Gemba Kaizen

Gemba Kaizen: in dit artikel wordt het begrip Gemba Kaizen uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige kwaliteitsmanagement methode.

Wat is Gemba Kaizen?

Gemba Kaizen is Japans voor “voortdurende verbetering” en omvat de aanpak om tot productiviteitsverbetering binnen een organisatie te komen. Het is de Japanse bedrijfsfilosofie, die zich richt op het continu verbeteren van arbeidsprocessen, productie en efficiëntie.

Kaizen wordt vaak gecombineerd met Gemba; de Japanse techniek om de werkplek te optimaliseren.

Het ontstaan van Gemba Kaizen

Gemba Kaizen is ontstaan uit de toepassing van het werk van diverse experts zoals Masaaki Imai, Frederick Taylor, Frank Bunker Gilbreth, Walter Shewhart. Daarnaast is het ontstaan uit een samenwerkingsprogramma van het United States Department of War met de gevestigde industrieën na de Tweede Wereldoorlog.

Gemba Kaizen richt zich op de voortdurende ontwikkeling van kwaliteitstechnieken. Door stijging van de kwaliteit kunnen de kosten gereduceerd worden. Maar deze Japanse bedrijfsfilosofie heeft nog een breder terrein.

Kaizen Institute

Zoals vermeld betekent Kaizen ‘verbetering’. Het begrip gaat echter verder dan slechts verbetering op de werkvloer. Het betekent een voortdurende verbetering van het persoonlijke leven, het privéleven, het sociale leven en ook het beroepsleven.

Wanneer Kaizen wordt toegepast op de werkvloer betekent het verbetering waarbij iedereen betrokken is.

Meer dan dertig jaar geleden schreef Masaaki Imai het baanbrekende boek ‘Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Succes’.

Via dit boek werd de term Kaizen in de westerse wereld geïntroduceerd en aangenomen. Tegenwoordig wordt Kaizen wereldwijd erkent als een belangrijke pijler van de langetermijnstrategie van een organisatie. Sinds de introductie van deze term hebben verschillende bedrijven die Kaizen gebruiken superieure resultaten behaald.

Het fundament voor Kaizen was geboren. Al snel ontwikkelde zich het Kaizen Institute (KI). Op dit moment is het KI het langstlopende adviesbureau dat zich toewijdt aan Kaizen en Lean implementatie. Het bedrijf helpt wereldwijd organisaties om optimale prestaties te behalen door middel van Kaizen-strategieën. KI werd in 1985 opgericht door Masaaki Imai, een van de oorspronkelijke pioniers die Kaizen, Lean management en de Japanse productiestrategieën naar het Westen brachten.

Gemba Walk

De Gemba Walk is een veelgebruikte methode in Lean management. Het hele punt van Gemba is dat problemen in verschillende bedrijfsprocessen vaak gemakkelijk zichtbaar zijn, maar dat deze vaak nooit worden opgemerkt. Het is daarom belangrijk om als manager zelf naar de werkplek te gaan en de status van het bedrijfsproces zelf te beoordelen. Dit wordt de Gemba Walk genoemd.

Bij een Gemba Walk moet de manager gaan kijken, vragen stellen en respect tonen. Van de managers, leiders en supervisors wordt verwacht dat zij bedrijfsprocessen eenvoudig kunnen observeren en begrijpen.

Als onderdeel van de Kaizen-methodologie wordt er ook meer gefocust op communicatie, transparantie en vertrouwen tussen verschillende niveaus van werknemers en management. Om deze reden is een Gemba Walk niet geschikt om tekortkomingen of fouten van werknemers te benadrukken en of beleid af te dwingen. Hiermee loopt het management het risico dat werknemers barrières opwerpen voor leiderschap, of zich helemaal afsluiten voor wat voor soort input of feedback dan ook.

Doelstellingen

Om tot verbetering te komen, stelt de Japanse bedrijfsfilosofie een aantal doelstellingen, die voor elke organisatie van toepassing kunnen zijn:

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) gaat over het terugdringen en elimineren van verspillingen, ook wel “muda’s” genoemd (activiteiten die geen waarde toevoegen maar die wel kosten met zich meebrengen).

Just In Time (JIT)

Met dergelijke leveringen kan er bezuinigd worden op voorraadkosten. Lees meer over just in time.

TPM (Total Productive Maintenance)

TPM (Total Productive Maintenance) gaat over standaardisering van productie, waardoor ingewikkelde en dure processen vermeden kunnen worden.

Zero Defects (ZD)

Zero Defects (ZD): Optimalisering van de kwaliteit, waardoor er kosten bespaard kunnen worden. Centraal hierin, zijn het voorkomen van fouten en het aanpassen van de kwaliteit aan de eisen van de klant.

Specifieke doelstellingen Gemba Kaizen

Gemba Kaizen is een populaire methode om verschillende redenen. In de allereerste plaats profiteert een bedrijf enorm van het uitvoeren van Gemba Walks en verwante activiteiten om continue verbetering door te voeren.

De uiterst effectieve manier om incrementele verbeteringen aan te brengen zorgt voor het elimineren van verspilling zodat bedrijven succesvol kunnen blijven. Hieronder worden enkele specifieke doelstellingen van Gemba Kaizen opgesomd.

Mogelijkheden identificeren voor verbetering

Het eerste voordeel van Gemba Kaizen is het vinden en verzamelen van goede ideeën over hoe bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden. Zoals bij elke strategie kunnen er zowel grote als kleine verbetermogelijkheden gevonden worden. Allemaal dragen zij bij om de organisatie succesvol te maken. De voornaamste reden van een Gemba Walk is dan ook het vinden van verbetermogelijkheden.

Meten van veranderingen

Nadat een verbetering is geïdentificeerd, en een wijziging is doorgevoerd, is het belangrijk dat gemeten wordt hoe de vooruitgang gaat. Zo weet de manager of de wijzigingen het gewenste resultaat opgeleverd hebben.

Een Gemba Walk is een geweldige manier om te zien of de veranderingen ook in de praktijk werken, en de metingen te doen die nodig zijn. Het is ook mogelijk dat andere mensen op de werkvloer deze metingen doen, maar uit de eerste hand verkregen informatie is het meest accuraat.

Verbeteren van veiligheid op de productievloer

Het identificeren van verbeterpunten is het voornaamste doel van Gemba Kaizen, maar de methode kan ook helpen om de veiligheid op de werkvloer te verbeteren.

Elke keer dat een Gemba Walk wordt uitgevoerd kan er gekeken worden naar mogelijke gevaren. Het is belangrijk dat deze direct geadresseerd worden. Veiligheidsproblemen vormen een groot gedeelte van ‘afval’ in elke productiefaciliteit, dus wanneer iets veiliger gemaakt kan worden helpt dit om continue verbetering mogelijk te maken.

Nieuwe ideeën verzamelen en managen

Of de Gemba Walk nu gelopen wordt om de veiligheid te verbeteringen, wijzigingen door te voeren of specifieke metingen te doen, de dienstdoend manager kan altijd de ogen open houden voor nieuwe ideeën.

Terwijl de Gemba Walk gelopen wordt kunnen medewerkers de manager aanspreken en vertellen over een idee dat zij hebben, of een bepaald inefficiënt bedrijfsprocesonderdeel. Al deze ideeën kunnen leiden tot een nog soepeler lopend geheel. Dit soort continue verbetering vormt de kern van Gemba Kaizen.

Gemba Kaizen en de werkplek

Deze kwaliteitsmanagement methode is een dagelijkse activiteit, die onderdeel uitmaakt van de bedrijfsfilosofie. Het doel gaat verder dan verbeteringen alleen. Het richt zich, ook op het verbeteren van de werkplek zoals kantoorruimtes en productievloeren. Door goede sfeer en prettige (werk)omgeving gaan mensen effectiever en efficiënter werken.

Respect

Deze kwaliteitsmanagement methode wordt niet altijd op de juiste manier toegepast, wat soms resulteert in ontslagen. In het Japans heet dit proces ´Kaiaku´(´veranderen naar slechter´).

Ontslag is absoluut geen doel van Kaizen. Integendeel; deze krachtige kwaliteitsmanagement methode moet uitgevoerd worden met respect voor de mensen op de werkvloer. Juist de medewerkers zijn de sturende kracht achter de voortdurende verbeteringen binnen een organisatie. Hiërarchie is hierbij niet belangrijk. Bij deze Japanse bedrijfsfilosofie zijn medewerkers uit alle lagen van een organisatie betrokken. Indien nodig, kunnen zelfs externe stakeholders bij Kaizen betrokken worden.

Voordelen Gemba Kaizen

Het is belangrijk om de voordelen te begrijpen die het implementeren van Gemba Kaizen op de werkvloer met zich meebrengen. Lees over de volgende voordelen van Gemba Kaizen en hoe deze passen in verschillende werkomgevingen.

Motiverend mechanisme

Het toepassen van Gemba Kaizen als verbetermethode is niet alleen gunstig voor het bedrijf als geheel. Het is namelijk ook gunstig voor individuele werknemers, klanten en natuurlijk ook de financiële prestaties van het algehele bedrijf.

Deze managementmethode kan toegepast worden op bijna alle soorten bedrijven. Kaizen erkent en beloont de inspanningen van medewerkers. Hierdoor krijgen zij een gevoel van waarde in de organisatie.

Verbeterd teamwork

Eén van de belangrijkste voordelen van Gemba Kaizen is het verbeterde teamwork dat optreedt wanneer het concept goed wordt toegepast. Kaizen is een tool voor kwaliteitsverbetering die wordt aangedreven door samenwerking. Het is niet alleen nuttig voor een select gedeelte van het bedrijf, maar voor iedereen die betrokken is bij het bedrijfsproces. Terwijl Kaizen-teams samen problemen oplossen, ontwikkelen zij een band en bouwen zij een teamgeest op. Medewerkers werken zo samen met een frisse blik, een onbevooroordeelde geest en zonder spanningen.

Ook helpt Gemba Kaizen om cross-functionele samenwerkingen op te bouwen. Aangezien geschoolde werknemers van verschillende bedrijfsdivisies Kaizen implementeren, kunnen zij ook hun vaardigheden verfijnen en trainen.

Meestal liggen de grootste kansen voor verbetering waar een proces overgaat in het andere. Door cross functionele samenwerkingen kunnen medewerkers met verschillende ervaringen van elkaar leren en samen gemeenschappelijke problemen oplossen.

Verbeterde leiderschapsvaardigheden

Elke organisatie heeft leiders. Zo ook elk Kaizen-team. De teamleider is verantwoordelijk voor het aansturen en organiseren van het Kaizen-team, en het coördineren van de implementatie van de continue verbetermogelijkheden.

De Kaizen-teamleider zorgt ervoor dat iedereen zijn rol met succes vervult. Desniettemin hoeft de leider geen managementrol te hebben om zich te kwalificeren als teamleider. Dit is een ander voordeel van Gemba Kaizen: het biedt werknemers zonder leiderschapsvaardigheden een kans om leiderschapsrollen op zich te nemen.

Verbeterde efficiëntie

Een ander groot voordeel van Kaizen is een verbeterde efficiëntie en hogere kwaliteit van de dienstverlening. Kaizen helpt bedrijven nieuwe procesverbeteringen door te voeren, de efficiëntie te verhogen en tijdsmanagement te optimaliseren.

Zo maakt Toyota al jaren gebruik van Kaizen in het productieproces. Allereerst gebruiken ze spiergeheugen trainingen om hun werknemers te trainen in het monteren van een auto. Spiergeheugentraining helpt hen om nauwkeurigere resultaten te behalen. Daarom kunnen hun medewerkers met de zuiverste precisie werken.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij Gemba Kaizen toe? Herken je de elementen binnen Gemba Kaizen of zijn er meerdere? Wat zijn volgens jou succesfactoren die kunnen bijdragen aan goede uitrol van deze krachtige methode?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Imai, M. (2012). Gemba Kaizen: A Commonsense Approach to a Continuous Improvement Strategy. McGraw-Hill Professional.
2. Imai, M. (1997). Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-Cost Approach to Management. McGraw-Hill.
3. Manuel F. Suárez-Barraza, Juan Ramis-Pujol, Mariana Estrada-Robles, (2012). Applying Gemba-Kaizen in a multinational food company: a process innovation framework. International Journal of Quality and Service Sciences, Vol. 4 Iss: 1, pp.27 – 50.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2012). Gemba Kaizen. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/gemba-kaizen/

Published on: 20/04/2012 | Last update: 20/09/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/gemba-kaizen/”>Toolshero: Gemba Kaizen</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.