Transacties doen met EDI systemen: hoe gaat dat?

Bedrijven streven ernaar om hun operationele processen te stroomlijnen om tijd en kosten te besparen. Iedere ondernemer heeft daar belang bij. Om dit soort efficiencyslagen te maken is het onvermijdelijk om technologie in te zetten. Een voorbeeld van dit soort technologie is Elektronische Data-uitwisseling (EDI).

EDI staat voor het uitwisselen van zakelijke documenten in een standaard elektronisch formaat. In deze context zijn het computers die met elkaar communiceren. Allerlei bedrijven gebruiken EDI. Onderneem je iets in een sector waarbij je grote hoeveelheden data uitwisselt en veel transacties doet? Lees dan snel verder. Ontdek hoe het werkt en welke voordelen een EDI systeem geeft.

Wat is EDI?

Dit systeem voorkomt dat bedrijven over en weer veel e-mails versturen of op een andere manier met elkaar communiceren als er zakelijke transacties zijn. Het communicatieproces over transacties verloopt volledig geautomatiseerd. Met EDI vervang je papieren documenten zoals inkooporders, facturen of vrachtbrieven door elektronische versies die sneller, goedkoper en minder foutgevoelig zijn.

Hoe werkt het?

Een zakelijke transactie met EDI doorloopt de volgende stappen:

Stap 1 – Voorbereiden van de documenten

EDI begint bij het voorbereiden van documenten om te verzenden. Dit doe je automatisch vanuit een ERP-systeem of handmatig met een webapplicatie.

Stap 2 – Vertalen naar EDI-formaat

Vertaal documenten naar een EDI-formaat zoals EDIFACT (Wikipedia) of ANSI ASC X12. Afhankelijk van de regio en industrie waar je werkt is er een bepaald EDI-formaat dat het best bij jouw onderneming past.

Stap 3 – Verzenden via een EDI-netwerk

EDI-documenten zijn eenvoudig te verzenden via beveiligde netwerken, zoals een Value Added Network (VAN) of via het internet. Bespreek met jouw softwareleverancier welke beveiligingsmaatregelen er getroffen zijn om de risico’s te begrijpen.

Stap 4 – Ontvangst en vertaling

De ontvangende partij krijgt jouw document automatisch binnen en vertaalt dit naar een formaat dat past bij de eigen systemen. Zoals je begrijpt is het dus niet zomaar mogelijk om je aan een ander bedrijf te koppelen.

Stap 5 – Integratie in bedrijfssystemen

Het is cruciaal dat je op een passende manier integreert met andere bedrijfssystemen om EDI te gebruiken. Na de ontvangst en vertaling van een document is er de integratie van gegevens in het ERP-systeem van de ontvanger. Vanaf dat moment is automatische verwerking mogelijk.

Voordelen van EDI

EDI kent een groot aantal voordelen. Denk daarbij aan:

Snelle zakelijke transacties

Met EDI zijn transacties binnen enkele seconden uitvoerbaar. In tegenstelling tot de dagenlange doorlooptijd bij communicatie via e-mail of andere methoden. Dit resulteert in snellere orderverwerking, kortere doorlooptijden en efficiëntere cashflows.

Vermindering van handmatige invoer

Door de automatisering van processen bespaar je tijd en verminder je de kans op invoerfouten aanzienlijk.

Verbetering klantrelaties

De snellere verwerking en levering van orders door het gebruik van EDI verbetert de relatie met klanten. Het leidt tot een betere samenwerking en meer vertrouwen. En automatisch na de levering verstuurde facturen worden sneller betaald.

Aanzienlijke kostenbesparingen

De implementatie van EDI leidt tot besparingen op papier, opslagruimte en administratieve kosten. Dit draagt bij aan een duurzame en kostenefficiënte bedrijfsvoering.