Contractmanagement

Wat is contract management software? - toolshero

In dit artikel wordt contractmanagement en contractmanagement software praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige computertool die managementtaken op een overzichtelijke manier optimaliseert voor bedrijven.

Wat is contractmanagement?

Voordat we dieper ingaan op contractmanagement-software, moeten we eerst uitleggen wat het is en hoe deze software kan helpen bij contractmanagement, oftewel contractadministratie.

Contractmanagement is het beheren van de contracten met iedereen die betrokken is bij het bedrijf. Hieronder valt ook het onderhandelen over en vaststellen van de voorwaarden van het contract, om ervoor te zorgen dat beide partijen die het contract tekenen dit ook naleven.

Er zijn veel verschillende soorten contracten, zoals verkoopcontracten, partnerschapsovereenkomsten, handelscontracten en overeenkomsten met betrekking tot intellectueel eigendom. Contracten zijn beschermd door de juridische vorm waarin ze zijn opgesteld, volgens de regels van het bedrijf en de wetten die in het land gelden voor het verwerken van persoonlijke informatie.

Contracten kunnen ook worden veranderd wanneer er nieuwe zakelijke overeenkomsten of verlengingen zijn waardoor er wijzigingen nodig zijn. Dit kan leiden tot een wederzijdse beslissing over welke aanpassingen nodig zijn. Zo kan het contract van kracht en actief blijven in de organisatie.

Het uitgangspunt is om de processen van het opstellen en analyseren van contracten op een systematische en efficiënte manier te kunnen volgen, de financiële en operationele reikwijdte te maximaliseren en de mogelijke risico’s te minimaliseren.

Succesvol contractmanagement

Het is belangrijk om het recruitmentproces te laten uitvoeren door gekwalificeerde werknemers, maar om goede resultaten te behalen en succes te boeken moet dit proces ondersteund worden door contractmanagement-software.

Dit zal naar verwachting de volgende resultaten opleveren:

  • Zakelijke voordelen en financieel rendement
  • Samenwerking met leveranciers en oog voor de behoeftes van het bedrijf
  • Geen contractuele geschillen
  • Alle betrokken partijen zijn tevreden over de geleverde diensten (contracteren)

Fases van contracten

Er moet onderscheid gemaakt worden tussen de contracten en hun respectievelijke processen.

1. Eerste aanvraag

Het contractmanagementproces moet duidelijk maken welke documenten nodig zijn om het doel van het contract te ondersteunen.

2. Contract opstellen

Stel het contract op een systematische manier op.

3. Contract onderhandelen

Nadat het contract is opgesteld, bespreken de betrokken partijen het contract en delen hun visie hierop.

4. Goedkeuring van het contract

Er moeten beslissingen worden genomen over het contract zodat het aan de doelstellingen voldoet.

5. Uitvoering van het contract

Dit is het proces van ondertekening van het contract door de betrokken partijen.

6. Beheren van verplichtingen

Het projectproces wordt beheerd en uitgevoerd op basis van de overeengekomen doelstellingen.

7. Wijzigingen en herzieningen

Als iets niet goed werkt, is het noodzakelijk om het contract te herzien en aan te passen.

8. Evaluatie en rapportage

Het is belangrijk om het verloop van het project te evalueren en te bepalen of de overeengekomen doelstellingen zijn gehaald binnen het bedrijf.

9. Vernieuwen

De mogelijkheid om het contract te verlengen of een nieuw zakelijk contract op te stellen.

Om bovenstaande efficiënt te laten verlopen, moet de contractmanagement-software goed en effectief presteren (opstellen – samenwerken – onderhandelen – ondertekenen – controleren – vernieuwen).

CLM-software

Contract Lifecycle Management (CLM) softwaresystemen kunnen gebruikt worden voor het opstellen, bewerken, onderhandelen, ondertekenen en vernieuwen van contracten en het bijhouden van verval- en opleveringsdatums. De gehele levenscyclus van het overeengekomen document. CLM-automatisering kan een bedrijf kosten besparen en de naleving van de wettelijke eisen verbeteren.

CLM bestaat uit de volgende stappen:

  1. Sjablonen maken: het maken van sjablonen versnelt het opstellen van contracten.
  2. Monitoren: het monitoren van contracten, onderscheid maken tussen oude en nieuwe contracten.
  3. Opstellen: contractsjablonen gebruiken voor zakelijke en juridische overeenkomsten.
  4. Creëren: werknemers trainen om de benodigde contracten te schrijven.
  5. Goedkeuren: om ervoor te zorgen dat contracten geen risico vormen en voldoen aan de wettelijke eisen is een goedkeuringsworkflow noodzakelijk.
  6. Onderhandelen: het bijhouden van de bezwaren aan beide kanten en het aanpassen van deze bezwaren om een balans te vinden.
  7. Ondertekenen: wanneer het contract compleet is, moet het ondertekend worden door de betrokken personen.
  8. Analyseren: contracten moeten geanalyseerd worden op mogelijke risico’s en hoe deze vermeden kunnen worden.

Wat is contractmanagement-software?

Contractmanagement-software is een programma dat de juridische overeenkomsten van een bedrijf, zoals leveringscontracten, licentieovereenkomsten, huurcontracten etc., organiseert en beheert.

De basisgedachte van deze software is om de contractadministratie te ordenen en het contractproces te optimaliseren, en de processen van elk contract te uniformeren met de analyse en aanpassing van contractdata. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf sneller en efficiënter alle juridische processen kan beheren die actief zijn, of in het archief zitten. Zo kunnen de risico’s worden beperkt.

Binnen contractmanagement kunnen de volgende taken worden uitgevoerd:

  • Voorbereiding en goedkeuring van budgetten
  • Marktonderzoek
  • Registratie en evaluatie van leveranciers
  • Voorbereiding en herziening van contracten
  • Beheer van allerlei documenten, zoals brieven, polissen, vergunningen, notulen, etc.
  • Digitale of fysieke handtekeningen
  • Betalingen en facturen
  • Monitoren van derde partijen die verbonden zijn aan het bedrijf
  • Contractverlengingen en -herzieningen

Voordelen en belangrijkste kenmerken

Vroeger werden papieren contracten opgesteld, maar tegenwoordig wordt contractmanagement-software gebruikt als een geavanceerde tool voor het beheren van contracten. Deze krachtige tool wordt door bedrijven gebruikt om alle juridische activiteiten bij te houden. Daarnaast houdt het systeem de kosten bij die binnen of buiten de organisatie worden gemaakt. Het controleren, naleven en monitoren van de contracten die worden opgesteld.

Werknemers hoeven niet meer alles met de hand te doen en de contracten te bewaren in mappen in de kast. In plaats daarvan kan veel gedaan worden met één klik, waardoor contractwerk georganiseerder en efficiënter wordt, en mogelijke problemen worden voorkomen voor degenen die hiervoor verantwoordelijk zijn.

De contractmanagement-software ondersteunt bij projectmanagement en kostenanalyse, biedt overzicht en de mogelijkheid tot monitoren en naleven. Dat verbetert en verkort de contractlevenscyclus. Contracten kunnen op één platform worden opgeslagen, waardoor het voor ieder lid veel makkelijker is om de juiste informatie te vinden wanneer het bedrijf een specifiek contract moet evalueren of controleren.

Zo zorgt contractmanagement ervoor dat het bedrijf mogelijke problemen die kunnen ontstaan met klanten of werknemers altijd een stapje voor is. Om vervelende juridische problemen te voorkomen, is het belangrijk om als bedrijf vanaf het begin de rechtsgeldigheid van contracten te (laten) controleren en evalueren.

Het is ook mogelijk dat er contractuele risico’s zijn binnen een bedrijf. Hieronder volgt een uitleg welke deze zijn en hoe u ermee omgaat als ze ontstaan binnen de organisatie.

Contractueel risicomanagement

Bedrijven die grote projecten hebben, moeten hun banden versterken met investeerders of degenen die betrokken zijn bij het project zodat zij geen contractueel risico vormen en op goede voet met elkaar staan.

Het doel van contractueel risicomanagement is om gebeurtenissen die het bedrijf in gevaar kunnen brengen te identificeren, vaststellen en voorkomen. Daarom richt contractrisico-software zich op de juridische, financiële en projectmatige aspecten.

Het belang van contractueel risicomanagement

Rechtsgeldigheid is een van de belangrijkste factoren binnen contractmanagement. Daarom is rechtsgeldigheid een strategisch focuspunt en worden er taken uitgevoerd zoals:

  • Uitvoeren van risicoanalyse
  • Interventie in de juridische aspecten van financiële en zakelijke risico’s
  • Aanpassen van bedrijfsstrategieën, waaronder risicomanagement in administratie

Contractrisico-software

Tegenwoordig zijn er tools voor contractmanagement waarmee clausules, boetes en andere risico’s gemonitord kunnen worden. Er zijn ook monitoringssystemen om mogelijke risico’s te meten en vast te stellen door middel van financiële variabelen en marktvariabelen.

Het is verstandig om altijd bewust te zijn van de mogelijke risico’s die kunnen ontstaan in de contracten of relaties van een bedrijf.

Contractmanagement als onderdeel van de Europese AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de regelgeving van de EU omtrent databescherming en privacy. Het reguleert ook de overdracht van data buiten de EU en de EER. Het doel van de AVG is het reguleren van de verwerking van de persoonlijke informatie van individuen door bedrijven.

Daarom moet contractmanagement ook voldoen aan dataverwerkingsvoorschriften, want persoonlijke informatie moet op een verantwoorde manier worden verwerkt.

Verantwoord omgaan met vertrouwelijke informatie is volgens de wet een van de noodzakelijke parameters voor het beheren van juridische en persoonlijke informatie.

Conclusies over contractmanagement en de bijhorende software

Contractmanagement-software is tegenwoordig onmisbaar voor organisaties die orde en controle willen hebben over de juridische en financiële contracten die ze beheren. Het managen van een overvloed aan informatie kan lastig zijn. Software die contracten beheert en bewaart, zorgt ervoor dat de gevoelige persoonsgegevens die een bedrijf beheert, gemonitord en gecontroleerd kunnen worden.

Zo wordt ook de rechtsgeldigheid bewaakt; een belangrijke kwestie die niet alleen draait om het correct beheren van contracten. Het gaat ook om ethische en arbeidsrechtelijke kwesties die zich voordoen bij het aannemen van nieuwe werknemers en het aangaan van nieuwe relaties met leveranciers.

Onder de gebruikelijke zakelijke contracten vallen arbeidsovereenkomsten, facturen, inkooporders, en leveringscontracten. Voor bouwprojecten en producten of diensten die streng gereguleerd zijn zoals intellectueel eigendomsrecht, outsourcing en internationale handel worden ingewikkelde contracten gebruikt. Grotere contracten vereisen het gebruik van contractmanagement-software om te helpen bij het actief beheren van de overeenkomst.

Moderne bedrijven proberen risico’s die kunnen ontstaan een stap voor te blijven. Contractmanagement kan voorkomen dat belangrijke datums worden gemist die onnodige kosten met zich meebrengen, en waarborgt dat contracten met aandeelhouders of leveranciers op tijd worden verlengd.

De efficiëntie en snelheid van bedrijfsmanagement maken het steeds belangrijker om software te gebruiken die informatie verwerkt volgens de wettelijke vereisten, bijvoorbeeld bij het aannemen van werknemers of overeenkomsten met andere zakelijke partijen.

Nu is het jouw beurt

Wat vind jij? Is het nodig om contractmanagement-software te gebruiken in een organisatie? Vind jij ook dat het helpt om recruitment te monitoren en beheren? Is het controleren van rechtsgeldigheid essentieel voor zakelijk succes? Heb je nog aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Turner, J. R., & Simister, S. J. (2001). Project contract management and a theory of organization. International journal of project management, 19(8), 457-464.
  2. Mo, B., Gjelsvik, A., & Grundt, A. (2001). Integrated risk management of hydro power scheduling and contract management. IEEE Transactions on Power Systems, 16(2), 216-221.
  3. Turner, J. R. (2004). Farsighted project contract management: incomplete in its entirety. Construction Management and Economics, 22(1), 75-83.
  4. Huang, H., Sethi, S. P., & Yan, H. (2005). Purchase contract management with demand forecast updates. IIE Transactions, 37(8), 775-785.

Citatie voor dit artikel:
Ospina Avendano, D. (2020). contractmanagement. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/contractmanagement/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/contractmanagement/”>toolshero: contractmanagement</a>

Interessant artikel?

Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Gemiddelde beoordeling 5 / 5. Totaal aantal beoordelingen: 1

Dit artikel is nog niet beoordeeld! Wees de eerste met jouw beoordeling.

We vinden het jammer dat het artikel niet waardevol voor je was

Laat ons dit artikel verbeteren!

Vertel ons wat er beter kan aan het artikel? Wat mis je bijvoooebeeld of wat kan worden aangevuld?

Vond je dit artikel interessant?

Wil je je persoonlijke en professionele vaardigheden een boost geven? En heb je geen tijd om allerlei uitgebreide journals te lezen? Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan?! Wij hebben het uitzoekwerk voor je gedaan en alles praktisch samengevat.

Bekijk onze abonnementen