Hoe implementeer je Lean Six Sigma in je organisatie? Een stappenplan

Hoe zorg je dat verbeteren in je organisatie niet bij een eenmalige actie blijft, maar een blijvende manier van werken wordt? De kunst hiervan zit in een goede implementatie, en daarvoor is Lean Six Sigma voor veel bedrijven het antwoord. Tussen een Nederlandse arbeidsproductiviteit die volgens het CBS al jaren stagneert en een toenemende kostendruk door economische tegenwind, kunnen organisaties het zich niet langer veroorloven om processen op hun beloop te laten. Hoe je die stap zet? We zetten op een rij hoe je Lean Six Sigma succesvol implementeert, waar je begint en wie je daarbij kan ondersteunen.

Wat is Lean Six Sigma en welk bedrijf helpt je daarbij?

Lean en Six Sigma worden vaak op één hoop gegooid, hoewel ze ieder vanuit een andere invalshoek naar processen kijken.

Met Lean spoor je verspilling op en haal je die weg, dus alle activiteiten in een proces die geen waarde toevoegen voor de klant, zoals wachttijden, overbodige handelingen en onnodige voorraden. Met Six Sigma breng je de variatie omlaag, zodat een proces voorspelbare en gelijkmatige resultaten oplevert in plaats van wisselende kwaliteit. Zet je beide methoden naast elkaar in, dan werk je tegelijk aan de snelheid en de kwaliteit van een proces. Elke verbetering onderbouw je daarbij met data, zodat je zeker weet dat een aanpassing standhoudt en niet op een aanname berust.

Wie hier serieus werk van wil maken, zet er het best een ervaren opleider bij. The Lean Six Sigma Company is een van de bekendste namen van Nederland en heeft sinds 2002 al duizenden professionals opgeleid.

De trainingen zijn ISO-gecertificeerd en internationaal erkend, en worden gegeven door trainers die zelf jarenlang verbeterprojecten op de werkvloer hebben geleid. Daardoor blijft het bij hen niet bij modellen op een whiteboard, maar leer je de methodiek toepassen op de echte vraagstukken binnen je eigen organisatie, of je nu in de zorg, de industrie, de logistiek of bij de overheid werkt.

Hoe implementeer je Lean Six Sigma stap voor stap?

Een goede aanpak laat zich terugbrengen tot vijf stappen:

Weet wat je wilt oplossen, en meet het eerst

Begin niet met de methode, maar met het probleem. Lopen je levertijden uit de hand, blijven klachten terugkomen of kosten fouten je telkens geld? Leg de huidige situatie vast in cijfers voordat je iets verandert, want zonder die nulmeting kun je achteraf nooit hard maken wat je verbetering heeft opgeleverd.

Zorg dat de leiding erachter staat

Een verbeterproject dat niemand aan de top steunt, bloedt vroeg of laat dood. Spreek daarom af wie als opdrachtgever optreedt, iemand met genoeg gewicht om tijd vrij te maken en obstakels weg te halen zodra het project vastloopt.

Leid de juiste mensen op

De kennis moet in je eigen team komen te zitten, niet bij een ingehuurde kracht die na afloop weer vertrekt. Laat iemand de opleiding tot Green Belt volgen om het project te trekken, en betrek vooral de collega’s die dag in dag uit met het proces werken. Zij zien de knelpunten die op papier onzichtbaar blijven.

Begin klein met een echt project

Kies één afgebakend proces en doorloop daarop de DMAIC-stappen. Je benoemt scherp wat het probleem is, meet hoe het er nu voor staat, zoekt met data uit waar het écht misgaat, voert verbeteringen door en legt daarna vast hoe je voorkomt dat het terugvalt naar het oude. Het draait om één concrete overwinning die je aan de rest kunt laten zien.

Houd vast wat werkt en breid uit

Een verbetering die je niet borgt, verdampt binnen een paar maanden. Leg de nieuwe werkwijze vast, vier het resultaat hardop en neem de aanpak mee naar een volgend team of proces. Zo groeit het van één project naar een manier van werken die in de organisatie gaat zitten.

Welke Lean Six Sigma belt heb je nodig?

De belts verschillen in wie ze volgt, wat je ermee aanpakt en hoeveel tijd het kost:

• Green Belt – voor medewerkers en teamleiders die naast hun werk een project in de eigen afdeling oppakken, zoals de doorlooptijd van een aanvraag halveren. In zo’n vijf tot acht dagen te halen en het populairste instapniveau.
• Black Belt – voor projectleiders en verbetermanagers die vaak fulltime aan verbeteren werken. Je pakt projecten aan die door de hele keten lopen, zoals faalkosten in de productie terugdringen, en stuurt daarbij Green Belts aan. Verwacht meer dagen en stevige data-analyse.
• Master Black Belt – voor wie de verbeterstrategie van de hele organisatie bewaakt en zelf Green en Black Belts opleidt. Het expertniveau, ver voorbij losse projecten.

Voor de meeste organisaties zijn de Green belt trainingen het vertrekpunt. Groeit de ambitie, dan leid je een aantal mensen verder op tot Black Belt.

Waar let je op bij het kiezen van een opleider?

Het aanbod is groot, dus het is slim om vooraf goed te vergelijken. Kies een opleider met een erkend, ISO-gecertificeerd keurmerk (zoals ISO 18404 en 13053), want dan telt je certificaat ook bij andere werkgevers. Kijk daarnaast of de trainers zelf verbeterprojecten hebben geleid, en of ze je begeleiden op een lopend project in je eigen organisatie.

En verder, een geslaagde Lean Six Sigma-implementatie vraagt om drie dingen: heldere doelen, draagvlak in de organisatie en projecten waarop je in de praktijk leert. Leid de juiste mensen op, zorg eerst voor een zichtbaar resultaat en bouw daarop voort. Benieuwd waar jouw grootste verbeterkansen liggen? Ga dan in gesprek met een gespecialiseerde opleider.