Training Needs Assessment (TNA)

Training Needs Assessment (TNA): in dit artikel wordt het concept van Training Needs Assessment (TNA) praktisch uitgelegd. Het artikel begint met wat het is, theorie en achtergrond van TNA, de betekenis ervan en de redenen waarom een Training Needs Assessment een waardevol hulpmiddel kan zijn in uw bedrijf (voordelen). Dit artikel bevat ook een downloadbare en bewerkbare template voor beoordeling van trainingsbehoeften. Veel plezier met lezen!

Wat is Training Needs Assessment (TNA)?

Organisaties zijn afhankelijk van hun medewerkers. Daarom is het goed om in hen te investeren en ervoor te zorgen dat hun kwaliteiten niet verloren gaan. Door trainingen en opleidingen aan te bieden, nemen vaardigheden toe. Daarnaast zorgt het voor gemotiveerd personeel.

Desalniettemin hebben bedrijven vaak de neiging om van alles op opleidingsgebied aan te bieden en dit aan hun medewerkers op te dringen. Daardoor is de kans groot dat dit juist averechts werkt en personeel gedemotiveerd raakt.

Door eerst te achterhalen waar hun behoefte ligt op trainingsgebied, kan er een gericht palet aan opleidingen en trainingen worden aangeboden. Met een Training Needs Analysis (TNA), ook wel trainingsanalyse genoemd, kan de kloof tussen de opleiding van medewerkers en de gerelateerde trainingsbehoefte worden opgespoord.

Redenen voor Training Needs Assessment (TNA)

Training Needs Assessment (TNA) is de eerste fase in het opleidingsproces. Het maakt duidelijk of trainingen zullen helpen om een vastgesteld probleem binnen de organisatie op te lossen. Training Needs Assessment (TNA) wordt ook wel Learning Needs Analysis (LNA) genoemd.

Met TNA wordt de eerste stap tot verandering ingezet. Door middel van training kan er bijvoorbeeld een verandering in organisatiecultuur bewerkstelligd worden. Een TNA zal altijd moeten worden uitgevoerd zodra een belangrijke nieuwe ontwikkeling op beleidsgebied plaatsvindt of wanneer er ingrijpende veranderingen gaan plaatsvinden ten aanzien van procedures, werkwijzen of aanschaf van nieuwe apparatuur. Alles wat een potentiële impact heeft op de organisatie en de medewerkers zal met een Training Needs Assessment (TNA) bekeken moeten worden.

In veel gevallen wordt Training Needs Assessment (TNA) uitgevoerd naar aanleiding van werknemersbeoordelingen of als onderdeel van prestatiemanagement. Maar ook veranderingen op technologisch of ICT-vlak kunnen leiden tot een TNA.

In principe is het een ‘gap analyse‘ die de huidige situatie vergelijkt met een gewenste situatie. Blijkt uit de TNA dat meer dan de helft van de medewerkers absoluut niet weet hoe zij met het softwareprogramma SharePoint moeten werken, dan is het verstandig om een basiscursus aan alle medewerkers aan te bieden en hen de voordelen van SharePoint bij te brengen.

Naast bovengenoemde redenen voor het uitvoeren van een Training Needs Assessment (TNA), kunnen ook wettelijke veranderingen, verminderde productiviteit of een negatieve beoordeling vanuit een klanttevredenheidsonderzoek een rol spelen om tot TNA over te gaan.

Voordelen Training Needs Assessment (TNA)

TNA kent een aantal voordelen. In geval van verandering binnen een organisatie, zal het de overgang van huidige naar nieuwe situatie versnellen. Hoe beter medewerkers door middel van training zijn voorbereid op een verandering, hoe sneller zij zich zullen aanpassen aan de nieuwe situatie en gemotiveerd aan de slag zullen gaan.

Pas wanneer zij de strategische behoefte begrijpen en inzien wat er van hen wordt verwacht, zullen zij een training op het gebied van bijvoorbeeld kennisvergaring, verandering van houding en attitude of praktische vaardigheden accepteren.

Trainingen hebben als doel om medewerkers betere vaardigheden te leren, waardoor hun prestaties binnen de werkomgeving zullen toenemen en verbeteren. Training Needs Assessment (TNA) kijkt naar het operationeel taakgebied én naar de behoefte van medewerkers, waardoor alle menselijke elementen goed kunnen worden geïdentificeerd.

Wanneer dat gebeurd is, kan er over gerichte trainingen worden nagedacht en kan de best passende training worden uitgekozen. Het vastleggen van de vereisten voor een training loopt daardoor altijd parallel met processen als die van systeemontwikkeling, cultuuromslag en organisatorische veranderingen.

Geïntegreerde aanpak

Training Needs Assessment (TNA) heeft als doel een formele brug te slaan tussen daar waar behoefte aan is binnen de organisatie en op de werkvloer, en het aanbod van alle trainingsmogelijkheden dat voor handen is. De overdracht van trainingselementen naar de operationele werkomgeving wordt daardoor gemakkelijker.

Desalniettemin is het goed om de context te begrijpen voordat TNA succesvol kan worden doorgevoerd in organisaties. Door middel van een audit kan er naar de huidige situatie worden gekeken en wordt het duidelijk van welke gewenste veranderingen in functie of verantwoordelijkheden, technologische of organisatorische ontwikkelingen er sprake is.

Vanuit een audit wordt duidelijk wat er precies nodig is om medewerkers of een team naar een hoger plan te tillen. Binnen organisaties moet dit een geïntegreerde aanpak zijn, die keer op keer terugkomt en de organisatie scherp houdt. Er ontstaat zo een wisselwerking tussen het ontwerp van de trainingen en de behoefte op operationeel gebied.

Training Needs Assessment (TNA) identificeren

Zoals al eerde werd genoemd zijn audits de beste manier om met TNA aan de slag te gaan. Door middel van bijvoorbeeld eenvoudige vragenlijsten kan er aan medewerkers worden gevraagd waar zij behoefte aan hebben.

Ook leidinggevenden spelen hier een belangrijke rol in; zij weten exact hoe de onderlinge verhoudingen zijn en of er wellicht behoefte is aan soft skill trainingen als ‘feedback geven‘ en ‘feedback ontvangen’, ‘communicatieve vaardigheden’ of ‘omgang met elkaar’. Natuurlijk kunnen trainingen zich richten op de vaardigheden, kennis en competenties van medewerkers, maar ook de trainingen die tot verandering in gedrag en attitude leiden zijn vaak welkom in een cultuurverandering.

Het beantwoorden van vragen door medewerkers draagt dat bij aan zelfbewustzijn van de gehele organisatie en bovendien zijn medewerkers erop voorbereid dat het kan leiden tot bepaalde trainingen.

Uiteindelijk komt hier een daadwerkelijke trainingsbehoefte uit, die aansluit op de prestaties die vereist zijn en die wellicht nog niet voor 100% op de werkvloer in de huidige situatie terug te vinden zijn.

Naast vragenlijsten kunnen overigens individuele gesprekken met medewerkers ook onderdeel uitmaken van een Training Needs Assessment (TNA). Andere hulpmiddelen voor het identificeren van trainingsbehoeften zijn het doen van observaties op de werkvloer en de beoordelingen van de individuele medewerkers.

Ook de uitkomst van een SWOT Analyse geeft een helder beeld van de huidige situatie van een organisatie. Met name de interne sterkte- en zwakteanalyse geven hier veel informatie over.

Juist bij het zwakteaanbod kunnen tekorten in kwaliteiten bij het personeel naar voren komen, het gebrek aan juiste apparatuur en de vaardigheden om met specifieke software te kunnen werken. Dit is zomaar een greep uit de zwaktes die naar voren kunnen komen.

Ook een combinatie van de diverse opties kunnen voor Training Needs Assessment (TNA) gebruikt worden. Een TNA kan daardoor een formeel of informeel karakter hebben en eenvoudig of zeer complex worden uitgevoerd. Vooral dit laatste heeft met het bereik en de waarschijnlijke waarde van de activiteit te maken.

Training Needs Assessment template

Gebruik deze template om een Training Needs Assessment op te stellen. Het invullen van deze template geeft inzicht in het type training dat nodig is voor het optimaal laten presteren van individuen of teams.

Aanbevelingen

Nadat Training Needs Assessment (TNA) is uitgevoerd, is het goed om te weten wat hierna gebeurt of wat voor acties er ondernomen moeten worden. Het uitgangspunt van TNA is, dat er iets gaat veranderen. De primaire output bestaat voornamelijk uit aanbevelingen en overtuigende redenen waarom er iets veranderen moet en welke manier hier het beste voor is.

Training Needs Assessment (TNA) biedt niet de oplossing; de aanbevelingen zijn voor de organisatie bedoeld om ter overweging te nemen en dit intern te bespreken voordat er keuzes worden gemaakt.

Er kan ook sprake zijn van de conclusie dat training wellicht niet nodig is of dat een andere manier van het bijbrengen van vaardigheden meer op z’n plek is. Denk aan betere communicatie naar personeel en doelen helder stellen, werkinstructies op papier zetten, betere apparatuur aanschaffen of reguliere werkoverleggen inplannen.

Het kan zelfs voorkomen dat TNA leidt tot helemaal niets te doen, omdat de huidige en gewenste situatie volledig met elkaar overeenkomen.

Natuurlijk kan TNA ook leiden tot aanbeveling om wél tot trainingen over te gaan. In dat geval zal altijd de overweging moeten worden genomen om te kijken of de kosten en investering van training zal opwegen tot het beoogde resultaat.

Ook de acceptatie van medewerkers speelt hierin een grote rol; wanneer zij niet bereid zijn om hun gedrag, vaardigheden of kennis te veranderen en te verbeteren, zal training niet tot het gewenste resultaat leiden en een dure oplossing zijn.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken je de bovenstaande praktische uitleg over Training Needs Assessment (TNA) of heb je aanvullingen? Wat zijn jouw ervaringen met het opsporen van de kloof tussen de opleiding van medewerkers en de gerelateerde trainingsbehoefte?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Brown, J. (2002). Training needs assessment: A must for developing an effective training program. Public personnel management, 31(4), 569-578.
2. Goldstein, I. L. (1991). Training in work organizations. Consulting Psychologists Press.
3. Rossett, A. (1987). Training needs assessment. Educational Technology.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). Training Needs Assessment (TNA). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/human-resources/training-needs-assessment-tna/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 26/06/2019| Laatste update: 05/10/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/human-resources/training-needs-assessment-tna/”>Toolshero: Training Needs Assessment (TNA)</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.