Pickle jar theorie

Pickle jar theorie Toolshero

In dit artikel wordt de pickle jar theorie praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige effectiviteit en tijdmanagement tool.

Wat is de pickle jar theorie?

Dagelijks vullen wij onze dag met belangrijke, minder belangrijke en onbelangrijke zaken. Om te weten wat zinvol en niet zinvol is, werkt de pickle jar theorie als een visuele metafoor. Het helpt om prioriteiten in het dagelijks leven te stellen en om taken zó in te delen, dat men tijd overhoudt in plaats van tijd te kort heeft.

Binnen timemanagement wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de pickle jar theorie. Onder andere Stephen Covey schrijft erover in zijn boek The 7 Habits of Highly Effective People (1989).

Het principe draait om een grote glazen augurken-pot (pickle jar) die gevuld wordt met een groot aantal vuistgrote keien, meerdere kiezels en flink wat zand.

Keien, kiezels en zand

Alles in de pickle jar theorie heeft een bedoeling. De augurken-pot zelf staat voor ons dagelijks leven, wat ons bezighoudt en hoe we onze tijd en taken verdelen over de dag.

Pickle jar theorie model - ToolsHero

Het zand representeert alle telefoontjes, e-mails, constante pings van alle social media en andere verstorende elementen.

De kiezels staan metaforisch voor de klussen die dagelijks langskomen en waarmee wij onze agenda vullen en de keien representeren de belangrijke taken in ons dagelijks leven. Doen we deze laatste taken niet, dan heeft dat serieuze gevolgen.

Tijd is echter gelimiteerd; er gaat nu eenmaal niet meer dan 24 uur in een dag. Om die reden moeten we keuzes maken. Men is echter geneigd om direct te reageren op impulsen die snel op hen afkomen. Een mailtje moet direct gelezen worden, een telefoon kun je niet laten bellen en een gezellig praatje met je collega heeft functie.

Dat is allemaal waar, maar de pickle jar theorie laat ons op simpele wijze zien, dat het onverstandig is om onze dagelijkse bezigheden hierop af te stemmen en alle andere taken er omheen te plannen.

Verkeerde volgorde

Om goed visueel op het netvlies te krijgen, hoe wij over het algemeen onze taken invullen, wordt allereerst de augurkenpot gevuld met zand. Door deze (soms) onbenullige taken laten wij ons dagelijks leiden en afleiden.

Vervolgens komen hier de kiezels op te liggen; taken die af moeten, maar die eventueel ook op een andere dag of tijdstip zouden kunnen worden uitgevoerd of door collega’s.

Als laatste zijn de keien aan de beurt; in wezen de belangrijkste taken die ons op een dag te doen staan. Het gaat hier om de taken waarvoor iemand is aangenomen en die onder iemands verantwoordelijkheid vallen. Taken die dus niet kunnen blijven liggen of door iemand anders uitgevoerd kunnen worden.

Maar wat blijkt; als de volgorde van zand, kiezels, keien op deze manier in de pot worden gestopt, dan blijft er amper ruimte over voor de keien. Hetzelfde gebeurt er in ons dagelijks leven; we proppen het vol met allerlei onbelangrijke taken, maar als het erop aankomt dan hebben we geen tijd meer voor de belangrijke zaken.

De pickle jar wordt in deze gevallen in een verkeerde volgorde gevuld. Dit creëert de vraag hoe de pickle jar dan wel gevuld zou moeten worden.

Betere verdeling

Om beter de verschillende taken met hun verscheidenheid aan urgentie en belangrijkheid in te delen in ons dagelijks leven, wordt de pickle jar opnieuw gevuld.

Het gaat om dezelfde inhoudsmaat, dezelfde hoeveelheid zand, kiezels en keien. Alleen is de indeling nu cruciaal anders.

Als eerste worden de keien in de pot gestopt; deze verantwoordelijke taken moeten écht gedaan worden en alle andere taken zullen hier omheen gepland worden.

Na de keien zijn de kiezels aan de beurt. Deze representeren de taken die eventueel ook door andere personen kunnen worden uitgevoerd of die kunnen wachten.

Als laatste wordt al het zand toegevoegd; alle e-mails, praatjes pot, telefoontjes en WhatsApp-jes verdwijnen in de pot en vinden tussen de keien en de kiezels hun weg.

Wat blijkt; door de betere verdeling van taken in de tijd, passen alle ingrediënten nu moeiteloos in de pickle jar.

Tijdindeling

De pickle jar theorie geeft inzicht in onze tijdindeling en biedt kansen om er elke dag bij stil te staan om de belangrijkste taken als eerste in de agenda te zetten.

Alleen op die manier wordt het gemakkelijker om met deadlines om te gaan en ze daadwerkelijk te halen. Door ons minder te laten storen in onze dagelijkse werkzaamheden door het ‘zand’ dat er tussendoor glipt, gaat het gemakkelijker om te concentreren op de hoofdtaken.

Het inzicht wordt nog duidelijker door te werken met to do lijstjes. Door vooraf goed te bedenken welke taken er nog liggen, is men in staat om de belangrijkste taken als ‘keien’ te behandelen en ze in de agenda te zetten.

Takenlijsten

Het moeilijkste van takenlijsten is een concrete en eerlijke inschatting van tijd te maken. Vaak is men geneigd om voor een klus die wellicht twee uur in beslag gaat nemen, een krap uurtje in de agenda te reserveren.

Bij het maken van een top down takenlijst voor de volgende dag, is het daarom verstandig om eerlijk de tijd erachter te zetten die men nodig denkt te hebben.

Daarna moeten de taken in prioriteit gezet worden, zodat het zeker voor elkaar komt dat deze keien ook echt worden uitgevoerd. Voor een werkdag die 8 uur duurt, is het bovendien goed om niet meer dan 6 uur in te plannen; er moet immers buffertijd overblijven voor kiezels en zand.

In sommige beroepen vormt de dag zich naar de taken die langskomen en is het moeilijk om vooraf een planning te maken. Om toch inzicht in een werkdag te krijgen, is het handig om met een zogenoemd bottom up lijstje te werken.

Gedurende de dag schrijft men de taken op die voltooid zijn, met de tijd erachter dat het in beslag nam. Aan het einde van de dag ontstaat dan een goed inzicht van de keien, kiezels en het zand.

Vaak bij functies waarbij veel ad hoc wordt gewerkt, lijkt het alsof men niet aan belangrijke taken is toegekomen. Men heeft het idee geleefd te worden.

Juist door gedisciplineerd aan het einde van de dag de balans op te maken, wordt het duidelijk hoe de dag verlopen is en wat de keien (meest belangrijke taken), de kiezels (minder belangrijke taken) en het zand (minst belangrijke taken) waren.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre ben je bekend met de pickle jar theorie? Herken de pickle jar theorie uit de praktijk? Heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succesfactoren die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de indeling van tijd en daarmee de effectiviteit?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Covey, S.R. (2013). The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change
  2. Mathew, M. B. E. (n.d.). The Importance of Time Management to become efficient in the Workplace.
  3. Wright, J. (2002). Time management: The pickle jar theory. A List Apart, 146, 1-5.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Pickle jar theorie. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/effectiviteit/pickle-jar-theorie/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/effectiviteit/pickle-jar-theorie/”>ToolsHero: Pickle jar theorie</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Pickle jar theorie, 0 / 5 (0 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here