Standard Operating Procedure (SOP) uitleg, voorbeeld en template

standard operating procedure - Toolshero

Standard operating procedure (SOP): in dit artikel wordt de standard operating procedure praktisch uitgelegd. Deze term wordt vaak afgekort als SOP. Het artikel bevat een algemene definitie, een voorbeeld en praktische tips om zelf aan de slag te gaan met de downloadbare standard operating procedure template. Veel leesplezier!

Wat is een standard operating procedure?

Een standard operating procedure, kortweg SOP, is een reeks stapsgewijze instructies voor werknemers die door een organisatie zijn opgesteld als middel om routinematige werkzaamheden uit te voeren.

SOP’s zijn gericht op het bereiken van efficiëntie, kwaliteit en uniformiteit van prestaties. Tegelijkertijd voorkomt deze methode miscommunicatie en het niet naleven van voorschriften zoals veiligheidsmaatregelen. Een One Point Lesson (OPL) is ook een SOP.

Definitie

Standard operating procedure (SOP), in het Nederlands standaardwerkwijze, duidt op het bestaan van een enkele standaardmanier om iets te doen. De term wordt soms ook gebruikt om werkwijzen aan te duiden die niet constructief zijn, maar wel de norm. Zo wordt de term SOP schertsend gebruikt om corrupte werkzaamheden binnen een bepaalde entiteit aan te duiden.

Voorbeelden van sectoren waarin SOP’s gebruikt worden

SOP’s zijn populair en voor een goede reden. De methode wordt in bijna elke sector wel gebruikt. Hieronder vind je enkele voorbeelden.

  • SOP’s in productie, inclusief instructies voor kwaliteitscontrole en veiligheidsprotocollen
  • SOP’s in personeelszaken voor het inhuren, trainen en beheren van medewerkers binnen een bedrijf
  • SOP’s voor klantenservicedoeleinden voor het visualiseren van klantprocessen zoals het afhandelen van klachten en vragen
  • SOP’s in de financiële wereld kunnen procedures schetsen voor het verwerken van betalingen, facturering en algemeen beheer van transacties
  • SOP’s in IT gaan over het beheren en onderhouden van systemen en netwerken binnen een bedrijf
    In dit artikel vind je nog meer voorbeelden van situaties waarin de standard operating procedure zeer belangrijk is.

Waarom is een standard operating procedure waardevol?

Standaardwerkwijzen bieden de efficiëntie en normen die nodig zijn om een organisatie te laten slagen als werkzaamheden consistent op dezelfde manier uitgevoerd moeten worden. Ook organisaties die hier minder op gefocust zijn kunnen baat hebben bij SOP’s.

SOP’s kunnen het bedrijf helpen om minder fouten te maken, de efficiëntie en winstgevendheid te vergroten en een veilige werkomgeving creëren en richtlijnen op te stellen die medewerkers ondersteunen in het overwinnen van obstakels.

Een SOP is ook waardevol voor bijvoorbeeld het doen van klinisch onderzoek. Het fungeert dan ook als een gedetailleerde, schriftelijke instructie om uniformiteit in onderzoeken te bereiken.

SOP’s kunnen ook gaan over alledaagse processen, activiteiten en taken. Vooral nieuwe medewerkers hebben daar baat bij. Zij kunnen dan de SOP gebruiken om hun vragen te beantwoorden zonder supervisors.

Ook de kwaliteitsnormen van ISO kunnen gezien worden als een SOP. Deze gedocumenteerde standaardwijzen worden gebruikt om de kwaliteit van producten te managen.

Hoe maak ik een Standard Operating Procedure (SOP)?

Bedrijven zijn vrij om zelf een intern SOP-format te ontwikkelen. Doorgaans wordt het format gekozen dat goed werkt voor een team of groep medewerkers. Het belangrijkste is dat het document duidelijke aanwijzingen bevat om een specifieke taak te voltooien. Maar eerst moet dus de keuze gemaakt worden voor het format en hieronder vind je enkele voorbeelden:

Stap voor stap beschreven format

In sommige eenvoudige gevallen kan het voldoende zijn om een korte instructie regel voor regel uit te schrijven. Dan kies je voor een stap-voor-stap format. Deze format van het document is alleen bruikbaar als het proces rechtlijnig is en in de meeste gevallen zonder fouten kan worden doorlopen.

Hiërarchisch format

Deze format lijkt op die van de eenvoudige stap-voor-stap methode van hierboven omdat het ook gaat om het opsommen van de stappen in een proces. De hiërarchische versie biedt echter aanvullende details. Deze worden opgenomen in sub-stappen, zoals 1b of 4a. Dit formaat wordt gebruikt wanneer aanvullende instructies nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren en is vaak iets complexer. Daarom is het nodig om een inhoudsopgave toe te voegen, om een eenvoudig en behapbaar overzicht te geven.

Stroomdiagrammen

Een stroomdiagram kan gebruikt worden om een SOP uit te beelden wanneer meerdere uitkomsten mogelijk zijn op een bepaald punt in het proces. In zulke gevallen heet de uitkomst van een stap invloed op de manier waarop de volgende stap aangepakt wordt. Zo kunnen er bijvoorbeeld meerdere beslissingen gemaakt moeten worden in het proces.

Checklist

Een checklist wordt ook gezien als SOP. Een checklist SOP wordt gepresenteerd als een lijst met stappen die doorlopen of gecheckt moeten worden. Vaak is de volgorde belangrijk. Het kan een handig format zijn voor taken of processen die zeer repetitief zijn of snel moeten worden uitgevoerd. Een voorbeeld hiervan is te vinden in de luchtvaartsector. Piloten doorlopen voor, tijdens en na elke vlucht meerdere checklists om zeker te zijn dat hun toestel op de juiste manier werkt.

Video’s

Een SOP in video format wordt steeds vaker gebruikt. Het fungeert als visuele gids die videobeelden gebruikt om precies te laten zien wat er moet gebeuren in een specifiek proces. Het kan een effectief hulpmiddel zijn voor het trainen van nieuwe medewerkers omdat zeer nauwkeurig gedemonstreerd kan worden hoe ze in de praktijk hun werkzaamheden zullen gaan uitvoeren.

Stappenplan voor het maken van een SOP

Dit artikel bevat een template voor een basisversie van een SOP, maar om een document op te stellen dat volledig gebaseerd is op jouw behoeften vind je hieronder een stappenplan. Een effectieve SOP omvat duidelijke stappen die doorlopen moeten worden om een taak te voltooien.

Het informeert de gebruiker daarnaast over de risico’s die verbonden zijn aan het proces. De handleiding dient kort en duidelijk te zijn. Eenmaal geschreven, moet de handleiding regelmatig geanalyseerd en bijgewerkt worden.
Belangrijke vragen die in een standard operating procedure naar voren komen zijn:

  1. Wie vervult welke rol?
  2. Hoe ziet die rol eruit?
  3. Wat is het doel of resultaat van elke rol?

Stap 1. Bepaal het doel van de taak en waarom een SOP gewenst is

De eerste stap bij het schrijven van een standard operating procedure is het vaststellen van het doel van de taak of het proces en waarom hier een instructie voor nodig is.

Stap 2. Identificeer afhankelijkheden in een proces of taak

De tweede stap is het bepalen van afhankelijkheden in het proces of de taak. Dat is belangrijk omdat gebaseerd hierop een format gekozen wordt. Sommige eenvoudige processen kunnen worden uitgeschreven aan de hand van een simpele uitgeschreven SOP-format, andere dienen gevisualiseerd te worden met stroomdiagrammen. Afhankelijkheden spelen daarin de belangrijkste rol.

Stap 3. Bepaal het juiste format

De derde stap omvat het beslissen over het format van de instructie. Soms liggen kant-en-klare templates klaar in een organisatie, maar soms moet er een aangepaste versie komen. De verschillende types SOP’s zijn eerder in dit artikel behandeld.

Stap 4. Stel samen

Combineer de kennis en instructies uit de vorige stappen en stel de SOP samen. Maak dit proces niet te complex. Het is de bedoeling dat de instructies zo kernachtig mogelijk uiteengezet worden. Vermijd overbodige zaken en taalgebruik dat niet begrepen wordt door de mensen die gebruik gaan maken van de SOP.

Standard operating procedure template

Nu je de theorie over Standard operating procedure hebt gelezen kun je jouw kennis in praktijk toepassen. Begin met het opstellen met jouw eerste SOP via deze deze template in DOCX format.

Download het standard operating procedure template

Deze template is exclusief voor onze betalende Toolshero leden. Klik hier om te bekijken of een lidmaatschap ook iets voor jou is!

  Ontvang gratis ons Toolshero Top 30 modellenboek   

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de standard operating procedure? Zie jij veel SOP’s om je heen op de werkvloer? Of zou jouw werkomgeving juist gebaat zijn bij het implementeren van deze methode? Welke voorbeelden uit de praktijk kun jij bedenken en met ons delen? Ga jij de template gebruiken? Heb jij tips of opmerkingen? Of zou je graag meer willen weten over een aanverwant onderwerp? Laat het ons weten.

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

  1. Amare, G. (2012). Reviewing the values of a standard operating procedure. Ethiopian journal of health sciences, 22(3).
  2. Manghani, K. (2011). Quality assurance: Importance of systems and standard operating procedures. Perspectives in clinical research, 2(1), 34.
  3. Parker, D. A., Soomro, A., & Hayward, C. P. (2015). Responsible conduct and documentation of research: A standard operating procedure template that can be customized. McMaster University.
  4. Works, I. O. (2009). Standard operating procedure.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2023). Standard Operating Procedure (SOP) uitleg, voorbeeld en template. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/standard-operating-procedure/

Gepubliceerd op: 18/01/2023 | Laatste update: 18/01/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/standard-operating-procedure/”>Toolshero: Standard Operating Procedure (SOP) uitleg, voorbeeld en template</a>

Interessant artikel?

Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Gemiddelde beoordeling 4 / 5. Totaal aantal beoordelingen: 4

Dit artikel is nog niet beoordeeld! Wees de eerste met jouw beoordeling.

We vinden het jammer dat het artikel niet waardevol voor je was

Laat ons dit artikel verbeteren!

Vertel ons wat er beter kan aan het artikel? Wat mis je bijvoooebeeld of wat kan worden aangevuld?

Tags:

Geef een antwoord