Prestatie planning

Prestatie planning: in dit artikel wordt het concept van prestatie planning praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige human resource management tool.

Wat is prestatie planning?

Performance Planning wordt ook wel prestatie planning genoemd. Het is een systematische en gestructureerde aanpak om gedurende een heel jaar het functioneren van een team, afdeling of individuele medewerker te beoordelen en te bekijken of de gewenste doelen succesvol zijn bereikt.

Daarmee is Prestatieplanning een cruciaal onderdeel van de loopbaanontwikkeling van medewerkers. Het kan in elke situatie en op elk niveau binnen organisaties worden gebruikt en toegepast. Behalve op individueel prestatiebeheer van medewerkers, richt het zich ook op talent management van individuen als ook op de gehele organisatie ontwikkeling.

Prestatie planning heeft betrekking op het bieden van een duidelijk, gestructureerd proces om een bepaald prestatieniveau te bereiken. Voorafgaand stelt Prestatie planning doelen vast, die vervolgens gebruikt worden bij de uiteindelijke beoordeling.

SMART doelstelling

Prestatie planning kan alleen kans van slagen hebben, wanneer de persoonlijke doelen en/of de afdelingsdoelen van het team op een juiste manier en volgens SMART zijn opgesteld.

Dat houdt in dat ze niet alleen specifiek moeten zijn (wat moet er precies behaald worden), maar ook meetbaar en inzichtelijk gemaakt moeten worden (wat is het startpunt en wat is de grens wanneer het doel behaald is).

Dat kan tevens in een tijdlijn worden gezet. In de meeste gevallen gelden doelen in prestatieplanning voor de periode van een jaar.

Daarnaast moet de doelstelling zowel acceptabel als realistisch uit te voeren zijn. Een doelstelling die wel voor een leidinggevende aantrekkelijk is, maar met tegenzin door medewerkers uitgevoerd gaat worden, is absoluut niet acceptabel.

Hoe acceptabeler de doelstelling, hoe gemotiveerder de individuele medewerker of het team is om het te behalen. Daarom is het van belang dat er duidelijkheid en overeenstemming moet zijn over de doelen die men voor ogen heeft. Alleen op die manier ontstaat een samenwerkingsproces tussen medewerkers en leidinggevenden en zal het eindresultaat voor iedereen naar tevredenheid zijn.

Prestatiefactoren

Naast het stellen van duidelijke doelen, is het ook aan te bevelen om vooraf met de individuele medewerker of het team om de prestatiefactoren en relevante verwachtingen goed te bespreken. Niet alleen de eerder SMART geformuleerde doelstellingen kunnen hierbij helpen, maar ook door gezamenlijk het gesprek aan te gaan en overeenstemming te zoeken met de bedrijfsdoelstellingen.

Het individuele prestatieplan kan zo beter worden gedocumenteerd en de medewerkers weten wat er van hen verlangd wordt en waar zij op beoordeeld worden aan het einde van de rit.

De lijst met prestatiefactoren is voor iedereen duidelijk en specifiek geclassificeerd worden per individuele medewerker, afhankelijk van zijn functie, taken en specialisatie. Om tot goede evaluatie te komen, is het raadzaam om niet alleen naar het prestatieplan van voorgaande jaren te kijken, maar ook naar de eindevaluaties uit het verleden. Op basis van deze gegevens kan er dan een eerlijk oordeel komen over de huidige prestatie van de werknemers.

Basisverantwoordelijkheid

Prestatie planning is een mooie manier om ten eerste de basisverantwoordelijkheden bij medewerkers over te brengen. Zo zullen zij veel beter snappen waarvoor zij zijn aangenomen en wat er gedurende een jaar van hen verwacht wordt binnen hun functie.

Daarnaast geeft de duidelijkheid over de doelstellingen waar iedereen aan werkt; niet alleen van het individu, maar ook van het team. Medewerkers zullen zich daardoor meer betrokken voelen bij de afdeling, maar ook bij het werk dat hun collega’s uitvoeren.

Zij weten van elkaar wat er van hen verwacht wordt. Daardoor zullen zij meer gemotiveerd zijn om aan hun eigen competentieniveau te werken, wat uiteindelijk positief zal uitwerken in hun productiviteit.

Loopbaanontwikkeling

Naast bovenstaande is Prestatieplanning ook een uitstekend middel om in te zetten voor loopbaanontwikkeling. Wanneer medewerkers goed op de hoogte zijn van hun eigen loopbaan en de afspraken die hieromtrent gemaakt zijn, zullen zij zelfverzekerder en gemotiveerder hun werk uitvoeren.

Tijdens het jaarlijks functioneringsgesprek kan het persoonlijk ontwikkelplan (pop) aan de orde komen. De afspraken die worden gemaakt, gelden als input voor de Prestatieplanning. De volgende vragen kunnen helpen tijdens een dergelijk gesprek:

• Wat daagt jou het meeste uit in je huidige werk?
• Welke taak binnen je huidige functie, geeft jou het meeste energie?
• Ondervind je bepaalde obstakels in je huidig functie?
• Hoe ervaar je de erkenning die je krijgt voor jouw prestatie?
• Hoe ervaar je de erkenning die je krijgt voor een succesvolle afronding van een project?
• Zijn er nieuwe dingen die je zou willen leren?
• Wat vind je van de ondersteuning van je afdeling?
• Wat mis je in de ondersteuning van je leidinggevende?

Teamprestatie

Al eerder werd genoemd dat Prestatieplanning wel degelijk ook voor een heel team of afdeling kan werken. Met name wanneer er projectmatig gewerkt wordt en de samenwerking hoog in het vaandel staat, is het een uitstekende manier om de kwaliteit te waarborgen en ieder teamlid verantwoordelijk te maken van het geheel.

Tijdens het werkoverleg kunnen aan de hand van onderstaande voorbeeldvragen afspraken gemaakt worden, die onderdeel gaan uitmaken van de teamdoelstellingen:

• Welke doelen moet het team binnen een jaar bereiken?
• Welke nieuwe doelen moeten hieraan worden toegevoegd?
• Welke prioriteiten spelen een rol binnen het team?
• Welke deskundigheid wordt nu gemist binnen het team?
• Welke veranderingen spelen een belangrijke rol het komende jaar; denk bijvoorbeeld aan werkprocessen, dienstverleningen en klantenbestand?
• Welke prestatiegebieden gaan er op dit moment goed?
• Welke prestatiegebieden schieten tekort en hebben verbeterd nodig?
• Hoe kunnen deze verbeteringen het beste worden doorgevoerd?

Stappenplan

Prestatie planning moet effectief zijn bij het monitoren en het meten van de resultaten. Om prestatie planning goed door te voeren in een organisatie, kan er gebruik worden gemaakt van een stappenplan, waarin de eerste voorbereidingen worden getroffen.

Vervolgens kunnen er prestatieniveaus geïdentificeerd en meetbaar gemaakt worden. Daarnaast kan het opgestelde Prestatieplan ook nuttig zijn bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers of voor het opzetten van verschillende trainingsprogramma’s voor het personeel.

Stap 1 – verzamelen juiste gegevens

Allereerst moeten er gegevens worden verzameld, waarmee aan de slag wordt gegaan. Welke onderdelen gaan een belangrijke rol spelen in de Prestatieplanning en welke doelstellingen gaan als basis worden meegenomen?

Ook de functiebeschrijvingen van de medewerkers leveren belangrijke informatie op, om hen vervolgens hierop te evalueren. In samenspraak met de afdeling Personeelszaken, kan er een formulier worden ontwikkeld dat als sjabloon geldt voor de verwachte opdrachtresultaten.

Stap 2 – voorbereiding Prestatieplanning

Nu kan het echt werk beginnen. Samen met de medewerkers worden de doelen opgesteld, naar aanleiding van hun werkzaamheden en hun taakomschrijving. Het is de taak van de leidinggevende om elke individuele medewerker bij te praten en met hen het algehele prestatieproces te bespreken.

De prestatiedoelstelling worden vervolgens op papier gezet en in samenspraak met de afdeling Personeelszaken worden de eerste planningssessies in de agenda gezet.

Stap 3 – uitvoering van prestatie planning

De gesprekken met de medewerkers gaan nu starten; er wordt gekeken naar hun prestaties en of zij hun doelstellingen hebben behaald. Aan de hand van voorgaande jaren wordt er gekeken of er sprake is van continuïteit.

Daar waar opvallende verschillen aan het licht komen, wordt dit besproken met de medewerker. Gezamenlijk wordt gekeken naar de reden en naar eventuele aanpassingen en/of verbeteringen. Alles wat besproken is, wordt genoteerd. Ook nieuwe afspraken komen op papier te staan.

Elke organisatie kan een eigen invulling geven om het Prestatieplan vorm te geven. In ieder geval is het aan te raden om de gezamenlijke doelen in het formulier op te nemen. Ook de verschillende prestatiefactoren moeten er in terug te vinden zijn, alsook het feit dat deze verschillen per medewerker. Alleen op die manier kan Prestatieplanning als motivatiemiddel en stimulans naar medewerkers toe werken.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Was je al bekend met het concept van prestatie planning / performance planning? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn jouw succesfactoren die je hierover kan delen zodat andere bezoekers hieruit kunnen leren?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. King, P. (1984). Performance planning & appraisal: a how-to book for managers. McGraw-Hill Companies.
2. Rudman, R. (2004). Performance planning and review: Making employee appraisals work. Allen & Unwin Academic.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Prestatie planning. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/human-resources/prestatie-planning/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/human-resources/prestatie-planning/>toolshero: Prestatie planning</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.