Procesoptimalisatie in e-commerce: hoe bedrijven hun verzendstrategie strategisch kunnen verbeteren

Bij veel bedrijven neemt de kostendruk toe, omdat de concurrentie steeds sterker wordt. De achilleshiel van veel organisaties is daarbij de verzending. De kosten voor beschadigde goederen en retourzendingen drukken zwaar op de winst per verkocht artikel. Toch zijn er mogelijkheden om de verzendkosten duurzaam te verlagen en processen efficiënter in te richten.

Verpakking als strategische hefboom voor kostenverlaging

Verpakkingsmaterialen vormen in e-commerce een van de grootste kostenposten. Juist daarom hebben ze ook het potentieel om als strategisch optimalisatie-instrument te dienen. Een doos op maat voor verzending kan niet alleen de verwerkings- en transportkosten verlagen, maar ook de klanttevredenheid verhogen.

Te grote verpakkingen vergroten bijvoorbeeld door hun lege ruimte de behoefte aan opvulmateriaal. Wanneer dit niet optimaal wordt toegevoegd, kan het product door bewegingen in de doos beschadigd raken. Dat leidt tot ontevreden klanten en kan extra kosten veroorzaken, zoals: kosten voor vervangende leveringen, terugbetaling van de aankoopprijs, retourkosten en retourverwerking, extra inzet van de klantenservice.

Om dit te voorkomen, moeten bedrijven zoveel mogelijk gebruikmaken van passende verzendmaterialen. Daarmee voldoen zij tegelijkertijd aan de nieuwe eisen binnen de EU, want sinds 2025 geldt een nieuwe verpakkingsverordening. Deze bepaalt dat verpakkingen voortaan recyclebaar moeten zijn en dat onnodige lege ruimte bij verzending moet worden vermeden.

Voor e-commerce-, transport- en omverpakkingen geldt een duidelijke norm: de lege ruimte mag maximaal 50 procent bedragen. Het doel is om verpakkingsafval te verminderen en materialen efficiënter in te zetten.

Datagestuurde procesanalyse in de verzending

Om de verzending te optimaliseren, is een uitgebreide procesanalyse noodzakelijk. Daarbij wordt gekeken naar de huidige situatie van het verzendproces – van picking tot overdracht aan de vervoerder. De procestijden van elke stap (orderverzameling, verpakken, labelen, overdracht) worden gedetailleerd vastgelegd. Daarnaast wordt geanalyseerd welke producten het vaakst samen worden besteld. Zo kunnen typische pakketformaten en gewichtscategorieën worden geïdentificeerd.

De analyse van lege-ruimtepercentages per zending (doosformaat versus productvolume) levert aanvullende inzichten op. Daarmee kan het verbruik van opvul- en beschermingsmateriaal per order nauwkeurig worden bepaald. Een volgende stap is het vergelijken van verzendkosten per pakketformaat (volumetrisch gewicht, regio’s, tarieven van vervoerders). Ook het registreren van transportschade per productcategorie en verpakkingstype maakt deel uit van de analyse.

De evaluatie van retourpercentages (redenen: beschadigd, verkeerd geleverd, ontevreden, vertraagd) vormt een belangrijke aanvulling. Zo kunnen fouten in het verpakkingsproces – zoals een verkeerde doos, een fout etiket of ontbrekende bijlagen – precies worden opgespoord. De cijfers geven bovendien inzicht in de werkelijke verzendkosten per bestelling en tonen welke processtappen bijzonder kostbaar of foutgevoelig zijn. Ze maken duidelijk waar knelpunten ontstaan en waar onnodige tijd verloren gaat.

Op basis van deze gegevens kunnen bedrijven gerichte maatregelen nemen, zoals het invoeren van geoptimaliseerde doosformaten, het aanpassen van verpakkingsinstructies, het automatiseren van afzonderlijke processtappen of het trainen van medewerkers.

Lean-management in het verzendproces

Terwijl de procesanalyse transparantie creëert, biedt Lean de methodische instrumenten om verspilling te verminderen, processen te standaardiseren en de efficiëntie in de verzending duurzaam te verhogen.

De focus ligt vooral op niet-waardetoevoegende activiteiten in het verpakkingsgebied. Het gaat om het verminderen van onnodige handelingen tijdens het verpakken en het optimaliseren van de werkplek (ergonomische verpakkingsstations). Duidelijke standaardprocessen voor picking, packing en labeling helpen om het gehele proces zo efficiënt mogelijk te maken voor zowel medewerkers als organisatie.

Ondersteunend kan de invoering van de 5S-methode in het verpakkingsgebied zijn: Sorteren, Systematiseren, Schoonmaken, Standaardiseren en Zelfdiscipline. In de praktijk betekent dit dat onnodige materialen en gereedschappen worden verwijderd, werkmiddelen overzichtelijk worden geordend, het verpakkingsgebied regelmatig wordt gereinigd, verpakkingsprocessen worden vereenvoudigd door uniforme werkinstructies en dat continue verbetering binnen het team wordt gewaarborgd.