Actie Planning

0
104
Actie planning - Toolshero

In dit artikel wordt het concept Actie Planning praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige effectiviteit tool.

Wat is Actie Planning?

Actie Planning is het proces van omzetten van strategie en doelen in acties, waardoor ideeën concreet worden.

Het wordt gekenmerkt doordat er een apart actieplan is voor elk onderdeel en tussenstap, dat leidt naar het einddoel.

Het is een methode die niet alleen voor persoonlijke doelstellingen bedoeld is, maar zeker ook binnen organisaties een handig hulpmiddel is om medewerkers gemotiveerd naar doelen toe te laten werken.

Tijdschema

Actie Planning is een effectief middel voor timemanagement en men krijgt inzicht in taken die uitzichtloos zijn of niet bijdragen aan de gewenste strategische uitkomsten.

Door de strategie uit te stippelen met een team en hier duidelijke doelen aan te koppelen, is het voor iedereen helder wat er moet gebeuren.

Bij het opstellen van een effectief plan moet wel een concreet tijdschema worden opgesteld en een reeks duidelijk omschreven stappen. A

lleen zo kan het einddoel gericht bereikt worden. Het helpt om ideeën te concretiseren en biedt antwoord op de vraag ‘wat moet ik doen om mijn doel te bereiken?’

Doelbewust

Als een team niet weet welke richting het op wil, is het enorm moeilijk om een concreet doel vast te stellen.

Door doelbewust te handelen weet een team welke stappen het moet nemen om in de juiste richting te komen.

Actie Planning is een proces dat hier heel goed bij kan helpen. Ideeën worden concreet en iedereen binnen het team weet wat er van hem verwacht wordt omdat dit in een overzicht is gevat.

Door het opstellen van een plan van aanpak en een tijdslimiet kan een eerste stap naar Actie Planning gemaakt worden.

Duidelijke omschrijving

Wel is het essentieel om duidelijke doelen te omschrijven in plaats van vage.

Wanneer een organisatie aangeeft de omzet te willen verhogen, is dat een doelstelling die alle kanten uitgaat.

Door hier specifiek een percentage aan te koppelen (bijvoorbeeld 3% meer omzet) en een tijdspanne (in het komende jaar) en een vergelijking (ten opzichte van het vorige jaar), wordt het voor alle partijen inzichtelijk wat de bedoeling is.

Van daaruit kunnen er tussenstappen gemaakt worden om dit specifieke doel te behalen.

Werkwijze

Er zijn verschillende modellen van Actie Planning. Hieronder is het meest gangbare omschreven, dat ervan uitgaat dat Actie Planning een cyclisch proces is dat telkens weer opnieuw start.

Natuurlijk kunnen doelen in de tussentijd veranderen of worden bijgesteld.

De stappen zijn als volgt:

1. Waar ben ik nu?

Dit geeft een analyse van de huidige situatie.

Bijvoorbeeld: ‘de omzet tot nu toe was 750.000,- op jaarbasis’.

2. Waar wil ik naartoe?

Dit geeft het einddoel aan, waar naartoe gewerkt gaat worden.

Om de doelstelling aantrekkelijk te maken, is het verstandig om een lijst met voordelen op te schrijven, die het doel gaat opleveren.

Bijvoorbeeld: ‘3% meer winst en dus toewerken naar 772.500,- voor het komend jaar’.

Met dit extra geld kan de organisatie onder andere investeren in een nieuwe productiehal.

3. Hoe kom ik daar?

Dit is een essentieel en uitgebreid onderdeel van Actie Planning.

Er worden tussenstappen omschreven met de bijbehorende acties, die leiden naar het uiteindelijke einddoel.

Denk aan alle mogelijke acties die elk teamlid zou kunnen ondernemen om dichter bij het doel te komen, ongeacht de grootte.

Elke grote stap wordt weer opgebroken in weer kleinere componenten. Zo blijft iedereen gemotiveerd en bovendien is de kans om voortijdig af te haken klein.

Benoem ook wat de grootste obstakels zijn en wat er mogelijk mis kan gaan.

Zorg ervoor dat elke manager en medewerker een actieplan heeft dat bijdraagt aan het doel. Alle afzonderlijke plannen moeten leiden tot de einddoelstelling.

Wie is verantwoordelijk voor welke actie en in welk tijdsbestek moet het klaar zijn.

4. Controleer vooruitgang

Bepaal het eindpunt voor elke stap en geef iedereen ter motivatie een kleine beloning voor het verwezenlijken hiervan.

Door de tussenstappen in een logische, chronologische volgorde te zetten met een datum waarop elke stap begint en moet eindigen, is het voor elk teamlid duidelijk.

Het is belangrijk om regelmatig (dagelijks of wekelijks) met het team te evalueren en te kijken hoe de vorderingen zijn.

5. Waar ben ik nu?

Dit is het moment van evaluatie, waarbij gekeken wordt of het uiteindelijk einddoel behaald is.

De cyclus eindigt en begint weer opnieuw met een nieuwe doelstelling.

Tips

Action Planning gaat uitstel tegen en zorgt ervoor dat iemand zijn persoonlijke doelen of afdelingsdoelen behaalt.

Het geeft voldoening om volgens deze methode te werken. Het ondersteunt alle teamleden en iedereen is op de hoogte van de einddoelstelling.

Zodoende dat het gemakkelijker is om medewerkers aan te spreken op eventuele afspraken die zij niet nakomen.

Hieronder volgen tips die de toepassing van Action Planning nog meer kunnen versterken:

  • Werk met lijsten en maak de tussenstappen visueel. Elke keer als een actie voltooid is kan het geschrapt worden van de lijst. De lijst wordt korter, wat een stimulans is om door te gaan en niet vroegtijdig te stoppen.
  • Houd een logboek bij van dagelijkse activiteiten en voortgang. Dat houdt de planning zo concreet mogelijk. Start al na 2 weken na aanvang en beoordeel hoe het gaat.
  • Geef de mogelijkheid voor alle teamleden om hun mening over de voortgang te geven en elkaar op fouten te wijzen. Sta open voor nieuwe ideeën en kansen die zich mogelijk voordoen tijdens het proces en herzie eventueel het plan.
  • Informeer de omgeving, zodat collega’s en andere teams kunnen aanmoedigen.
  • Bouw flexibiliteit in en houd er vooraf al rekening mee wat er moet gebeuren als alles niet volgens plan verloopt of in praktijk niet haalbaar is. Probeer dan in kaart te brengen welke paden nog meer naar het doel leiden, zodat er een alternatief plan op de plank ligt.
  • Mensen hebben de neiging om sterk te onderschatten hoe lang een project of taak zal duren. Bespreek dit vooraf met het team en zie een probleem als een uitdaging of kans, die altijd op te lossen is.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre herken je Actie Planning binnen de hedendaagse bedrijven en organisaties? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren voor het uitrollen van strategie naar acties?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Goodstein, L., Nolan, T., Pfeiffer, J. (1993). Applied Strategic Planning: How to Develop a Plan That Really Works. McGraw-Hill Education.
  2. Johnson, S. (2015). Strategic Planning That Actually Works: A Step-By-Step Guide to Get it Done Faster, Cheaper, and Better Than Ever. CreateSpace Independent Publishing Platform.
  3. Prinz, W. (1997). Perception and action planning. European journal of cognitive psychology, 9(2), 129-154.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Actie Planning. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/effectiviteit/actie-planning/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/effectiviteit/actie-planning/”>ToolsHero: Actie Planning</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

0 / 5 (0 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here