Town Hall Meeting: de uitleg

Town Hall Meeting: in dit artikel wordt het concept van een Town Hall Meeting praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige communicatie en organisatie ontwikkeling tool.

Wat is een Town Hall Meeting?

Een Town Hall Meeting ontleent z’n naam aan het gemeentehuis. Het gemeentehuis is er voor iedereen; burgers én ambtenaren. Dat is waar de Town Hall Meeting over gaat. Het is een vergadering bedoeld voor iedereen in de organisatie, waarin de directie verslag doet van beleidsmatige zaken en medewerkers volop de gelegenheid krijgen om hierop te reageren en vragen te stellen en met leidinggevenden in gesprek te gaan.

Town Hall Meeting geeft volledige transparantie

Veel medewerkers zijn van mening dat managers onvoldoende tijd besteden om organisatiebeleid en de plannen en doelen en plannen die daarmee gepaard gaan, uit te leggen. Zij ervaren dit als een gebrek aan transparantie. Deze transparantie is echter belangrijk om een goed presterend bedrijf te krijgen.

Een Town Hall Meeting kan hierbij helpen. Verbetering van de transparantie zal invloed hebben op de innovatie en betrokkenheid van werknemers. Door middel van Town Hall Meetings ontstaat er de mogelijkheid voor discussie tussen medewerkers en de leidinggevenden.

Leiderschap wordt daarmee toegankelijk. Dergelijke bijeenkomsten kunnen per kwartaal worden aangeboden, maar ook in minder formele setting is het een welkome manier om de discussie met elkaar aan te gaan en te streven naar volledig transparantie. Verschillende onderwerpen kunnen aan bod komen; kwartaalcijfers, mijlpalen die behaald zijn, het bespreken van nieuwe plannen, onderwerpen die aandacht verdienen en dreigende concurrentie zijn zomaar wat voorbeelden.

Locatie

Town Hall Meetings kunnen intern in het bedrijf worden gehouden in bijvoorbeeld het bedrijfsrestaurant. Ook is het mogelijk om dit extern te organiseren door een (grote) conferentiezaal af te huren. Het is mogelijk om verschillende vestigingen in één keer te benaderen door gebruik van video-, stream- of andere communicatiesystemen.

Zelfs door tijdszones heen kunnen medewerkers op andere locaties dan reageren op wat er in de meeting gezegd of medegedeeld wordt. Daarnaast kan er ook gebruik worden gemaakt van een PowerPointpresentatie met de agendapunten duidelijk in beeld, zodat de structuur van de vergadering helder is.

Een goede Town Hall Meeting moet bij voorkeur worden voorgezeten door een moderator; een discussieleider die een korte introductie geeft, vragen stelt en de deelnemers (medewerkers in dit geval) de mogelijkheid geeft om te antwoorden.

Hij of zij heeft als taak het publiek te betrekken bij de discussie en leidt de vergadering in goede banen. Dit kan een leidinggevende zijn of een extern ingehuurd persoon. Het is de taak van de moderator om telkens een korte samenvatting te geven van hetgeen gezegd is, zodat iedereen weet waar het over gaat.

Verbintenis

Het doel van Town Hall Meetings draait om meer dan alleen over de presentatie van informatieverschaffing over het bedrijf. Het gaat er voornamelijk om de dialoog aan te moedigen tussen leidinggevenden en medewerkers, waardoor iedereen zich verbonden voelt met de organisatie. Daarmee hebben medewerkers een mogelijkheid om hun stem richting het bedrijf te laten horen en zullen zij zich meer verbonden voelen met de organisatie.

Om alle medewerkers te betrekken, is het goed om een georganiseerde vraag- en antwoordsessie in te richten. Dat kan onder andere door gebruik te maken van de zogenoemde Round Robin methode; een variant van de klassieke manier van brainstormen.

Iedereen krijgt zo de mogelijkheid om z’n steentje bij te dragen en de ideeën alle deelnemers zijn even belangrijk. Op voorhand krijgt elke deelnemer de kans om z’n licht te laten schijnen over de probleemstelling of het discussieonderwerp. Hiervoor zetten zij voorstellen en eventuele vragen op papier.

Zo is iedereen vrij om z‘n gedachten de vrije loop te laten gaan en wordt niemand beïnvloed door de ideeën van andere deelnemers. Door deze methode krijgt elke medewerker de volledige aandacht van alle leidinggevenden en is er voldoende tijd om vragen te stellen en vervolgvragen toe te voegen. Tijdens de meeting zelf wordt er vervolgens ingegaan op alle vragen.

Town Hall Meeting: 4 stappen

Een Town Hall Meeting kan op verschillende manieren worden ingericht. Doorgaans werkt het onderstaande stappenplan goed. Een gestructureerde vergadering heeft als resultaat dat iedereen zich gehoord voelt en actief onderdeel uitmaakt van de bijeenkomst met als hoofddoel de open communicatie.

Stap 1: open de dialoog

Door de Town Hall Meeting al ver van tevoren aan te kondigen, kan het bijna geen enkele medewerker ontgaan. Dat is precies de bedoeling, want er moeten immers zoveel mogelijk medewerkers aan deel nemen. Deze aankondiging kan op verschillende manier plaatsvinden, waaronder het intranet.

Het is goed om ook te melden dat zowel de aanwezigheid als de feedback van de medewerkers meer dan welkom is om de vergadering tot een succes te maken. Daarnaast kan aan medewerkers in deze voorbereiding al gevraagd worden om anoniem vragen en/of feedback over de bedrijfsvoering op papier te zetten.

Deze anonimiteit nodigt uit en zorgt ervoor dat geen enkele medewerker bepaalde schroom zal voelen om te vertellen wat hij écht vindt. Het is de basis voor een twee richting communicatie.

Stap 2: zet vragenlijst is

Door een (online) enquête te gebruiken kunnen medewerkers ook op een andere manier hun ideeën en meningen over de organisatie kwijt. Ook deze vragenlijst wordt anoniem ingevuld.

De vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over het functioneren van de afdeling of de organisatie, wat er beter zou kunnen, suggesties ter verbetering en andere onderwerpen met betrekking tot het management. Ook hier is de anonimiteit belangrijk om eerlijke antwoorden te verkrijgen. Medewerkers moeten vrij zijn om hun antwoorden te geven en niet geremd door het feit dat hun naam meteen bekend is bij leidinggevenden.

Stap 3: verzameling van de gegevens

In deze fase worden alle gegevens en vragen uit stap 1 en 2 verzameld en geïntegreerd in de vergaderagenda. Daarbij opgemerkt dat het essentieel is om alle vragen en feedback hierin te laten terugkomen.

Anders is de geloofwaardigheid naar medewerkers verkeken. De vragen waar niet direct tijd voor is om dat tijdens de Town Hall Meeting te behandelen, kunnen op een ander moment worden besproken.

Stap 4: actielijst

Na bespreking van agendapunten ontstaan er ongetwijfeld acties die moeten worden ondernomen. Door deze in een realistische tijdlijn te zetten, laat het management zien dat zij beloften nakomt. Dat zal medewerkers aanmoedigen.

Zij worden serieus genomen door de organisatie en daardoor zullen zij zich actief blijven inzetten voor het bedrijf. Door middel van Town Hall Meetings laat een organisatie zien dat zij toegewijd zijn en open en eerlijk met hun medewerkers willen communiceren.

Town Hall Meeting: randvoorwaarden

Om de Town Hall Meeting zo goed mogelijk te laten verlopen zijn er een aantal randvoorwaarden die handig zijn om in acht te nemen. Allereerst de PowerPoint presentatie. Door het aantal slides én de hoeveelheid tekst per slide tot een minimum te beperken, raakt het publiek niet verveeld en weten medewerkers precies wat er behandeld wordt.

Ten tweede is het goed om het contact met het publiek te behouden. Een directeur die veel van de slides aflees verliest het oogcontact. Het is bovendien handig om zwaardere onderwerpen af te wisselen met luchtiger onderwerpen, zodat er balans ontstaat en de medewerkers betrokken blijven.

Door zoveel mogelijk leidinggevenden bij de Town Hall Meeting aanwezig te laten zijn, geeft dit een positief signaal af naar de medewerkers. Ook wanneer zij geen presentatie geven, levert het de mogelijkheid om in alle openheid met medewerkers in discussie te gaan. Zo levert iedereen een bijdrage aan de bijeenkomst.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Zou je het concept van de Town Hall Meeting kunnen toepassen in jouw dagelijkse (werk)omgeving? Herken je de praktische uitleg of heb je meer toevoegingen? Wat zijn tips om organisatie betrokkenheid te stimuleren dan wel te verbeteren?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Hanson, C. M. (2003). The promise of democracy’s college: Town hall meeting as teaching method. Community College Journal of Research &Practice, 27(3), 173-190.
2. Lukensmeyer, C. J., & Brigham, S. (2002). Taking democracy to scale: Creating a town hall meeting for the twenty‐first century. National Civic Review, 91(4), 351-366.
3. Ryfe, D. M. (2001). Presidential communication as cultural form: The town hall meeting. Politics, discourse, and American society: new agendas, 173-92.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). Town Hall Meeting. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/communicatie-modellen/town-hall-meeting/

Gepubliceerd op: 15/01/2018 | Laatste update: 30/08/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/communicatie-modellen/town-hall-meeting/”>toolshero: Town Hall Meeting</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.