Performance Improvement Plan (PIP)

Performance Improvement Plan: in dit artikel wordt het Performance Improvement Plan praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige tool voor human resource management. Tevens vind je in dit artikel een template om direct aan de slag te gaan met een ontwikkelingsplan voor jezelf of een werknemer.

Wat is het Performance Improvement Plan (PIP)?

Het Performance Improvement Plan (PIP), ook wel Performance Action Plan / Persoonlijk Activiteitenplan of PAP genoemd, is een methode voor werkgevers om prestatietekorten onder werknemers in kaart te brengen.

Het doel van de methode is om tekortkomingen onder medewerkers aan te pakken of specifieke taakdoelen te bereiken. Ook wordt PIP gebruikt door human resource managers om problemen met gedrag in het personeelsbestand te verminderen.

Het prestatieverbeteringsplan is een beknopt en formeel document waarin beschreven staat waar een medewerker tekortschiet en wat er gedaan kan worden om dit te verbeteren. In het document worden details opgenomen over specifieke vaardigheden en trainingen die medewerkers missen.

PIP kan ook gebruikt worden om bepaalde gedragselementen van een medewerker te beoordelen. In het document wordt dan gespecificeerd hoe bepaalde gedragingen moeten worden aangepast.

Voor welk doel het document ook opgesteld wordt, het PIP bevat duidelijke stappen die de werknemer moet doorlopen om tot de gewenste verbetering te komen.

Meestal wordt een deadline gehanteerd van 30, 60 of 90 dagen om de gespecificeerde doelen te bereiken. Deze deadline wordt opgenomen in het PIP-document. Ook worden de consequenties beschreven wanneer het functioneren van medewerker gebrekkig blijft.

Personeelsmanagement bij ondermaatse prestaties

Elke manager krijgt op een gegeven moment te maken met een medewerker die minder presteert. De mate waarin dit het geval is, bepaalt of er actie nodig is. Of een medewerker nu niet aan functievereisten voldoet, of bepaald negatief gedrag vertoont, de manier waarop dit moet worden aangepakt is uiterst belangrijk.

Soms lijkt het ontslaan van medewerkers de meest voor de hand liggende optie. In veel gevallen is het echter ook mogelijk om de problemen zelf aan te pakken. Het proces van het identificeren van tekortkomingen, het schetsen van verwachtingen en consequenties helpt tijd en kosten besparen. Het opnieuw aannemen en opleiden van werknemers neemt immers veel tijd en middelen in beslag.

Dergelijk prestatiemanagement zorgt er tevens voor dat er een cultuur van verantwoordelijkheid ontstaat, zowel voor werknemers als het management.

Niet elke medewerker vindt het eenvoudig om kritiek te ontvangen. Dat betekent niet dat zij er niet open voor staan. Werknemers willen zich over het algemeen ontwikkelen (Theory X and Y), maar ruim de helft van de werknemers geeft aan dat ze niet perse harder gaan werken bij een negatieve beoordeling.

Dat komt omdat veel werknemers ervan overtuigd zijn dat hun evaluatie onnauwkeurig is. Dat zorgt ervoor dat ze bevindingen als geheel afwijzen.

Het gebruik van een prestatieverbeteringsplan kan hierbij helpen. In consultatie met het management en HR kan een gepersonaliseerde aanpak gemaakt worden die duidelijk en beknopt uiteengezet wordt.

Waarom begint mijn manager over een PIP?

Veel mensen denken dat het einde van hun dienstverband bij een bedrijf nabij is wanneer de manager over een Performance Improvement Plan (PIP) begint. Het tegenovergestelde is vaak waar.

Wanneer een bedrijf uw prestaties dusdanig ondermaats vindt dat u ontslagen zou moeten worden, dan neemt het management niet uitgebreid de tijd om uw prestaties te verbeteren.

Houd er wel rekening mee dat als u niet aan de verwachtingen voldoet, dit gevolgen zal hebben. De gevolgen hiervan moeten worden opgenomen in het document. De verwachtingen van de werknemers moeten wel realistisch zijn.

Hoe maak ik mijn Performance Improvement Plan (PIP) een succes?

Zoals beschreven hierboven is een PIP een welgemeende manier om medewerkers te ontwikkelen. Hierin is communicatie met het management en HR cruciaal. Zonder heldere communicatie is het onmogelijk om te weten wat het management van een medewerker verwacht. Vind u dit moeilijk inschatten? Bespreek dit!

Zoals eerder aangegeven is de looptijd van een PIP vooraf bepaald. Bespreek de voortgang tussendoor met enige regelmaat. Dit zorgt ervoor dat u aan het einde van de termijn niet ineens voor verrassingen komt te staan.

Hoe gebruik ik een PIP als manager?

Stap 1: beoordeel of een PIP nodig is

Een Performance Improvement Plan (PIP) moet in de eerste plaats worden ingezet om een medewerker te helpen verbeteren, niet als een manier voor een gefrustreerde manager om een ontslagprocedure in werking te stellen. Indien een PIP daarvoor gebruikt wordt, betekent de PIP niets meer dan een onderdeel in de ontslag-documentatie die al zou moeten bestaan.

HR beoordeelt of een PIP de juiste manier is om een medewerker vooruit te helpen. Een PIP kan in sommige gevallen ook niet de oplossing zijn.

Bij deze beoordeling houdt HR rekening met het volgende:

• Is er daadwerkelijk een probleem met de prestaties of gedragingen van een medewerker? Kan dit probleem onderbouwd worden?
• Wordt het PIP ingezet om de medewerker te helpen slagen? Of is het een actie van een onzekere manager?
• Is het waarschijnlijk dat de problemen kunnen worden opgelost op deze manier?
• Krijgt de medewerker voldoende training en begeleiding om de PIP succesvol te doorlopen?

Stap 2: ontwikkel een concept Performance Improvement Plan (PIP)

Is de behoefte aan een PIP vastgesteld in de vorige stap, dan is het tijd om een concept op te maken. Dit concept wordt doorgaans opgesteld door de lijnmanager van de betreffende medewerker. Het concept dient in ieder geval te bevatten:

• Functiebeschrijving en relevant werkgeversbeleid.
• Informatie over wat acceptabele prestatieniveaus zijn voor de werknemer.
• Informatie over de huidige prestaties van de werknemer en hoe deze tekortschiet.
• Duidelijke en meetbare doelstellingen volgens het SMART doelen principe.
• Beschrijving welke begeleiding door het management gegeven zal worden.
• Details over de frequentie waarop werknemer en management elkaar ontmoeten voor een voortgangsgesprek.
• Duidelijke consequenties voor het niet behalen van de doelstellingen. Voorbeelden hiervan zijn: degradatie, overplaatsing of beëindiging werkverband.

Stap 3: review PIP

HR dient het concept in te zien en goed te keuren. Een van de doelen van deze review is om de vooroordelen tegen de werknemer weg te nemen. Zij beoordelen onder andere of het probleem duidelijk is gedefinieerd en of de prestatie-gap goed is onderbouwd. Verder stellen zij zichzelf de volgende vragen:

• Zijn de verwachtingen voor de werknemer redelijk?
• Krijgt de medewerker een realistisch doel voorgeschreven?
• Heeft de medewerker de juiste tools tot zijn beschikking om de PIP succesvol te doorlopen?

Het doel van deze stap is om ervoor te zorgen dat het plan realistisch, haalbaar en eerlijk is.

Stap 4: implementatie PIP

Tijdens deze vierde stap van het PIP is het tijd om de medewerker uit te nodigen voor een gesprek. In dit gesprek wordt het plan besproken. Alle betrokkenen snappen dat dit geen leuke bijeenkomst is, maar het helpt als managers hun betrokkenheid en steun uitspreken. Feedback van de medewerker op het plan moet altijd worden aangemoedigd en serieus bekeken worden. Sta open voor verandering op basis van de input van de medewerker.

Na de bespreking kijkt de manager samen met HR of er veranderingen moeten worden doorgevoerd. Zodra het definitieve plan opgesteld is, wordt deze ondertekend door de manager en de werknemer.

Het komt soms voor dat de medewerker niet wil meewerken. Als dit komt omdat er inhoudelijke bezwaren zijn tegen het plan, dan moet hier serieus naar gekeken worden. Is dit niet het geval en is de medewerker simpelweg onwelwillend, dan moet de werkgever bepalen tussen degradatie, overplaatsing of ontslag.

Stap 5: monitor de voortgang van het plan

De lijnmanager van de medewerker in kwestie dient ervoor te zorgen dat alle voortgangsgesprekken gepland worden en ook plaatsvinden. Het annuleren van deze vergaderingen of te laat komen laat een gebrek aan belang en toewijding zien. Vooruitgang, of juist niet, dient gedocumenteerd te worden. Ook hiaten in de training of andere hulpmiddelen dienen opgenomen te worden in de documentatie.

Moedig de medewerker aan om deze vergaderingen zelf te leiden.

Stap 6: plan conclusie

Wanneer de werknemer met succes het Performance Improvement Plan (PIP) heeft doorlopen door de doelstellingen te behalen, moet de werkgever formeel het proces sluiten. Dit is belangrijk, omdat daarmee het succes van de werknemer erkend wordt. Dit geeft vertrouwen voor zowel de werknemer als werkgever en is de basis voor de hernieuwde werkrelatie. Dit is een positief moment voor de werknemer. De manager moet er wel zeker van zijn dat de werknemer begrijpt dat blijvende goede prestaties worden verwacht.

Als een werknemer niet in staat is geweest om de prestaties te verbeteren, of als de prestaties zelfs verslechterden, moet het PIP ook worden afgesloten, maar gelden de consequenties zoals die zijn afgesproken.

Heeft de medewerker zich voldoende ingezet, maar zijn de doelstellingen net niet gehaald, dan kan het de moeite waard zijn om het plan uit te breiden of de medewerker iets meer tijd te geven. Als blijkt dat de doelstellingen toch niet realistisch waren, kan het PIP succesvol worden afgesloten op basis van de bereikte verbeteringen.

Performance Improvement Plan template

Ga direct aan de slag te gaan met een Performance Improvement Plan (PIP) voor jezelf of een werknemer.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het Performance Improvement Plan (PIP)? Heb jij al eens gewerkt met een PIP? Met welke alternatieven ben jij bekend als het gaat om het verbeteren van prestaties en gedrag onder medewerkers? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Carter, J. H., & Meridy, H. (1996). Making a performance improvement plan work. The Joint Commission Journal on Quality Improvement, 22(2), 104-113.
2. McConnell, C. R. (2003). The manager’s approach to employee performance problems. The health care manager, 22(1), 63-69.
3. Messmer, M. (2003). Managing employee performance issues. Strategic Finance, 13-15.
4. McCarthy, A. M., & Garavan, T. N. (2001). 360 feedback process: Performance, improvement and employee career development. Journal of European Industrial Training.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2022). Performance Improvement Plan (PIP). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/human-resources/performance-improvement-plan/

Gepubliceerd op: 04/04/2022 | Laatste update: 04/04/2022

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/human-resources/performance-improvement-plan/”>Toolshero: Performance Improvement Plan (PIP)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.