leg uit dat je op zoek bent naar de juiste functiecompetenties, en dat zo de juiste taken aan de juiste mensen gekoppeld worden.

Stap 3: stel de bereidheid van medewerkers vast

Het is belangrijk om tijdens het vaststellen van de individuele competenties ook vast te stellen of medewerkers bereid zullen zijn om een variëteit aan verantwoordelijkheden op zich te nemen.

Probeer achter de reden te komen wanneer een persoon niet geïnteresseerd is om een taak uit te voeren zodat mogelijk de taak aangepast kan worden om het interessanter voor hem of haar te maken.

Stap 4: incorporeer alle gegevens in de skill matrix

Verzamel alle informatie die is vrijgekomen in de voorbereiding voor het maken van de skills matrix, en neem de data over in de template.

Stap 5: reageer op de uitkomst

Bekijk vervolgens met elk teamlid zijn of haar gedeelte van de skills matrix en beoordeel de score tijdens het uitvoeren van de taken. Geef elke medewerker de kans om informatie toe te voegen, of suggesties te doen.

Deze beoordeling stelt je in staat om te verifiëren of de informatie correct is, en of de juiste taak aan de juiste persoon verbonden is.

Maak wijzigingen als uit de data blijkt dat individuen in de groep niet aan de juiste taken verbonden zijn. Blijkt dat een medewerker bereid is om te ontwikkelen, zorg dat voor voldoende ontwikkelmogelijkheden en begeleiding.

Skills matrix template

Nu je hebt gelezen over de skills matrix, kun je de theorie in praktijk gaan toepassen. Gebruik deze template om gemakkelijk een skills matrix in te vullen.

Skills matrix als ondersteuning

Het is niet alleen makkelijk voor de manager van de groep om te weten hoe de vaardigheden verdeeld zijn in de groep voor de toewijzing van middelen, de skill matrix kan de prestaties van de organisatie en de individu verbeteren op verschillende manieren.

De skills matrix help bij de ontwikkeling van werknemers

Het ontwikkelen van de skills matrix, en het bespreken van de resultaten daarvan met de medewerkers helpt hen inzicht te krijgen over hun eigen competenties.

Medewerkers worden hierdoor beter bewust van de vaardigheden die het team als geheel nodig heeft om goed te presteren. Ook wordt duidelijk wat zij kunnen leveren om hun werk goed te doen, en wat zij missen. Dat is een uitstekend startpunt voor leer- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Effectiviteit groep

In de eerste plaats is de skills matrix bij uitstek geschikt als hulpmiddel om het team als geheel te helpen. Doordat het team snel inzicht krijgt in de aanwezige en afwezige vaardigheden kunnen zij effectief de benodigde personen verwerven.

Bovendien is de groep zich beter bewust van individuele zwakke punten, en zorgt het voor een open omgeving waarin werknemers niet te trots zijn om hulp te vragen.

Een skills matrix helpt klanten

Uiteindelijk zijn efficiëntere en bekwamere medewerkers ook goed voor de klant. De klant, zowel bij een extern project als voor een klant binnen de organisatie, is gebaat bij een professionele en efficiënte afhandeling van het project.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de skills matrix? Kan jij de skills matrix gebruiken voor jouw project of in jouw werkomgeving? Waar moet nog meer op gelet worden bij het ontwikkelen van een skill matrix? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Barnes, T. (2010). Novel derivation and application of skill matrices: The q-matrix method. Handbook on educational data mining, 159-172.
2. Hockemeyer, C., Conlan, O., Wade, V. P., & Albert, D. (2003). Applying competence prerequisite structures for eLearning and skill management. J. UCS, 9(12), 1428-1436.
3. Pica, G., & Rodríguez Mora, J. V. (2005). FDI, allocation of talents and differences in regulation.
4. Stevens, M. J., & Campion, M. A. (1994). The knowledge, skill, and ability requirements for teamwork: Implications for human resource management. Journal of management, 20(2), 503-530.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Skills matrix. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/skills-matrix/

Published on: 18/12/2019 | Last update: 28/04/2022

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/skills-matrix/”>toolshero: Skills matrix</a>

Artikel door:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.