Zo maak je een goede workflow met HubSpot

Workflows zijn een belangrijk onderdeel van marketing met HubSpot. Je gebruikt ze om automatisch acties uit te voeren en je contacten stap voor stap door je marketingproces te begeleiden. Denk aan iemand die een whitepaper downloadt en daarna automatisch een reeks e-mails ontvangt. Met een goede workflow bespaar je tijd, houd je overzicht en stuur je berichten die precies passen bij het moment waarop iemand interesse toont. Maar hoe bouw je zo’n workflow op de juiste manier?

Begin met een duidelijk doel

Een goede workflow begint altijd met een helder doel. Wat wil je bereiken met deze automatisering? Misschien wil je dat iemand een kennismakingsgesprek plant, een offerte aanvraagt of simpelweg meer informatie achterlaat.

Stel jezelf daarom een paar vragen. Wat moet iemand uiteindelijk doen? Welke informatie wil je onderweg verzamelen? Hoe meet je of de workflow goed werkt? Door hier vooraf over na te denken, voorkom je dat je lukraak stappen aan elkaar knoopt. Een duidelijk doel helpt om keuzes te maken over het type workflow, de inhoud van je berichten en de manier waarop je resultaten meet.
Zorg dat je alles klaar hebt staan

Nu je weet wat het doel is, kun je aan de slag met de voorbereiding. Verzamel of maak alle onderdelen die je straks in de workflow nodig hebt. Denk aan landingspagina’s, bedankpagina’s, formulieren, automatische e-mails en eventuele interne notificaties. Zorg dat de teksten passen bij je doelgroep en dat je formulieren precies de juiste informatie vragen. Op die manier houd je het persoonlijk, ook al loopt het proces automatisch.

Kies het juiste workflow-type

In HubSpot kun je kiezen uit drie soorten workflows, elk met een ander uitgangspunt. Bij start from scratch begint de workflow zodra iemand een actie uitvoert, zoals het invullen van een formulier. Alle stappen daarna lopen automatisch.

Center on a date is handig als je werkt met een vaste datum, zoals een webinar of een evenement. Je plant de acties rondom dat moment. Bij center on a date property draait alles om een datum die in een formulier is ingevuld, bijvoorbeeld de afloop van een proefabonnement of een verjaardag. Dat is ideaal als je iemand automatisch wilt benaderen op een specifiek moment dat voor die persoon relevant is.

Handig bij het vinden van bedrijven die HubSpot gebruiken

Workflows kun je ook slim inzetten om bedrijven vinden die gebruik maken van HubSpot gericht op te volgen. Stel dat je bedrijven in kaart wilt brengen die HubSpot al inzetten, bijvoorbeeld om ze een aanvullende dienst aan te bieden of voor sales doeleinden. Je kunt dan een workflow maken die deze bedrijven automatisch tagt zodra ze op je website komen of bepaalde formulieren invullen. Zo bouw je een actuele en relevante lijst op, zonder dat je alles handmatig hoeft bij te houden.

Zet de workflow in elkaar

Zodra je alle onderdelen hebt voorbereid, kun je in HubSpot een nieuwe workflow aanmaken via de knop ‘Workflows’ en daarna ‘Create workflow’. HubSpot helpt je stap voor stap door het opzetten heen. Omdat je alle pagina’s, e-mails en triggers al klaar hebt, kun je nu gericht bouwen. Bij het bouwen stel je ook een Goal List en een Suppression List in.

De Goal List is de groep contacten die het doel van je workflow bereikt hebben. Zodra dat gebeurt, stopt de workflow voor hen automatisch. Zo voorkom je dat iemand onnodige berichten blijft ontvangen. De Suppression List gebruik je juist om bepaalde contacten uit te sluiten van de workflow. Denk aan klanten die al iets gekocht hebben, mensen die in een andere workflow zitten of concurrenten.

Artikel door:

Vincent van Vliet

Vincent van Vliet is oprichter van Toolshero en verantwoordelijk voor de content en release management. Samen met het team bepaalt hij de strategie en beheert de content planning, marktintroducties, klantervaring en beleidsontwikkeling onderdelen van het bedrijf.