Zakelijk evenement organiseren? Hier moet je zoal op letten
Nu het aantal bedrijven in Nederland de laatste jaren flink in de lift zit, dien je als ondernemer op zoek te gaan naar verschillende manieren om op te vallen bij potentiële en bestaande klanten. Het organiseren van een zakelijk evenement kan je hierbij helpen. Je moet weten dat zoiets organiseren een complexe onderneming kan zijn.
Om zoveel mogelijk impact te maken met je zakelijke evenement is het een must om gemak en toegankelijkheid voor de klant voorop te stellen. Maak bijvoorbeeld gebruik van speciale software, zoals aanmelder.nl’s event software, om alles kloppend te maken. In dit artikel vertellen we je daar graag meer over en geven we je nog enkele andere onmisbare tips voor het organiseren van een zakelijk evenement.
Stel duidelijke doelstellingen en doelgroepbepaling vast
Wat in ieder geval goed is om te weten, is dat een zakelijk evenement nooit zomaar wordt georganiseerd. Er moet altijd een doel of een reden aan vast zitten wáárom zo’n evenement georganiseerd wordt. Daarom is het aan te raden om voordat je begint je doelstellingen vaststelt. Wat wil je met het evenement bereiken? Wil je je producten en/of diensten promoten? Wil je klanten en misschien zelfs medewerkers motiveren? Of wil je juist je netwerk uitbreiden door het organiseren van een evenement?
Het kan ook zijn dat je je specifieke expertise wil delen in de vorm van kennis en ervaring of dat je een andere reden hebt om een zakelijk evenement te organiseren. Wat het doel ook is; leg dit vast zodat je er ook een doelgroep aan kunt koppelen. De ene ondernemer organiseert een evenement voor bestaande klanten, terwijl een andere ondernemer er juist voor kiest om een event te organiseren voor nieuwe mogelijke klanten. Het is handig om een helder beeld van de doelgroep te hebben, zodat je alles rondom het event makkelijker kunt vormgeven.
Budgettering en financiën van een zakelijk event organiseren
Waar je ook meteen bij de start al naar moet kijken, is het budget dat je hebt om een event te organiseren. Het vaststellen van een realistisch budget is een must, omdat je anders je plannen niet waar kunt maken. Zorg ervoor dat er een buffer beschikbaar is voor onverwachte kosten. Een aantal kostenposten waar je in ieder geval rekening mee moet houden bij het organiseren van een zakelijk event zijn onder andere:
- De huur van de locatie van je event
- Catering voor je event
- Decoratie en eventueel entertainment
- Kosten voor technische apparatuur
- Kosten voor marketing en communicatie
- Kosten voor event software
Eén van de voordelen van vooraf budgetteren is dat je niet voor (al te veel) financiële verrassingen komt te staan. Zo voorkom je dat je event financieel gezien uit de hand loopt en dat de kosten binnen de perken blijven.
Maak gebruik van handige event software voor je evenement
Wat ook goed is om te weten, is dat handige event software vandaag de dag onmisbaar geworden is bij het efficiënt plannen en beheren van je zakelijke evenement. Met een dergelijk platform krijg je digitale hulp bij onder andere je ticketverkoop, het deelnemersbeheer, het vereenvoudigen van het aanmeldformulier voor deelnemers, real-time communicatie met gasten en nog veel meer. Met behulp van event software kun je eenvoudig en snel deelnemersinformatie verzamelen en rapportages genereren.
Met die rapportages met statistieken krijg je een duidelijk inzicht in de cijfers van/achter je evenement. Daarnaast bieden veel van dit soort tools handige interactieve elementen waarmee je de betrokkenheid van je deelnemers kunt vergroten. En wat dacht je van het optimaliseren van de volledige communicatie rondom je evenement? Ook dat valt te regelen met een kwalitatief eventprogramma. Denk er dus zeker over na om dergelijke software te gebruiken, zodat je je event tot in de puntjes goed kunt plannen.
Kies de juiste locatie voor je zakelijke evenement
Hoewel er nog genoeg tips zijn die je kunt gebruiken bij het organiseren van een zakelijk evenement, moet je in ieder geval nog weten dat the key to success is om een juiste locatie te kiezen. De locatie kan een evenement namelijk helemaal maken of breken. Kijk daarom naar een passende locatie die niet alleen volledig bij je event past, maar die ook aantrekkelijk en vooral praktisch is voor je deelnemers.
Hiervoor moet je bijvoorbeeld kijken naar de bereikbaarheid van de plek waar mensen zowel met het openbaar vervoer als met de auto kunnen komen, naar de parkeermogelijkheden en naar geschikte faciliteiten.
Wil je zeker weten dat deze zaken aanwezig zijn, dan raden we je aan om een locatiebezoek te doen voordat je de plek gaat huren. Kijk hierbij meteen naar de diverse cateringopties (wat is er zoal mogelijk?) en naar de esthetiek en sfeer van de locatie. Passen deze bij je doelstelling van het evenement en nog belangrijker: bij de merkidentiteit van je bedrijf? Kortom: het organiseren van een zakelijk evenement vereist de nodige voorbereiding en een gestructureerde aanpak waarbij event software tegenwoordig niet mag ontbreken.