Planning tools vergelijken: van Excel tot enterprise software
Wie een project plant, heeft keuze genoeg. Van een simpel spreadsheet tot software waarmee je de planning van een vliegtuigfabriek kunt beheren: het aanbod aan planning tools is enorm. Maar meer keuze betekent niet automatisch betere keuzes. De vraag is niet welke tool het meeste kan, maar welke tool past bij de schaal en complexiteit van het werk.
Excel: vertrouwd, maar met duidelijke grenzen
Voor veel mensen is Excel de eerste stap richting een gestructureerde project planning. Dat is begrijpelijk. Excel is overal beschikbaar, iedereen kent het enigszins, en voor een eenvoudige takenlijst met datums werkt het prima. Er zijn ook project planning templates voor Excel te vinden die het opstarten vergemakkelijken, en het grote voordeel is dat de meeste mensen het al hebben: Excel zit in vrijwel elk kantoorpakket en kost als zodanig niets extra.
Toch loopt een planning maken in Excel snel tegen zijn grenzen aan zodra een project complexer wordt. De tool is nu eenmaal niet gebouwd voor projectplanning: er is geen automatische afhankelijkheidsbeheer, geen voortgangsbewaking en geen eenvoudige manier om met meerdere mensen tegelijk in dezelfde planning te werken. Wanneer taken verschuiven, moet alles handmatig worden aangepast. Dat kost tijd en leidt gemakkelijk tot fouten. De visuele presentatie van een balkenplanning of strokenplanning is in Excel ook lastig te realiseren: het is te doen, maar het resultaat oogt zelden strak en professioneel.
Voor een individueel project of een kleine klus kan Excel voldoen. Voor alles wat groter, dynamischer of teamgebonden is, wordt het al snel een omslachtige oplossing.
Online projectmanagement tools: het brede middensegment
Tussen Excel en de zware enterprise-pakketten bevindt zich een breed en gevarieerd middensegment van online projectmanagement tools. De categorie omvat een grote diversiteit aan oplossingen, van eenvoudige taakborden tot uitgebreide samenwerkingsplatforms, en de onderlinge verschillen zijn soms groter dan de naam doet vermoeden.
Trello is een bekend voorbeeld: het werkt met een visueel kanbanbord en is snel op te zetten, maar biedt weinig ondersteuning voor tijdlijnen of afhankelijkheden. Basecamp hanteert een andere aanpak en combineert taakbeheer, berichtgeving en documentopslag in één omgeving, wat het vooral aantrekkelijk maakt voor teams die veel communicatie rondom projecten hebben. Beide tools illustreren goed hoe breed het middensegment is: er is niet één standaardoplossing, maar een spectrum aan tools met elk een eigen focus.
Een duidelijk voordeel van deze categorie is dat alles in de browser werkt. Dat maakt samenwerken en delen een stuk eenvoudiger dan met een lokaal Excel-bestand: iedereen ziet altijd de meest recente versie van de planning, zonder dat bestanden heen en weer worden gemaild. Een ander pluspunt is de leercurve: de meeste tools in dit segment zijn zonder uitgebreide training te gebruiken, wat adoptie binnen een team aanzienlijk vergemakkelijkt.
Een nadeel is dat deze tools vrijwel allemaal betaald zijn, met abonnementen die per gebruiker worden berekend. Voor grotere teams kan dat snel oplopen.
Het is de moeite waard om ook een Nederlandse speler te noemen: Tom’s Planner. De tool onderscheidt zich door een scherpe focus op gebruiksgemak en een korte leercurve, kenmerkend voor de betere oplossingen in dit segment.
Als online planbord biedt het snel visueel overzicht zonder dat gebruikers eerst een training hoeven te doorlopen. Inmiddels gebruiken tienduizenden organisaties wereldwijd het platform, waaronder naar eigen zeggen NASA.
Enterprise planning software: krachtig, maar veeleisend
Aan het andere uiteinde van het spectrum staan pakketten als Microsoft Project, Primavera P6 en Smartsheet Enterprise. Dit zijn volwaardige projectmanagementsystemen die gebouwd zijn voor grootschalige, complexe projecten met veel afhankelijkheden, resources en stakeholders.
De mogelijkheden zijn aanzienlijk: kritieke pad-berekeningen, resource leveling, gedetailleerde kostenrapportages, integraties met ERP-systemen en uitgebreide rapportagefuncties. Wat is een gantt chart in zijn meest uitgewerkte vorm? In deze pakketten is het antwoord: een dynamisch instrument dat automatisch doorrekent wat een vertraging in taak A betekent voor taken D, G en K.
Maar die kracht heeft een prijs, en niet alleen financieel. Microsoft Project en zeker Primavera P6 vragen een substantiële investering in tijd om te leren werken. Organisaties die Primavera inzetten, sturen medewerkers doorgaans op training. De software veronderstelt een bepaalde mate van projectmanagementervaring en een gestandaardiseerde werkwijze. Voor kleinere of middelgrote organisaties, en voor projecten die geen grote infrastructurele complexiteit kennen, is dat niveau van software planning vaak meer dan nodig.
Er is ook een adoptieprobleem: hoe zwaarder de tool, hoe kleiner de kans dat alle teamleden er daadwerkelijk in werken. Een planning die maar door één persoon wordt bijgehouden, verliest snel zijn waarde als communicatiemiddel.
Wanneer past welke tool?
De juiste keuze hangt af van drie factoren: de complexiteit van het project, de grootte van het team en de mate waarin de planning regelmatig moet worden bijgesteld.
Een freelancer die zijn eigen werkweken overziet, komt ver met een simpele online planner. Een marketingteam dat campagnes plant, heeft baat bij een visuele planning tool die eenvoudig te delen is en snel kan worden aangepast. Een bouwbedrijf dat een groot infraproject beheert met tientallen afhankelijkheden en externe aannemers, heeft mogelijk de capaciteit van enterprise software nodig.
De valkuil is kiezen op basis van status of functies in plaats van behoefte. Een zware tool invoeren die het team niet gebruikt, levert minder op dan een lichtere tool die iedereen dagelijks raadpleegt. Een balkenplanning die altijd up-to-date is, werkt beter dan een geavanceerd systeem dat alleen de projectmanager begrijpt.
Vincent van Vliet
Vincent van Vliet is oprichter van Toolshero en verantwoordelijk voor de content en release management. Samen met het team bepaalt hij de strategie en beheert de content planning, marktintroducties, klantervaring en beleidsontwikkeling onderdelen van het bedrijf.
