Six box model (Weisbord)

Six box model (Weisbord) - ToolsHero

In dit artikel wordt het six box model, ontwikkeld door Marvin Weisbord praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige prestatiemanagement tool.

Wat is six box model?

Weisbord’s six box model is een raamwerk, ontwikkeld door de Amerikaanse analist Marvin Weisbord, om de prestaties van organisaties te evalueren. Het generieke raamwerk is ontwikkeld om organisatorische problemen te diagnosticeren die niet snel opgemerkt worden door het senior management. Het model is voornamelijk gebaseerd op de technieken en veronderstellingen op het gebied van organisatieontwikkeling en word gebruikt door een grote verscheidenheid van organisaties.

Het six box model simuleert een veelomvattende prestatieanalyse door naar zes onderzoeksgebieden binnen de organisatiestructuur te kijken. Vaak zijn organisaties zo groot en complex dat managers, ondanks dat ze weten dat de organisatie vele malen efficiënter kan werken, niet weten waar ze moeten beginnen om de problemen of inefficiënties te identificeren en te corrigeren. Het six box model stelt ze echter in staat om op een gestructureerde manier de prestaties van de organisatie te evalueren door aandacht te geven aan zaken als planning, motivatie en beloningen, de rol van ondersteunende functies, interne competities tussen organisatie-eenheden, partnerschappen, hiërarchieën en de delegatie van autoriteit, organisatorische beloningen en prestatiebeoordeling. Het model volgt de basale systeembenadering van organisatorisch functioneren en laat managers de bekende input en output van de organisatie onder de loep nemen.

De noodzaak van organisatorische diagnoses

Organisatorische diagnose vereist het definiëren en gebruiken van een patroon voor het begrijpen van problemen binnen een organisatie. De diagnose omvat het verzamelen en analyseren van gegevens en het trekken van conclusies op basis van de bevindingen met als doel de nodige wijzigingen aan te brengen om de problemen weg te nemen. Het stellen van een organisatorische diagnose is een groepsproces, wat betekent dat het een gemeenschappelijke benadering vereist van mogelijk alle organisatorische eenheden. Individuen binnen de organisatie moeten actief en serieus deelnemen aan het plannen van interventies en hun implementatie. Daarom is zaak dat na een organisatorische diagnose, in tegenstelling tot een medische diagnose, niet alleen het probleem wordt weggenomen, maar dat ook veranderingen worden aangebracht en mogelijk nieuwe wegen ingeslagen moeten worden. Ingrijpende veranderingen zoals een koerswijziging kunnen toekomstige prestaties en ontwikkelingen binnen de organisatie ten goede komen.

Het six box model laat zien dat de context, te analyseren met het PEST-model, waarin organisaties opereren erg belangrijk is voor het stellen van een organisatorische diagnose. Organisaties zijn open systemen waardoor alles buiten de organisatie, de externe omgeving, de dagelijkse activiteiten kan beïnvloeden. Organisaties die werken in een stabiele omgeving hebben over het algemeen een weinig dynamisch karakter en behoeven daarom vanuit een diagnostisch oogpunt weinig veranderingen. Een organische organisatie, zoals een universiteit, zijn en moeten erg flexibel zijn vanwege de hoge mate van dynamische interactie met de externe omgeving. De taak van universiteiten is het trainen en opleiden van deskundige en professionele human resources terwijl het beeld van de toekomst constant verandert. Om deze reden is organisatorische diagnose cruciaal en moeten bijvoorbeeld universiteiten de toekomst altijd een stap voor zijn. Vanzelfsprekend zijn universiteiten niet de enige organisaties die in een hoog dynamische omgeving opereren en zich op de toekomst moeten voorbereiden.

Marvin Weisbord Six-Box Model - ToolsHero

Zes onderzoeksgebieden voor een accurate diagnose

In het six box model van Marvin R. Weisbord worden zes categorieën gebruikt voor het uitvoeren van een organisatorische diagnose. Om een organisatorische diagnose te stellen is het essentieel om enige basiskennis te hebben over wat een diagnose precies is en waarom het moet worden gedaan. Volgens Martin Weisbord moet het identificeren en oplossen van een probleem systematisch door dezelfde personen worden gedaan, omdat zij als geen ander weten in welke situatie zij zich bevinden en op die manier op zoek kunnen gaan naar verbeteringen. Een diagnose is per definitie een manier om de kloof te bepalen tussen wat is en wat zou moeten zijn. Een organisatorische diagnose impliceert dat gegevens worden verzameld en vervolgens conclusies getrokken moeten worden met behulp van de bevindingen die voortkomen uit analyses naar de volgende zes onderzoeksgebieden:

Doelstellingen

Organisatiedoelstellingen omvatten de missies en perspectieven van een organisatievisie. Deze doelen moeten voor alle medewerkers duidelijk zijn en zij dienen zich hieraan te houden, zelfs als hun individuele filosofieën over hoe het zou moeten compleet verschillend zijn.

Structuur

De structuur van een organisatie is het grote plaatje van machtsverhoudingen en formele relaties tussen functionele groepen van een organisatie. Structuur dient een helder beeld te verschaffen over de juridische macht en moet ook een accuraat en passend beeld schetsen over hoe de doelen van een organisatie bereikt moeten worden en wie daar verantwoordelijk voor is.

Relaties

Relaties omvatten individuen, groepen, technologie en andere functionele secties die effectief samenwerken.

Beloningen

Onder beloningsystemen vallen zowel de officiële als de niet-officiële beloningen en moeten worden geanalyseerd om voldoende (extrinsieke) motivatie bij de werknemers te waarborgen.

Leiderschap

Onder leiderschap vallen voornamelijk de managers binnen een organisatie, maar ook niet-managers kunnen een leidende rol op zich nemen binnen hun eigen team. Managers dienen de human resources die zij tot hun beschikking hebben op een zo effectieve manier mogelijke manier in te zetten. Ook gebruiken ze materialen en andere apparatuur van de organisatie om de doelen van de organisatie proberen te realiseren. Ze moeten de samenwerking optimaliseren tussen medewerkers om gezamenlijk te werken aan hun doel of voor de productie van een enkel product. De intensieve leiderschapsstijl die zij hiervoor kunnen toepassen is gericht op taken en relaties, het beheren en monitoren van doelen, problemen identificeren en in hoge mate responsief zijn op de omgeving, zowel intern als extern.

Hulpmechanismen

Hulpmechanismen in het six box model zijn methoden die het personeel helpen om hun activiteiten te coördineren. Voorbeelden van dergelijke mechanismen zijn: beschrijvingen van organisatorische benaderingen, procedures, seminars, notities, rapporten, standpunten of geïntegreerde informatiesystemen.

Input, output en externe omgeving

Martin Weisbord identificeert geld, mensen, ideeën en machines als de input van een bedrijf om de missie van de organisatie te vervullen. Input verwijst naar iets dat in het systeem wordt geplaatst, in dit geval de organisatie, en wordt getransformeerd naar een output door een activiteit of functie. De output zijn producten en diensten. De output verwijst naar wat door het systeem of delen ervan wordt geproduceerd.

Vanzelfsprekend opereren organisaties niet in een vacuüm. Integendeel, elke organisatie opereert in een omgeving die wordt blootgesteld aan tal van invloeden. Van de beschikbaarheid van gediplomeerde medewerkers tot de prijs van ruwe grondstoffen, met alles dient rekening te worden gehouden, maar over weinig is volledige controle te nemen.

Concurrentie is voor veel organisaties de belangrijkste speler uit de externe omgeving. Het is daarom zaak dat iedere ondernemer het concurrentielandschap analyseert in termen van de behoefte van de klant om zo een stapje voor te blijven op de concurrent. De fase waarin de economie zich bevindt is een ander belangrijke factor uit de externe omgeving. Heeft de consument veel vertrouwen in de economie? Dan zal hij gemakkelijker zijn geld uitgeven aan een bepaald product. Economische instabiliteit zal ervoor zorgen dat de klant zijn geld liever in de portemonnee houdt. De wispelturige smaak van de klant, beïnvloed door rages en trends, is iets wat een bedrijf maken of breken. Door proactief de externe omgeving te bestuderen kan handig worden ingespeeld op bijvoorbeeld trends.

Samenvattend

Het six box model is bijzonder nuttig voor relatief ongecompliceerde organisaties en wanneer de consultant niet de tijd heeft die wenselijk is voor een uitgebreide organisatorische diagnose. Ook wanneer de klant niet gewend is aan het denken in systeemtermen, bijvoorbeeld de kleinere ondernemers, is het six box model een waardevolle tool om zijn of haar onderneming te visualiseren als een systematisch geheel zonder het gebruik van gecompliceerde terminologie.

Juist de organisatorische diagnose is belangrijk voor startende ondernemers, hoofdzakelijk omdat zij vaak nog geen volledig beeld hebben van de omgeving waarin zij opereren en de hoog dynamische interactie met deze omgeving. Ook marktontwikkelingen of prognoses staan relatief ver van hun vandaan, terwijl dit cruciaal is voor het voortbestaan van het bedrijf.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het six box model? Zie jij ook de noodzaak van het proactief en constant evalueren van de bedrijfsprestaties? Wat zijn volgens jou zaken die ervoor kunnen zorgen dat problemen tijdig worden opgemerkt en dat het bedrijf op de goede koers blijft voor de toekomst?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Meer informatie

  1. Weisbord, M. R. (1976). Organizational diagnosis: Six places to look for trouble with or without a theory. Group & Organization Studies, 1(4), 430-447.
  2. Burke, W. W., & Litwin, G. H. (1992). A causal model of organizational performance and change. Journal of management, 18(3), 523-545.
  3. Hamid, R., Siadat, S. A., Reza, H., Arash, S., Ali, N. H., & Azizollah, A. (2011). The Analysis of Organizational Diagnosis on Based Six Box Model in Universities. Higher Education Studies, 1(1), 84-92.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2018). Six box model (Weisbord). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/six-box-model-weisbord/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/six-box-model-weisbord/>ToolsHero: Six box model (Weisbord)</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here