Ervaring maakt je niet beter in het inschatten van tijd, alleen zelfverzekerder
Iemand vraagt hoe lang een klus gaat duren. Je kijkt naar de omvang, denkt terug aan de vorige keer en zegt: drie dagen. Het worden er vijf. Niemand valt erover, want zo gaat dat nu eenmaal, en bij de volgende opdracht zeg je opnieuw drie dagen.
Slordigheid is het niet. Het is een denkfout die zo hardnekkig is dat kennis erover je nauwelijks helpt.
Wat 37 scriptiestudenten lieten zien
In 1994 vroegen de psychologen Roger Buehler, Dale Griffin en Michael Ross aan 37 studenten wanneer ze hun scriptie zouden inleveren. Gemiddeld schatten ze 33,9 dagen. Ze deden er 55,5 dagen over. Daniel Kahneman en Amos Tversky hadden het verschijnsel jaren eerder al de planningsfout genoemd, en dit was een van de eerste keren dat er harde cijfers onder lagen.
De onderzoekers vroegen ook naar het scenario waarin werkelijk alles zou tegenzitten. Dat leverde gemiddeld 48,6 dagen op. Zelfs de zwartste voorspelling bleek nog te optimistisch.
Het ongemakkelijkste komt uit een vervolgproef. Studenten die eerst expliciet terugblikten op hoe eerdere, vergelijkbare opdrachten waren gelopen, voorspelden daarna precies zo optimistisch als de groep die nergens aan herinnerd werd. Terugkijken maakte hun schatting geen dag beter.
Waarom je geheugen hier niet helpt
Als je een inschatting maakt, draai je in je hoofd een filmpje van hoe het gaat lopen. In dat filmpje zit geen zieke collega, geen klant die halverwege van gedachten verandert en geen vrijdagmiddag waarop niemand meer iets uit zijn handen krijgt. In een van hun experimenten lieten de onderzoekers deelnemers hardop denken terwijl ze schatten. Het merendeel van die gedachten ging over hoe het zou lopen als het meezat. Over wat er mis kon gaan ging een fractie.
Bij een groot bedrijf verdwijnt zo’n misrekening in de marge. In een organisatie van vijftien tot vijftig mensen niet. Daar wordt elke week capaciteit verdeeld op gevoel. Kan dit erbij, redden we dit voor het weekend, nemen we die opdracht aan of niet. Vijf van die inschattingen achter elkaar, elk twintig procent te optimistisch, en de planning loopt permanent vol zonder dat iemand kan aanwijzen waar het misging.
Het tegengif ligt in je eigen archief
Harder nadenken helpt niet. Het maakt je voorspelling vooral zelfverzekerder, terwijl die er even ver naast zit. Wat wél werkt is een getal dat niet uit je hoofd komt.
Dat getal maak je elke week aan, alleen bewaar je het nergens. Gewerkte uren, opgenomen verlofdagen, ziektedagen, afgesproken contracturen: het ontstaat vanzelf en verdwijnt net zo makkelijk. Verlof staat in een gedeelde agenda, ziekmeldingen komen binnen via de app, contracten liggen in een map op de server en de uren zitten in een bestand dat één iemand echt begrijpt.
Bedrijven die dat samenbrengen in één systeem, zoals HoorayHR, houden zonder extra moeite bij hoe lang werk bij hen werkelijk duurt. Niet hoe lang het volgens de planning zou moeten duren.
Drie verklaringen voor dezelfde uitloop
Stel dat een project twee weken uitliep. Dat kan betekenen dat het werk groter was dan gedacht. Het kan ook betekenen dat er minder mensen beschikbaar waren dan op papier stond. Of dat de schatting vanaf dag één te krap was.
Die drie vragen om een ander antwoord. In het eerste geval stel je de scope bij, in het tweede je bezetting, in het derde je eigen inschatting. Zonder cijfers kies je bijna altijd de verkeerde, want uitloop krijgt in de praktijk standaard de schuld van het tempo. Dat is nu eenmaal de enige verklaring die je kunt bedenken zonder ergens iets op te zoeken.
De beschikbaarheid die niemand bijhoudt
Van die drie is beschikbaarheid het stuk dat het vaakst ontbreekt. Op papier werkt iemand vier dagen. In werkelijkheid zaten daar die maand een opleidingsdag, een week vakantie en twee dagen ziekte in, en dat weet je pas als je het ergens hebt vastgelegd.
Wie het personeelsmanagement op één plek organiseert, ziet per medewerker wat er dat kwartaal werkelijk aan tijd was: contracturen, opgenomen dagen, afwezigheden en eerder gemaakte afspraken. Vaak blijkt de uitloop van vorige maand samen te vallen met precies de week waarin twee mensen op vakantie waren en een derde ziek thuis zat. Dan ligt het niet aan het tempo van het team. Er was simpelweg nooit drie dagen capaciteit.
Plannen met een correctiefactor
Kahneman noemde de oplossing de blik van buitenaf. Kijk naar hoe vergelijkbare klussen zijn afgelopen in plaats van naar je eigen plan. In de praktijk is dat verrassend simpel: pak de laatste drie opdrachten van dit type erbij, zoek op wat ze werkelijk aan tijd kostten en gebruik dat getal als startpunt.
Het voelt als vals spelen. Het voelt zelfs een beetje beledigend om je eigen inschatting standaard met dertig of veertig procent op te hogen, alsof je jezelf niet vertrouwt. Precies dat ongemak houdt de meeste mensen tegen, terwijl je die correctie maar één keer hoeft in te bouwen om te merken hoe vaak hij klopt.
De volgende keer dat iemand vraagt hoe lang iets gaat duren, is de eerlijkste reactie dus een wedervraag. Hoe lang deed het er de vorige drie keer over? Wie daar binnen een minuut antwoord op heeft, hoeft niet meer te gokken.
Vincent van Vliet
Vincent van Vliet is oprichter van Toolshero en verantwoordelijk voor de content en release management. Samen met het team bepaalt hij de strategie en beheert de content planning, marktintroducties, klantervaring en beleidsontwikkeling onderdelen van het bedrijf.
