Verzuimmanagement

verzuimmanagement - toolshero

In dit artikel wordt verzuimmanagement praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van dit krachtige onderdeel van personeelszaken dat bedrijven kunnen gebruiken om het personeelsverzuim en de verantwoordelijkheden van hun werknemers bij te houden.

Wat is verzuimmanagement?

Verzuimmanagement is het beheren en bijhouden van verzuim tijdens werktijd als een werknemer niet aanwezig is vanwege ziekte, vakantie of een noodgeval. Om het verzuim bij te houden hebben bedrijven een systeem nodig waarmee ze hun werknemers kunnen controleren als ze niet op kantoor of op hun werkplek zijn.

Het is dan noodzakelijk om een rooster of systeem te hebben waarin werkgevers in een database bijhouden wie afwezig is of op het punt staat om met vakantie te gaan. Zo kunnen werkgevers verzuim in kaart brengen en de manier van werken aanpassen binnen het werkgebied van deze persoon als hij of zij afwezig is. Of dat nu met een vervanger is, of door het aanpassen van de verantwoordelijkheden van andere personeelsleden in dat werkgebied.

Het is ook belangrijk om te benadrukken dat met dit verzuimmanagementsysteem de organisatie inzicht heeft in de werkzaamheden, procedures en resultaten die aangepast of toegevoegd kunnen worden als iemand afwezig is.

Bedrijfsbeleid en verzuimmanagement

Elk bedrijf maakt zijn eigen verzuimbeleid wanneer iemand niet in staat is om te werken. De organisatie moet het verzuimbeleid kenbaar maken als een werknemer in dienst komt, omdat werknemers het recht hebben om de regels, plichten en rechten binnen de organisatie waarvoor zij werken te kennen.

Het delen van dit soort informatie zorgt ervoor dat mensen weten wat ze kunnen of moeten doen wanneer ze afwezig zijn van werk. Ze weten dan welke procedures ze moeten volgen en wie of welke afdeling ze moeten contacteren in het geval van ziekte, vakantie of bij noodgevallen. Hieronder zie je een paar beleidspunten die bedrijven kunnen implementeren voor verzuimmanagement.

  • Aangeven wat het bedrijf dekt als de werknemer afwezig is door ziekte (onder andere wettelijke minimumloon en ziektekostenverzekering);
  • Recht op bepaalde vakantiedagen (dit kan worden afgesproken met de directe leidinggevende);
  • Afwezigheid in verband met het overlijden van een naast familielid, of een kritieke gezondheidssituatie van een familielid.

Net zoals werknemers horen te weten wat ze moeten doen en wat het bedrijf dekt als ze niet aanwezig kunnen zijn, moet een werknemer ook weten wat er gebeurt als hij of zij de dagelijkse werkzaamheden hervat. Hieronder vallen zaken zoals een werkplan na zijn of haar afwezigheid, of dat iemand hem of haar op de hoogte houdt van wat er speelt binnen het bedrijf, zodat de werknemer zich niet buitengesloten voelt of gedemotiveerd raakt om zijn of haar taken uit te voeren.

Als een werknemer afwezig is zonder een redelijke verklaring zoals de redenen die hierboven zijn genoemd, kan het bedrijf disciplinaire maatregelen implementeren die ook vallen onder het verzuimmanagementbeleid.

Soorten verzuim

Verlof met toestemming

Dit soort verzuim vindt plaats wanneer een werknemer afwezig is vanwege zwangerschapsverlof of het overlijden van een familielid.

Vakantie

Personeel heeft het recht om vakantiedagen op te nemen wanneer ze deze aanvragen of wanneer het bedrijf ze toekent (het is aan het bedrijf om een van deze twee beslissingen te nemen). Hiervoor is het noodzakelijk dat personeelszaken de vakanties bijhoudt, zodat er een duidelijke volgorde is en het verzuim geen invloed heeft op de vrije dagen van andere werknemers of de verantwoordelijkheden van het bedrijf.

Persoonlijke redenen

Onder dit soort verzuim vallen persoonlijke omstandigheden, bijvoorbeeld medische redenen of noodgevallen in de familie.

Datamanagement-software voor verzuim

Tegenwoordig willen bedrijven steeds efficiënter plannen met behulp van protocollen en vervolgafspraken op het organisatorische niveau van het bedrijf. Daarom is personeelszaken het meest toepasselijke gebied om de software te gebruiken die alle data van de afwezigen (het waarom, het hoe, de datums, etc.) bijhoudt om vervolggesprekken te kunnen hebben met de werknemers.

Met dit soort software kan personeelszaken gedetailleerde rapporten maken over het verzuim van de werknemers. Met deze rapporten krijgt personeelszaken een specifieker beeld van wat er aan de hand is met het personeel. Bijvoorbeeld: wat is de meest voorkomende reden voor afwezigheid? Kan verzuim een demotivatie van het personeel betekenen? Welke factoren moeten gecontroleerd worden voor de rechtvaardiging van verzuim? Dit zijn een paar van de vragen die beantwoord kunnen worden met verzuimmanagement-software.

Met dit systeem kan je bijhouden en zelfs voorspellen wie er afwezig zal zijn van werk. Met de roosters en data die de software biedt is het mogelijk om de werktijd van het personeel preciezer te managen. Op die manier is het mogelijk om op tijd een vervanger te vinden voor de werknemer die afwezig zal zijn.

Een paar soorten verzuimmanagement-software

  • Absence
  • E-days
  • Mitrefinch
  • Breathe
  • Actiplans
  • Bitrix24
  • Myhrtoolkit

Deze verschillende programma’s zijn voorbeelden van de software die wordt gebruikt door bedrijven om verzuim te beheren en analyseren. Al deze platformen bieden een overzicht van de productiviteit, hun verzuim, en andere factoren die essentieel zijn voor de prestaties van de werknemers binnen de organisatie.

Daarom hebben bedrijven afscheid genomen van papier en Excel om verzuim in het bedrijf te registeren en controleren. Deze geautomatiseerde systemen maken het mogelijk om gegevens van en toezicht op iedere werknemer in het bedrijf te hebben, zonder je zorgen te hoeven maken over het aantal mensen dat aan het werk is. Dit is voor veel bedrijven een grote tijdsbesparing geweest op het gebied van personeelszaken.

De software is niet alleen toegankelijk via de website of door het programma direct op een computer te downloaden, maar ook via apps op mobiele telefoons. Je bent altijd slechts één klik verwijderd van het verzuimbeheersysteem, waar je ook bent.
In het algemeen kan verzuimmanagement het volgende organiseren: verzuim, verjaardagen, gewerkte uren op kantoor of op afstand, kalenders, goedkeuring van verlof, mogelijkheid om verzuimdossiers te delen, rapporten over productiviteit, vragenlijsten om de database up-to-date te houden, en meer.

Revolutie van het controleren van werk op afstand

Bedrijven voeren tegenwoordig revolutionaire veranderingen door in de manier waarop ze werken. Een van deze veranderingen is werken op afstand, waarbij mensen vanuit huis of waar dan ook ter wereld kunnen werken zonder hun taken bij het bedrijf waarvoor ze werken achter te laten. Dit geeft mensen meer vrijheid en vertrouwen om hun eigen rol te creëren en hun werk op afstand te kunnen doen.

Nu werkmethodes zijn veranderd, is verzuimmanagement een essentieel onderdeel van elke organisatie geworden. Met de programma’s die hierboven zijn genoemd, kunnen bedrijven overzicht houden over personeel dat buiten het kantoor werkt zonder naast diegene te hoeven zitten om in de gaten te houden wat ze wel en niet doen, inclusief timemanagement.

De processen om het werk van elk personeelslid bij te houden kunnen nu sneller en flexibeler plaatsvinden, zelfs als het bedrijf meer dan vijftig werknemers heeft. Door de informatie te automatiseren is er slechts één klik nodig om die te verzamelen, organiseren en delen.

Bovendien zijn de baas en personeelszaken zich bewust van het verzuim van de werknemer, en, afhankelijk van het bedrijf, kan de werknemer zich ook bewust worden van het eigen verzuim en zodoende feedback krijgen op zijn of haar ontwikkeling binnen de organisatie.

Hoe doe je dat?

Bij veel van deze platformen kunnen werknemers op hun computer een programma installeren of simpelweg een website gebruiken waar het rooster en andere activiteiten op te vinden zijn, en kunnen ze op een gemakkelijke en concrete manier hun gewerkte uren, verzuim, volledige werkzaamheden, etc. registreren. De baas of degene die de leiding heeft kan continu toezicht houden en heeft ook een duidelijke en constante manier om te communiceren over de uitvoering van elk onderdeel.

Veel bedrijven verlagen tegenwoordig hun huur- of werkruimtekosten door hun werknemers buiten kantoor te laten werken. Dit was de afgelopen jaren een ware trend en heeft ervoor gezorgd dat op verschillende plekken in de wereld werken op afstand veel populairder is geworden.

Is werken op afstand geschikt voor iedereen?

Voor veel mensen is werken op afstand een droombaan. Maar niet iedereen kan zich aanpassen aan deze manier van werken op afstand voor het bedrijf. Er zijn alijd mensen die liever op de traditionele manier werken, omdat ze productiever zijn op kantoor, het prettig vinden als hun leidinggevende of baas in de buurt is, of omdat ze graag interactie hebben met andere werknemers. Mensen zijn tenslotte sociale wezens.

Werken op afstand kan flexibiliteit, vertrouwen en vrijheid bieden, maar is niet geschikt voor elk type mens, omdat niet iedereen onder dezelfde omstandigheden productief is.

Conclusies

Het is een feit dat steeds meer organisaties op een meer georganiseerde en gedetailleerde manier willen bijhouden wat hun werknemers doen, zonder daarbij de privacy van het personeel te schenden of te veel druk uit te oefenen op de werknemers. Door verzuim en zelfs toekomstige afwezigheid op een geordende en gepaste manier te structureren, heeft het bedrijf een hogere productiviteitsontwikkeling en boekt zodoende betere resultaten.

De controle die verzuimmanagement-software biedt aan bedrijven geeft werknemers ook meer vrijheid met verlof. De nacontrole op elk van deze gevallen en hoe ze weer te integreren in de werkstructuur is wat uitdagender.

Motivatie is een belangrijke factor voor synergie en productiviteit van werknemers op het werk. Als iemand niet helemaal gelukkig is met zijn baan, zal hij niet de beste prestaties leveren bij het volbrengen van zijn taken. Met verzuimmanagement kan in specifieke gevallen en in het algemeen vaak worden bepaald of verzuim mogelijk te maken heeft met motivatie.
Dit zorgt ervoor dat bedrijven nadenken over of kijken naar de reden dat de werknemer niet de beste werkhouding heeft, wat daar de oorzaak van kan zijn, en wat het bedrijf kan verbeteren. Aan de andere kant kan dit soort nacontrole er ook voor zorgen dat bedrijven besluiten om afscheid te nemen van werknemers die over de grenzen van het bedrijfsbeleid zijn gegaan en kan het leiden tot de implementatie van disciplinaire maatregelen door de bazen of zelfs het ontslag van de werknemer.

Nu is het jouw beurt

Wat vind jij? Is verzuimmanagement belangrijk binnen bedrijven? Wordt er verzuimmanagement-software gebruikt in jouw werkomgeving? Zo ja, hoe werkt dat voor jou binnen jouw bedrijf? Denk je dat het essentieel is om bij banen op afstand verzuimmanagement-software te gebruiken? Heb je nog aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Baker‐McClearn, D., Greasley, K., Dale, J., & Griffith, F. (2010). Absence management and presenteeism: The pressures on employees to attend work and the impact of attendance on performance. Human Resource Management Journal, 20(3), 311-328.
  2. Taylor, P., Baldry, C., Bain, P., & Ellis, V. (2003). A unique working environment’: health, sickness and absence management in UK call centres. Work, employment and society, 17(3), 435-458.
  3. Anderson, E. L. (2004). What’s absent in absence management? Employee Benefits Journal, 29(1), 25-30.
  4. Bennett, H. (2002). Employee commitment: the key to absence management in local government? Leadership & Organization Development Journal.

Citatie voor dit artikel:
Ospina Avendano, D. (2020). Verzuimmanagement. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/human-resources/verzuimmanagement/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/human-resources/verzuimmanagement/”>toolshero: Verzuimmanagement</a>

Interessant artikel?

Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Gemiddelde beoordeling 5 / 5. Totaal aantal beoordelingen: 1

Dit artikel is nog niet beoordeeld! Wees de eerste met jouw beoordeling.

We vinden het jammer dat het artikel niet waardevol voor je was

Laat ons dit artikel verbeteren!

Vertel ons wat er beter kan aan het artikel? Wat mis je bijvoooebeeld of wat kan worden aangevuld?

Word lid en ontvang onbeperkt toegang

Door lid te worden van ons learning platform, krijg je onbeperkt toegang tot alle artikelen (1000+), templates, video's en meer!

Tagged:

Geef een reactie